Применение ККТ в предпринимательской деятельности необходимо для ведения учета поступления и выдачи наличных денежных средств при совершении сделок, что отражается на определении налоговой базы и размере налогов, подлежащих уплате.

Согласно Федеральному закону от 22.05.2003 N 54-ФЗ ''О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт'' организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт, обязаны применять контрольно-кассовую технику, включенную в государственный реестр, и выдавать в момент оплаты отпечатанные на ККТ кассовые чеки.

Данные о денежной выручке должны быть зафиксированы в фискальной памяти ККТ и соответствовать сумме выплаченных денег. Приемщик обязан пробить кассовый чек на сумму, выданную за принимаемые ценности.

Порядок снятия сменного Z-отчета и фискального отчета регламентирован технической документацией на применяемую контрольно-кассовую технику.

Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 утверждены формы первичной учетной документации по учету торговых операций, в том числе форма N КМ-4 ''Журнал кассира-операциониста''. Она применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой ККТ организации (индивидуального предпринимателя), а также является контрольно- регистрационным документом показаний счетчиков.

В графе 10 ''Сумма выручки за рабочий день'' журнала кассира- операциониста данные должны соответствовать сумме выданных денег за принятые от сдатчиков ценности и отражаться в расходах организации.

Конкретный порядок оформления документов о выдаче наличных денег сдатчикам ценностей из кассы организации может быть конкретизирован принятой учетной политикой по организации в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете.

Организация в обязательном порядке заводит на каждую ККТ журнал кассира-операциониста, который должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.

Письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104 утверждены Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, действующие в части, не противоречащей Закону N 54-ФЗ. В Типовых правилах определены требования к работе кассира в течение смены.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, все записи в журнале кассира-операциониста ведутся кассиром ежедневно в хронологическом порядке без помарок. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, директора, главного (старшего) бухгалтера.

В журнал записываются показания счетчиков ККТ на начало и окончание рабочего дня. Разница между этими показателями является дневной выручкой. Она должна совпадать с суммой, сданной кассиром и отраженной в кассовом отчете.

После снятия с контрольно-кассовой техники Z-отчета, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в журнале кассира-операциониста о показаниях денежных счетчиков на начало и конец смены (графы 6 и 9), а также о величине выручки (графа 10). Эти данные подтверждаются подписями кассира, старшего кассира или администратора (графы 7 и 8).

В графе 11 журнала записывают сумму выручки, сданную наличными, а в графах 13 и 12 раздела ''Оплачено по документам'' соответственно указывают сумму продаж по платежным карточкам (или другим документам) и количество соответствующих документов. Если таких операций не было, то необходимо поставить прочерк.

В графе 14 журнала указывается общая сумма выручки (графа 11 + графа 13).

Сумма, выплаченная по возвращенным покупателями чекам, записывается в графу 15, на нее уменьшается сумма выручки контрольно-кассовой машины за данный день. В этой графе также отражается сумма по ошибочно пробитым кассовым чекам. В подтверждение этого оформляется акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам (форма N КМ-3) , который составляется в одном экземпляре членами комиссии и вместе с погашенными чеками сдается в бухгалтерию организации (индивидуального предпринимателя) и хранится в документах за данное число. Возвращать деньги из денежного ящика ККТ можно только по чекам, пробитым в этот день.

Следовательно, в графе 11 указывается сумма наличных денежных средств за минусом сумм возвратов и сумм, оплаченных по документам (графа 11 = графа 10 - графа 13 - графа 15).