РЕГИОН-ЗОЛОТО
Пользователей:13667
Подписчиков:12704
Организаций:7557
Изделий:1858
Экспо-Ювелир
ЦБ РФ / 10.12.2016
Доллар (USD): 63,3028 руб.Евро (EUR): 67,2086 руб. Золото: 2378,98 руб. Серебро: 34,86 руб. Платина: 1907,01 руб. Палладий: 1512,18 руб.
aurten.ru
Legor
Золотая Сова
Аурис драгоценные металлы
Нефрит
Золотой сезон
Фабберс
Coglar
Ювелир Дизайн
Италмакс
Альфа-Металл
Рекламное место сдается
ГлавнаяПубликацииСтатьиЮвелирный маркетинг

Искусство управлять временем: практические рекомендации по использованию тайм-менеджмента

То, что временем необходимо сознательно управлять, доказывать сегодня уже никому не нужно. С его нехваткой в большей или меньшей степени сталкиваются все: от рядовых менеджеров до руководителей и владельцев предприятий. по данным исследований международной консультационной компании Chipin&Partner, 36% (78 дней в году) рабочего времени мы тратим практически впустую. а это абсолютно неприемлемо для эффективно работающего руководителя. как этого избежать? Сегодня мы расскажем об основных принципах и приемах тайм-менеджмента, а наши эксперты дадут читателям множество ценных советов.

Суть тайм-менеджмента

Определение тайм-менеджмента довольно простое: это искусство управлять своим временем так, чтобы в отведенные для работы часы успевать все запланированные дела. Различные источники дают вариативные определения этому термину: «Умение так распределить свое время, чтобы не приходилось работать по вечерам и по выходным», «Технология организации времени и повышения эффективности его использования», «В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире» и так далее. Вариаций на данную тему много, и все они верные.

Опрошенные «Навигатором ювелирной торговли» эксперты также имеют на тайм-менеджмент, его определение и основные понятия свою точку зрения.

Александр Горбачев, автор книги «Тайм-менеджмент в два счета»: «Тайм-менеджмент – это умение организовывать свое время. Успевать больше, уставая меньше. Умение делать все вовремя, жить в режиме «несрочности». Умение делать главное и достигать своих целей. Задачи тайм-менеджмента – помочь человеку организовать свое время так, чтобы с меньшими усилиями и в кратчайшие сроки достигать своих целей. Выбраться из рутины мелких и неважных дел и высвободить время для самого главного и важного в жизни».

Елена Агафонова, генеральный директор Solution Management Group, руководитель Центра коучинга SMG, аффилированный член WABC: «Тайм-менеджмент – это набор навыков, а со временем и привычек, которые помогают человеку получать удовольствие от достижения его приоритетных задач. Процесс овладения навыками управления временем можно сравнить с любым другим практическим навыком, например с ездой на велосипеде. Тех, кто им не владеет, можно условно разделить на три группы: 1) тех, кто знает, что не умеет кататься, но не хочет учиться, не видит в этом смысла; 2) тех, кто знает, что не умеет кататься, и хотел бы попробовать, понимая выгоды этого изменения для себя и 3) тех, кто не знает, что такое велосипед и потому не задумывается на эту тему вообще.

Сегодня можно прочитать сотни книг на тему управления временем, пройти десятки тренингов, познакомиться с обширным инструментарием. Поэтому тех, кто не знает, что это такое, можно смело исключить. К сожалению, все еще много тех, кто не видит никакой пользы от этих знаний – таких участников можно нередко встретить на корпоративных тренингах по тайм-менеджменту, заказываемых для всех менеджеров компании поголовно. А ведь тщательная предтренинговая подготовка, индивидуальные интервью и даже предварительные домашние задания могут выделить тех, кто реально нуждается в новых знаниях и готов их брать. Также очень важно выбрать из всего многообразия методов те подходы, которые созвучны участникам. Только тогда есть шанс, что они «попробуют на вкус» тот или иной способ работы над собой и будут готовы к реальным изменениям».

Алексей Белозеров, директор фонда «Народная инициатива»: «Цель тайм-менеджмента – помочь человеку решить проблемы, связанные с нечетким графиком и неспособностью самостоятельно организовать свое время. В результате нечеткого рабочего графика страдают партнеры, подчиненные, родственники, и, в конце концов, проблемы возникают у самого человека. Неспособность к правильной организации своего времени характерна для многих руководителей - зачастую они плавают во встречах, забывают о важных делах, постоянно все переносят и в итоге это становится стилем их жизни. Обычно настоящий творческий человек, который создает продукты, продает их, не обладает системным мышлением и действительно нуждается в тайм-менеджменте, хотя и не всегда подозревает это».

Нужен ли вам тайм-менеджмент?

Специалисты утверждают: вам нужен тайм-менеджмент, если на большинство следующих вопросов вы ответите «да»:

•    вы задерживаетесь на работе хотя бы раз в неделю более чем на час?

•    никак не выберетесь из завала дел?

•    Из множества задач вам нужно выбрать одну, и вы не знаете, какую?

•    ваши подчиненные спешат и суетятся, при этом ничего не успевают выполнить?

•    в вашем отделе пять человек едва успевают выполнить работу, с которой в аналогичном отделе справляются трое?

Особое мнение

Одна из теорий, которую выдвигают сегодня специалисты в области управления временем, это то, что тайм-менеджмента как такового вообще не существует. В основе этой теории лежит тот факт, что все люди разные, кто-то может работать, условно говоря, на синдроме «русского рывка», оживляясь лишь в авральных ситуациях и на-гора выдавая за одну ночь шедевры, которые другие писали бы месяцами. А кто-то, напротив, поминутно сверяется с ежедневником, пунктуально отмеряя время с точностью до минуты на каждое дело. И те, и другие типажи современного руководителя имеют полное право на существование, однако не все эксперты готовы согласиться с тем, что тайм-менеджмент относится к разряду выдуманных наук.

Говорит Алексей Белозеров: «Тайм-менеджмент существует, это довольно четкая система знаний и приемов, которые после серьезной практики и укоренения в человеке в виде наработанных навыков однозначно решают проблемы, связанные с нехваткой времени. Он придуман как раз для тех, кто не в состоянии самостоятельно адекватно верстать свой график.

Поэтому если руководитель осознал данную проблему, есть два пути: приступить к сложной работе по внедрению в свое «я» тайм-менеджмента или нанять квалифицированного помощника, который поможет организовать рабочее время эффективно. На мой взгляд, проблему с организацией времени гораздо проще решить по второму сценарию, так как если начать самостоятельно или с помощью тренера встраивать в себя тайм-менеджмент – стойкие результаты появятся не сиюминутно. Надо понимать, что это большая сложная работа, а эффективно управлять временем нужно, как правило, уже сейчас, поэтому зачастую пригласить на работу помощника оказывается более надежным и верным решением. Только необходимо помнить, что при найме такого человека надо обращать внимание не на внешность, а именно на системность мышления. Этот человек должен быть достаточно жестким, не бояться напоминать руководителю о его графике и обязанностях даже в минуты, когда начальник раздражен».

Свое мнение высказывает Елена Агафонова: «Одно не исключает другого. Строго говоря, время – это субстанция, не поддающаяся жесткому управлению со стороны человека. Вне зависимости от нашего желания день сменяется ночью, за осенью следует зима, в сутках 24 часа и т.д. Но именно от человека зависит способ использования отведенного ему времени. Я бы сказала, что каждый всегда сам делает выбор об управлении собой во времени. Осознанно или нет – это другой вопрос. Кроме того, я абсолютно уверена, что для сбалансированной жизни, жизни в удовольствие необходимо время от времени менять степень активного управления собой, в том числе и во времени. Этапы напряженного труда, когда каждая минута на счету, требуют управления в жестких временных рамках. Это необходимо и оправданно. На смену им могут и должны приходить периоды отдыха, расслабления, слабых временных ограничений, открытости всему незапланированному заранее».

Некоторые мифы

Помимо теории о том, что тайм-менеджмента не существует, ходит довольно большое количество мифов из серии «все не так, как это преподносят». Давайте рассмотрим, какие заблуждения относительно тайм-менеджмента существуют, попробуем с ними разобраться и развенчаем некоторое количество мифов, прежде чем перейдем к практической стороне вопроса. «Мифов очень много, и основной о том, что инструменты тайм-менеджмента гарантируют резкий рост эффективности каждому, кто к ним прикасается, – отмечает Елена Агафонова. – Инструменты, безусловно, работают, но, для того чтобы даже первые изменения были заметны, должно пройти время! Не все подходы хороши для каждого из нас. Нужно попробовать разные способы повышения личной эффективности в этой сфере, выбрать наиболее подходящие и... регулярно их использовать. Только тогда можно будет сравнивать результаты «до» и «после» и говорить предметно».

«Наиболее распространенный миф – это вера в то, что можно нанять тренера, и все очень быстро встанет на свои места, – говорит Алексей Белозеров. – В итоге – эйфория от первых успехов и глубокое разочарование через пару месяцев, когда руководитель понимает, что ничего, собственно, не поменялось, навыки не закрепились и сотрудники так же, как и раньше, игнорируют большинство принципов тайм-менеджмента. Поэтому надо понимать, что это трудная и долгая работа, и именно поэтому, если времени на нее нет, лучше нанять квалифицированного помощника, который способен все организовать».

Давайте разберемся, какие заблуждения на тему тайм-менеджмента часто встречаются и почему они не верны.

Миф первый. тайм-менеджмент – это жесткое планирование дня

Часто люди думают, что стоит им заняться управлением временем и придется четко расписывать по часам, что они будут делать в течение дня, а потом загонять себя в рамки установленного плана. На самом деле большинству нет никакой необходимости в таком жестком планировании своего дня. Планирование времени – очень важная составляющая тайм-менеджмента, но заранее жестко расписывать весь свой день вовсе не обязательно. Сейчас существуют эффективные методы гибкого планирования: есть список того, что нужно сделать в течение дня, а вот когда именно это делать и в какой последовательности – нужно решать по ситуации.

Миф второй. тайм-менеджмент – только для логиков и упорядоченных людей, он не подходит для спонтанных и творческих личностей

Порой люди, занимающиеся творческой работой или просто имеющие спонтанный, эмоциональный характер, говорят, что управление временем им не подходит. Мол, для этого нужен особый тип личности. Однако творческая работа – не повод пускать дела на самотек. Управление временем все равно нужно: дела абстрактные, а надо как-то с заказчиками общаться, сроки устанавливать, стоимость работы определять. Решение в том, что не нужно пытаться затолкать творческих людей в классический тайм-менеджмент с жестким планированием. Нужно всего лишь использовать правильные методы, учитывать специфику их работы. Не «с 14.00 до 16.00 – придумать концепт фирменного стиля», а «задачи на день: 1) сделать наброски возможных стилей; 2) выбрать наиболее перспективные; 3) нарисовать два лучших стиля на компьютере». И дизайнер сам разберется, когда ему что делать, ориентируясь на свое состояние и внешнюю обстановку.

Миф третий. «мне некогда заниматься тайм-менеджментом»

Бывает, человек настолько загружен работой, что, кажется, нельзя найти и пяти минут на что-то еще. «И так времени нет, а тут еще вы со своим тайм-менеджментом!» На деле же такая ситуация – сигнал к тому, что как раз пора заняться организацией времени. Это все равно, что в тонущей лодке вычерпывать руками воду и говорить: «Я делом занят, а вы тут лезете, говорите дырку заткнуть!» Тайм-менеджмент при минимальных затратах времени высвобождает резервы намного большие, чем затраты. 15 минут вечером – проанализировать прошедший день и составить примерный план на завтра, 15 минут утром – уточнить план на день… и полтора-два часа дополнительного времени благодаря планированию у нас в кармане.

Безусловно, тайм-менеджментом можно заниматься криво. Так, что вы на него много потратите и мало получите. Попробуйте одновременно использовать напоминалки в телефоне, органайзер в КПК, список дел в ноутбуке, бумажный планировщик, блокнот для записи дел и еще Outlook на домашнем компьютере – такой бардак получится, что пара часов потерянного времени в день вам обеспечена. Правильная организация времени гибко подстраивается под ваши нужды и задачи, занимает времени мало, а дает много. Плохая организация времени заставляет подстраиваться вас, занимает времени много, а дает мало. Занимайтесь тайм-менеджментом правильно – и он не отнимет много времени и будет удобен в использовании.

Миф четвертый. тайм-менеджмент – это сложно

Прочитал человек заметку о тайм-менеджменте. И понеслось… С понедельника – круглосуточный хронометраж, планирование дня с утра до вечера, и выбрасываем все бесполезные развлечения. Со вторника еще бегать, ходить на фитнес и вставать в четыре утра. Два-три дня – и тайм-менеджмент на этом заканчивается.

 

Мнение эксперта

Елена Агафонова, генеральный директор Solution Management Group, руководитель Центра коучинга SMG, аффилированный член WABC:

«Конечно, сколько людей, столько и способов управления собой во времени. все мы разные, и эти различия, безусловно, сказываются на выборе тех или иных инструментов личной эффективности. То, что работает для вас, совсем не обязательно будет работать для вашего коллеги.

Мне представляется, что наиболее простой типологией, характеризующей разные подходы, в том числе и в тайм-менеджменте, может быть типология Майерс-бриггс (MBTI). Упрощенно эту типологию можно свести к четырем группам:

1.  «не чини то, что не сломано» - задумчивый реалист. При управлении ресурсами, в том числе и временными, сосредотачивается на том, что именно нужно сохранить, а что изменить.

2.  «Давайте просто сделаем это!» - активный реалист. Такие руководители активно экспериментируют с различными способами управления временем и останавливают свой выбор на тех, что дают быстрые положительные результаты.

3.  «Давайте продумаем заранее» - задумчивый новатор. Тратит много времени на выбор инструментов, глубоко продумывает долгосрочные планы, не спешит с активными действиями.

4.  «Давайте изменим это» - активный новатор. Активно использует все новшества, иногда ему больше важен процесс использования новых инструментов, чем анализ их результативности.

Гендерные же различия состоят в том, что женщины более склонны к быстрой и одновременной работе над разнородными задачами, в то время как мужчины предпочитают выполнять более глубокую работу над каждой задачей в отдельности».

Тайм-менеджмент сложен тогда, когда им занимаются неправильно. Правильная организация времени должна быть простой. Сложно становится, если взвалить на себя много и сразу. Легко - если использовать только то, что нужно. Предположим, вам хочется кушать, есть пачка макарон, но вы не умеете их варить. Простой вариант - прочитать указания на упаковке, и через пятнадцать минут обед готов. Сложный вариант - поехать в магазин за кулинарной книгой и потом всю ее прочитать от корки до корки, прежде чем приступать к собственно макаронам. Абсурд? Да. Не повторяйте этой ошибки в тайм-менеджменте.

Миф пятый. Тайм-менеджмент убивает спонтанность и естественность в жизни

«Все заранее спланировано, никаких неожиданностей - это не жизнь!», «Жизнь должна быть естественной, а не механической!» - довольно стандартные возражения против организации времени. Но в нашей жизни очень многое спланировано, и часто нам это очень нравится. Если у вас деловая встреча в 20.00, скорее всего вы будете рады приехать вовремя, и ваш партнер наверняка тоже. Тайм-менеджмент гибок, и только вы сами определяете баланс между спланированностью и спонтанностью в вашей жизни. Когда надо - спланировали и организовали, когда надо - отпустили поводья и дали простор спонтанности.

Из всего вышесказанного видно, что основное преимущество тайм-менеджмента как современного инструмента на службе руководителя - это его гибкость и способность в руках каждого человека быть разным, идеально подстраиваясь под его образ жизнь, способы достижения целей и прочие личностные качества и профессиональные особенности.

Основные приемы

Как уже было упомянуто, большинство мало знакомых с тайм-менеджментом людей представляют его себе как систему планирования и структурирования времени по принципу: чем больше порядка, тем лучше результаты. Это не совсем так. Планирование, конечно, неотъемлемая и очень важная часть управления временем, но это не единственный метод, предлагаемый современным тайм-менеджментом. И, используя его, не стоит забывать обо всех остальных способах, без которых это самое структурирование вряд ли окажется эффективным. Далее мы попытаемся кратко рассказать об основных приемах тайм-менеджмента, сочетание которых может помочь руководителю оптимизировать свое время и деятельность.

Основной принцип тайм-менеджмента: «Все может быть усовершенствовано!»


 

ПРИЕМ ПЕРВЫЙ: уже упомянутое планирование - один из основных элементов управления временем. Ведь главное преимущество, достигаемое при его помощи, состоит в том, что время, затраченное на планирование, приводит к сокращению времени на работу в целом. Алан ЛАКЕЙН в своей широко известной книге «Искусство успевать» называет время, потраченное на планирование, «временем решений», потому что «именно этим занимается планирование: принятием решений о том, что, когда и как следует вам сделать». Любое планирование он рекомендует осуществлять в два этапа: составить список и определить приоритеты.

«Все предметы, упомянутые вами в списке, - пишет Алан ЛАКЕЙН, - являются равноценными. Как только вы составите список, распределите дела в порядке их значимости для вас в настоящее время. По моему мнению, ни один список не является полным, пока он не показывает порядок важности дел. Как только вы составили такой список, завершите его определением приоритетов. Это является азбукой планирования».

Составить список дел достаточно просто, а вот расставить приоритеты, особенно если вы этим никогда не занимались - сложнее. Однако можно воспользоваться двумя методами, разработанными специалистами в данной области. Оба метода базируются на знаменитом правиле Парето: 20% всех дел дают 80% всех результатов, и наоборот. То есть необходимо концентрировать внимание на тех делах, которые входят в эти 20%, и именно их относить к разряду важных.

Первый метод - это АВС-анализ, согласно которому, А-задачи - это самые важные, на их выполнение требуется всего 10% времени, но значимость А-задач с учетом их вклада в дости¬жение целей оценивается в 70%! В-задачи -это задачи средней важности, они составляют примерно 20% по затратам времени и 20% по значимости. А вот С-задачи занимают примерно 70% времени, но вносят вклад в размере всего 10%.

Второй метод - метод сочетания критериев важности и срочности.

Просмотрев список дел, необходимо оценить их сравнительную важность и срочность. Затем все дела можно распределить следующим образом:

А - важные и срочные;
В - важные и несрочные;
С - неважные и срочные;
D - неважные и несрочные.

Конечно, сразу трудно научиться расставлять приоритеты и распределять дела, но с каждым разом будет все легче и легче.

Кроме того, не надо чрезмерно сосредотачиваться на планировании. Не стоит считать, что чем больше времени вы тратите на него, тем больше времени экономите. Всегда есть предел, после которого эффективность плани¬рования снижается. Эксперты рекомендуют четко планировать около 60% своего рабочего времени, 20% - резервировать для решения непредвиденных вопросов, а оставшиеся 20% вообще посвятить свободной творческой деятельности.

По мнению Глеба АРХАНГЕЛЬСКОГО, известного российского специалиста в данной области, «далеко не всем людям строгий порядок и четкое планирование подходят по психологическому складу: им нужна спонтанность, свобода действий, в жестко заданных рамках они чувствуют себя неуютно». Он считает, что «лучше использовать технологии, позволяющие избежать жесткого планирования, сохранить гибкость, свободу реагирования на непредвиденные обстоятельства и не мешающие творчеству, задору, увлечению. Идеальная для российского делового человека система должна помогать ему работать с хаосом и неопределенностью -не только внешними, но и внутренними».

По мнению классика менеджмента Питера ДРУКЕРА, при планировании помогает не только анализ, но и смелость. Кроме того, Друкер рекомендует использовать следующие принципы:

• ориентируйтесь на будущее, а не на прошлое;

• концентрируйтесь на возможностях, а не на проблемах;

• выбирайте свое собственное направление, не плывите по течению вместе с другими;

• ставьте для себя высокие цели, которые позволяют круто изменить ситуацию, а не такие, которые надежны и легко достижимы.

ПРИЕМ ВТОРОЙ: эффективная работа с информацией. Специалисты предостерегают: нет необходимости впитывать в себя всю входящую информацию. Конечно, чем больше информации для анализа в распоряжении руководителя, тем меньше вероятность принятия ошибочного или нерационального решения. Однако во всем надо знать меру, ведь есть некий лимит информации, который можно воспринять и подвергнуть анализу. Сортируйте информацию, смело отбрасывайте неважную и незначительную.

Кроме того, помните о том, что сознание человека может успешно работать только с одним объектом: делом, мыслью или документом. Всегда выделяйте и четко осознавайте тот объект, на который здесь и сейчас направлено ваше внимание. Научитесь также осознанно управлять переключением внимания. С одной стороны, любое переключение внимания с задачи на задачу требует затрат времени и сил. С другой - слишком долгое удержание внимания на одном деле утомляет. Поэтому специалисты рекомендуют управлять своим вниманием следующим образом: больше крупных переключений, меньше мелких.

ПРИЕМ ТРЕТИЙ: решительность. На основе собранной информации обычно принимается то или иное решение. Принятие решения не должно превращаться в трудный и затяжной процесс. Необходимо проанализировать данные, подсчитать все плюсы и минусы, сформулировать возможные варианты решения вопроса, выбрать наиболее приемлемый из них и... выполнять! Специалисты в области тайм-менеджмента утверждают: лучше последовательно осуществить не самое хорошее решение, чем бесконечно метаться в поисках самого хорошего. В общем: если делать - то делать, а если не делать, то не делать. Иначе процесс принятия любого решения превратится для вас в проблему и будет отнимать огромное количество времени.

ПРИЕМ ЧЕТВЕРТЫЙ: умение выполнять неприятные дела. Всем нам время от времени приходится заниматься вопросами, которые неинтересны или неприятны. И большинство из нас стараются дела эти отодвинуть или отложить. Чем еще больше увеличивают затраты времени на их выполнение! Уже упомянутый Алан ЛАКЕЙН рекомендует использовать следующие механизмы, чтобы помочь себе преодолеть отвращение к подобному делу:

• взгляните неприятности прямо в лицо;

• признайте, что еще большую неприятность вызывает промедление;

• пробудите в себе энтузиазм, который поможет вам подавить неприятие данного дела.

Действительно, рано или поздно вам придется решать какую-либо неприятную проблему. Мало того: если эта задача не исчезнет сама собой, объем работы, необходимый для ее выполнения, может возрасти с течением времени. Кроме того, нерешенная проблема будет преследовать вас, пока вы не избавитесь от нее. И мысли о ней будут вызывать у вас все большее раздражение.

ПРИЕМ ПЯТЫЙ: корректировка общения с окружающими. Речь идет в первую очередь о следующей ситуации: у ряда людей может появиться привычка постоянно обращаться к руководителю с просьбами и вопросами, потому что он сам приучил их к этому. Если вы вполне можете удовлетворить этих людей и не жертвовать при этом своими приоритетами, тогда вперед! Если вы сможете найти компромиссы и вы¬полнить их просьбы частично и без ущерба для себя - это тоже нормально! Но вот если подобные обращения только осложняют вам жизнь и отнимают драгоценное время - научитесь говорить «нет»! Кроме того, если вы выполняете в процессе работы две роли, одна из которых связана с общением, а другая - с обдумыванием и сосредоточением, то вам надо каким-то образом уравновесить требования этих двух ролей таким образом, чтобы ваше общение не мешало вашим размышлениям.

Еще один совет специалистов тайм-менеджмента звучит так: не пытайтесь переубедить людей. Их убеждения - это их личное дело. Не стоит терять время на бессмысленные разговоры и споры. Выскажите собственное мнение, согласитесь с теми пунктами, которые признаете, и отвергните те, которые не признаете. После этого объявите свое решение и закончите разговор.

ПРИЕМ ШЕСТОЙ: умение чередовать работу и отдых. Чем сильнее вы загружены, тем больше вам необходимо отдыхать. Основное правило здесь следующее: к началу нового рабочего цикла организм должен восстановить силы. Поэтому не игнорируйте полноценные перерывы, сон и отдых. Кроме того, каждому человеку свойственно переживать в течение суток подъемы и спады жизненного тонуса и умственной деятельности, то есть суточные биоритмы. Специалисты рекомендуют обяза¬тельно их учитывать и в периоды подъема био¬логической активности заниматься творческой работой, требующей умственного напряжения и внимания. А вот в периоды спада биологиче¬ской активности, напротив, лучше всего решать рутинные задачи, заниматься административ¬ной деятельностью, работать с корреспонденцией или проводить совещания.

Кроме всех перечисленных приемов рекомендуем взять на вооружение важнейший принцип тайм-менеджмента: «Все может быть усовершенствовано!» Ведь если исходить из предположения, что резервы эффективности и развития неисчерпаемы, то найти нужное решение, разработать для этого необходимый метод - это уже просто вопрос техники.

СОВЕТЫ ЭКСПЕРТОВ

А теперь перейдем к практическим рекомендациям экспертов по использованию тайм-менеджмента.

Алексей Белозеров, директор фонда «Народная инициатива»:

«Если рассмотреть подручные инструменты тайм-менеджмента, то, собственно, не так много поменялось: записная книжка, органайзер в телефоне, Outlook. Принципиально нового здесь ничего нет, инструментов много, но все они эффективно работают только в умелых руках, а вот волшебной палочки по-прежнему, к сожалению, не существует. Хотя, как я уже говорил, ею может стать компетентный и опытный помощник. Форс-мажоры для многих руководителей являются нормой и со временем они привыкают к этому стрессу и перестают на него реагировать. И соответственно они перестают сильно напрягаться, чтобы избегать обстоятельств непреодолимой силы. В вопросе борьбы с форс-мажором очень важна готовность и способность руководителя вовремя делегировать свои полномочия сотрудникам.

Елена Агафонова, генеральный директор Solution Management Group, руководитель Центра коучинга SMG, аффилированный член WABC:

«Самое большое заблуждение в тайм-менеджменте, что одни и те же способы одинаково результативны для разных людей. существует, например, принцип резервирования времени по индивидуальной шкале. за 100% принимаем все рабочее время. Методом наблюдения выясняем, что 60% времени можно точно планировать заранее, 25% времени можно планировать, но этот план корректируется по ситуации, и 15% времени вообще невозможно планировать, это постоянный резерв для неожиданных поворотов. шкала действительно индивидуальная, есть люди, работа которых отличается высокой степенью неопределенности. они могут планировать лишь 10% своего времени. важно, что такой подход в принципе может помочь планировать ровно столько, сколько возможно, не ставить заведомо невыполнимых задач и не испытывать дискомфорт от невозможности выполнения завышенных обязательств».

Классический пример, приносящий большой вред бизнесу: руководитель собирает сотрудников и говорит, что завтра компании предстоит презентовать клиенту новый проект, поэтому надо срочно все подготовить - сотрудники бросают текущие дела и переключаются на это задание. Но причина подобного форс-мажора заключается зачастую в том, что руководитель попросту забыл об этом деле, он вроде бы постоянно держал его в уме, но руки не дошли... Поэтому тайм-менеджмент не может быть эффективен сам по себе вне увязки его с графиком работы сотрудников.

Очень важно долгосрочное планирование, и, конечно, такие планы должны быть материально осязаемы, то есть оформлены должным образом на бумаге или в компьютере. Наличие долгосрочных планов и их реализация являются ключевыми моментами развития бизнеса.

Если руководитель относится к типу людей, не способных решать одновременно несколько задач, - это не повод для переживания. Идеальных людей нет - невозможно быть одновременно хорошим продавцом, генератором суперидей и идеальным менеджером собственного графика. Какие-то вещи так или иначе получаются лучше, и человек переключается именно на них, а прочие способности затухают. Поэтому надо признать наличие проблем и решать их».

Елена Агафонова:

«1. Аудит. Перед тем как перейти к процессу планирования рабочего времени, я бы настоятельно рекомендовала провести небольшой аудит и узнать, как и на что используется время сегодня. Это может служить сильным стимулом к тому, чтобы всерьез подумать об этом невосполнимом ресурсе. Сделать это довольно просто. В течение как минимум трех дней, а лучше недели нужно вести так называемый журнал времени. Это простая таблица с тремя колонками: дело, затраченное время, результаты. Просто помещайте в эту таблицу все свои дела, которыми вы заняты во время рабочего дня, и фиксируйте затраченное время и результаты. По завершении аудита подсчитайте, сколько времени в часах или в процентах от общего времени у вас уходит на собственно работу, отметьте, на какие именно дела, а сколько на перекуры, кофе-паузы, телефонные разговоры и пр. Затем задайте себе вопросы:

• Какие ваши действия поглощают значительную часть вашего времени и не дают никаких результатов (или дают минимальные результаты)?

• Как уменьшить время на действия, которые не дают никаких результатов (или дают минимальные результаты)?

• Что случится, если вы вообще перестанете осуществлять действия, которые не дают никаких результатов (или дают минимальные результаты)?

• Может ли быть сделана какая-то работа вами быстрее и проще без ущерба ее качеству или другим видам работ?

• Какие выводы для себя вы еще можете сделать?

Вот теперь можно подумать и о планировании времени, если полученная картина его использования действительно не удовлетворяет и хочется поработать на достижение другого результата.

2. Планирование: известно, что среднестати¬стический человек не видит больше, чем на два месяца вперед. Меня часто спрашивают, отчего же тогда так часто советуют составлять перспективные планы развития и для компаний, и для людей? В чем смысл? Долгосрочное планирование - это момент ориентации, определения ценностей, приоритетов, это маяк. Его не нужно сравнивать с тактическими оперативными пла¬нами. Мир меняется так быстро, что ни один перспективный план не выдержит проверку вре¬менем. Он имеет совсем другое значение. Такой план помогает людям определиться со своими смыслами, мотивировать себя и других, объединяться на основе общих ценностей.

Первым делом необходимо прояснить свои жизненные приоритеты. Это самое главное и самое сложное упражнение! Иногда на такую работу уходят часы. Очень упрощенно можно сказать, что приоритет - это та высшая цель, принципами которой мы руководствуемся, делая выбор при решении ежедневных вопросов. Осознание личных приоритетов - это залог жизненного баланса. Для кого-то это бла¬госостояние семьи, для кого-то физическое и духовное здоровье и т.д. Очень важно, чтобы приоритеты были своими, а не чужими, навя-занными социумом. На втором этапе человек создает свой личный план, с указанием конкретных целей, сроков и способов достижения. Глубина планирования у каждого своя. Кто-то видит на 10-15 лет вперед, кто-то на два месяца. Это очень индивидуально и не может быть жестко навязано.

Каждую конкретную цель можно разбить на шаги и последовательно продвигаться к ней. Важно отметить, что при любом горизонте планирования личных целей необходим позитивный настрой, вера в собственные возможности, а также гибкость и высокая готовность к изменениям. К изменениям не целей, а первоначально выбранных способов их достижения.

Лично мне помогает принцип группировки однородных задач в блоки и их выполнение в определенное время суток. Есть блок «телефонные звонки», которые я обычно планирую с утра. Другой блок связан с письменными работами: комментарии, статьи, письма. Наиболее продуктивно я пишу после пяти вечера и специально планирую такую работу на это время. Не могу не сказать о планировании времени на отдых! Причем отдыхом может быть просто смена деятельности. Это так. Однако не стоит забывать и о физиологических потребностях организма в движении, свежем воздухе, здоровом питании.

3. Форс-мажоры: авралы бывают у всех и всегда. Но имеют разную природу. Некоторые авралы хорошо спланированы. Они являются результатом отложенных на потом дел. В какой-то момент откладывать больше некуда, и приходится бороться с форс-мажором. Здесь лекарство лежит на поверхности: проверяйте приори-тетность своих дел, доводите важные до конца и не откладывайте без необходимости.

С другой стороны, нельзя спланировать все, в любой работе нужно быть готовым к неожиданностям. В этой ситуации главное не паниковать, постараться определить риски и действовать спокойно, без суеты. В том, что форс-мажор нарушит первоначальные планы, нет ничего страшного. Если вы фокусируетесь на важном и несрочном, ни один форс-мажор вам не страшен».

Александр Горбачев, автор книги «тайм-менеджмент в два счета»:

«В это широкое понятие - умение организовывать свое время - входят очень конкретные навыки:

целеполагание

Чтобы достичь чего-то, мы сначала должны знать, чего именно. Только наличие четкой цели дает возможность достигнуть многого. Человек без цели, старательно что-то делающий, как корабль в открытом море, идущий на полном ходу, не зная курса. Не спешите сразу браться за глобальное - начните с того, что определите четыре главные цели на этот год. Держите их на виду, помните о них и старайтесь каждый день делать что-то для их достижения.

Расстановка приоритетов

Скорее всего вам много чего хочется в жизни, причем желательно получить все и сразу. Однако очень сложно делать одновременно много дел (да и для здоровья вредно). К тому же попытка достичь сразу многих целей может привести к тому, что не будет достигнута ни одна. Потому необходимо выбирать главное. Отделять главное от второстепенного, причем делать это быстро и правильно - очень ценное для организации времени умение.

Заметьте: только небольшая часть всех ваших дел дает наибольший результат. Вложившись именно в эти дела, вы сэкономите массу времени. Окажется, что, во-первых, часть дел можно вообще не делать (хорошая новость, правда?), во-вторых, значительную часть можно не делать так тщательно и долго и, в-третьих, есть небольшое количество действительно важных дел - и вот на них-то как раз и нужно направить все свои силы.

чувство времени

Для эффективного тайм-менеджмента необходимо чувство времени. Чувство времени -это некий внутренний голос, который подска¬зывает, сколько времени уйдет на то или иное дело. Доехать до работы - 40 минут, попить чаю - 10 минут, ответить на письма - полчаса. Это чувство подсказывает, как спланировать день, сколько взять на себя работы. Заметьте, это не сознательный расчет, а именно чувство. Не нужно умом решать, хватит на это полчаса или нет, нужно именно почувствовать: вот на это уйдет полчаса. Это чувство вам и нужно развить. Чувство времени есть абсолютно у всех людей, просто развито оно в разной степени. Не стоит думать, что это нечто данное от природы и неизменное. Это навык, который можно и нужно развивать.

Самый простой для этого способ - упражнение калибровка. Суть в следующем. Перед тем как что-то сделать, задайте себе вопрос: «Сколько времени это займет?» И, запомнив ответ, приступайте к делу. Когда закончили - сверьте по часам, насколько правильным было предположение. В этом упражнении не нужно ничего писать, выполнять его можно в любое время и в любом месте - оно очень простое и удобное. Выполняя калибровку, вы будете все лучше и лучше предсказывать затраты времени. Разви¬тие чувства времени очень быстро даст отдачу в виде лучшей его организованности.

планирование

Если вы наметили цель и убедились, что она действительно важна, - надо начинать действовать. Но не вслепую, а проработав эффективный план, чтобы тратить ресурсы (время, силы, деньги) именно на то, на что нужно, и в правильный момент. Это как строительство дома. Если плана нет, сначала привезут черепицу, потом начнут делать фундамент. Когда сделают фундамент, окажется, что еще нет материала для стен - работа стопорится. Пока сделают стены - сгниет черепица. Потом выяснится, что к фундаменту забыли подвести канализацию...

Планирование личного времени может быть жестким и гибким. Жесткое - наметить четкий план, где каждое дело привязано к определенному времени, и этому плану следовать. Гибкое - наметить список дел, а делать их в той очередности и тогда, когда это актуально (подходят внешние условия, подходит ваше состояние). Как планировать свое время, как сочетать жесткое и гибкое планирование - решать вам. В целом можно сказать, что жесткое планирование удобно в масштабах года. В мае пойти на курсы английского, в июне - командировка, в августе - двухнедельный отпуск, за сентябрь нужно создать интернет-магазин. Гибкое планирование удобно для плана дня. Скажем, за день нужно сделать некоторые дела, пишем список и в течение дня дела из списка выполняем. В какой последовательности и когда именно - решаем по ситуации.

Главное - план должен быть. И он должен быть гибким, чтобы его можно было при не¬обходимости подогнать к обстоятельствам. Начните планировать свои дела - этим вы освободите себе огромное количество времени и обеспечите выполнение самого главного, важного.

Сколько тайм-менеджмента мне нужно?

В каком объеме самоорганизация нужна лично вам? Простор широкий, от небольшого планера для записи основных событий недели (вторник вечер - встреча с друзьями, среда -позвонить партнеру в 15.00...) до прописывания системы жизненных целей.

Давайте условно поделим организацию времени на простую и системную.

Простой тайм-менеджмент - это планы на день, неделю, максимум месяц. Записали ме¬роприятия в ежедневник, выделили час для телефонных звонков, наметили встречи, и так далее. Ближайшее время у вас в общих чертах спланировано.

Системный тайм-менеджмент - это система долгосрочных целей. Есть главные цели вашей жизни, есть долгосрочные цели на ближайшие пять-десять лет, есть цели на год. И то, что вы делаете в течение дня, недели, месяца - приближает вас к этим крупным и далеким целям. Системный тайм-менеджмент включает в себя и простой, но он больше, шире.

Оптимальный вариант - начать с простого тайм-менеджмента. Это даст вам большую эффективность, меньшую усталость, привычку к самоорганизации. И при этом можно постепенно вводить тайм-менеджмент системный. И он уже приведет вас к большим достижениям, осмысленности и цельности жизни и балансу между здоровьем, богатством, счастьем».

А в заключение хочется сказать, что, по мнению уже упомянутого Глеба АРХАНГЕЛЬСКОГО, «в организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который человек для себя находит, который для него комфортен и дает максимальную эффективность». То есть эффективную си¬стему организации своего времени человек может разработать только сам. Конечно же опираясь на все те общие правила, которые мы изложили в данной статье. Успехов вам в этом нелегком деле!

Автор: Елена ЗАЛЕССКАЯ

HABИГATOP ЮBEЛИPHOЙ TOPГOBЛИ
 

facebook twitter vkontakte g+ ok instagram

Контекстная реклама
Календарь
www.megastock.ru
Разработка портала: Adlogic Systems
Платформа: Xevian
1.40531 [ 117, 0 ] [9.7121]