Хорошо сидим? Организация рабочего места руководителя

Кабинет директора - будь то крупный завод или небольшой магазин - является основным «мозговым центром» организации. Поэтому условия, в которых осуществляется управление компанией, должны быть максимально комфортными для работающего в них человека. Сегодня организация пространства рабочего кабинета руководителя является неотъемлемой составляющей успешного бизнес-процесса, и подойти к ней, по мнению экспертов, следует со всей ответственностью.

Стандартизированные представления о рабочем месте руководителя у большинства людей довольно скудные: кабинет - побольше, стул или кресло - поудобнее, стол и компьютер или ноутбук - кто к чему привык. Выходя за рамки привычного, руководители обустраивают свои рабочие кабинеты в силу личных представлений о статусности: начальники старой закалки предпочитают интерьеры в стиле «директор чугунолитейного завода» - тяжелая дубовая мебель, кожаное кресло, красно-коричневые портьеры, зеленая ковровая дорожка и - обязательно - мраморный письменный набор. Современные руководители склоняются к хай-теку и минимализму. Их снежно-белые кабинеты с гнутыми трубками непонятного назначения, призванными имитировать мебель, больше напоминают операционные.

Коучеры же и специалисты в области дизайна сходятся во мнении, что творить в вышеупомянутых интерьерах бывает порой довольно сложно: нагромождения мебели и деталей, равно как и их полное отсутствие, не самым лучшим образом влияют на работу и мозговую деятельность, причем иногда процесс дисгармонизации протекает незаметно для самого человека.

А ведь рабочий кабинет руководителя - это место, где он проводит подчас больше всего времени. Даже если мы возьмем стандартный 8-часовой рабочий день (что для руководителя непозволительная роскошь), то уже получается треть суток. Примерно столько же люди проводят в собственных кроватях. Однако к выбору кровати, матраца и прочих постельных принадлежностей мы подходим гораздо более внимательно и детально. Так почему же не использовать тот же принцип в организации своего рабочего пространства?

Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет его работа.

Правильная организация

Итак, что же представляет собой рабочее место руководителя? Согласно формальному определению - это «обособленная часть помещения предприятия, оснащенная в соответствии с характером выполняемых функций необходимыми средствами труда». При этом рациональная ор¬ганизация рабочего места руководителя преду¬сматривает: подбор необходимых средств труда; рациональное их размещение; обеспечение условий труда, способствующих поддержанию работоспособности руководителя и исключающих нанесение вреда его здоровью.

Алена АВГУСТ, VIP-коучер, эксперт по коммуникациям, психотерапевт, считает, что рабочее место руководителя в своем оформлении и организации ярко отражает степень уверенности в себе, понимание своей индивидуальности и... удовлетворенность деятельностью: «Как правило, у начинающих управленцев рабочее место напоминает либо «любое другое строго организованное место в офисе», либо представляет собой кипу бумаг (демонстрирующих или неумение организоваться, или кипучую деятельность - как самому себе, так и подчиненным). У более опытных и успешных - рабочее место тюнинговано: документы, если они есть, лишь там, где нужны и где удобно, четко распределены зоны для «своих и не очень», сама обстановка комфортна для личности».

И далее наш эксперт дает ряд советов, как правильно организовать успешное рабочее место.

ПЕРВОЕ ПРАВИЛО: систематизировать задачи. У вас много встреч? Организуйте комфортную зону для переговоров. Много работаете с документами? Используйте современные системы хранения и классификации документов. Необходимо собирать совещания? Выберите систему размещения в зависимости от стиля руководства: строгие руководители традиционного типа выбирают буквенный стол (по типам буквы «П» или «Т»), коммуникаторы - предпочитают открытое пространство с удобными стульями или креслами.

ПРАВИЛО ВТОРОЕ: ощущение личного комфорта. Здесь важно не столько подумать, сколько для начала почувствовать. Не хватает воздуха? Тогда - не только кондиционер, но и индивидуальный переносной мини-вентилятор. Не хватает жизни - большое видео, музыка, фотографии и прочие атрибуты активности к вашим услугам. Хочется домашности? Уютный мягкий ковер, диван - выбирайте. Помогает восстановиться переключение деятельности? Тогда пусть в кабинете будет то, что греет душу, - мини-гольф, теннис, рыбки-зверушки. Ищите и пробуйте.

ПРАВИЛО ТРЕТЬЕ: не забывать о том, что ваш кабинет - это ваша самопрезентация. Каким вы хотели бы, чтобы вас воспринимали коллеги, гости, партнеры? Важным? В ход - атрибутика хай-класса: натуральное дерево, кожа и прочее. Демократичным? Тогда интерьер будет проще и кабинет просторнее. Оригинальным? Присмотритесь к креативным агентствам - там и соковыжималки живут в центре офиса, и ковер для лежания на полу может быть. Главное -найти свой баланс желаемого и возможного.

Ирина Володина, директор по развитию компании «Поток Интер», соглашается с коллегой, подчеркивая, однако, что рабочее место руководителя должно быть прежде всего удобным - человек должен чувствовать себя естественно и раскованно: «Соответственно, все зависит от вкусов конкретного человека, а также особенностей самого бизнеса и использования кабинета. Если кабинет служит одновременно местом переговоров с клиентами, то тогда его дизайн следует тщательно разработать, он должен быть не только удобным для руководителя, но и подчеркивать важные для конкретного бизнеса аспекты. Например, директор рекламного агентства вполне может позволить себе оформление в кричащих тонах, обстановку нестандартной мебелью и в дополнение у него может жить говорящий большой попугай, который обучен различным смешным стишкам или поговоркам. И совершенно понятно, что такой кабинет никак не должен быть у директора компании, предлагающей финансовые услуги. Люди склонны строить финансовые отношения с серьезным и консервативным человеком, поэтому и рабочее место такого руководителя должно быть ближе к классическому стилю, и лишь как изюминки могут допускаться сдержанные вкрапления в интерьер нескольких предметов авангардного искусства».

Наш следующий эксперт - Алексей Белозеров, директор фонда «Народная инициатива», однозначно за порядок: «Рабочее место руководителя должно быть минимально загружено какими-либо предметами - тогда оно создает у посетителей ощущение, что это человек организованный, который все контролирует, и что ему можно доверять. На рабочем столе вполне могут присутствовать такие вещи, как iPad и Mac. Стол руководителя также органично может дополнять пресса - деловые популярные издания и один какой-либо непошлый глянец. Такая обстановка на рабочем столе будет не только хорошо восприниматься посетителями, но и самому человеку будет помогать настроиться на правильный лад. Даже если руководитель - человек не слишком организованный, склонный к бардаку, он может вполне разместить беспорядок в ящиках стола, рабочая же поверхность, доступная взглядам подчиненных и посетителей, должна быть именно такая, как было сказано выше».

НОРМЫ ПЛОЩАДЕЙ ДЛЯ РАЗМЕЩЕНИЯ СЛУЖАЩИХ В РАЗЛИЧНЫХ СТРАНАХ (м2)*

Размер имеет значение

Должен ли размер кабинета руководителя быть прямо пропорционален его статусу? Этим вопросом задаются многие директоры, стараясь выбрать для себя место с грандиозными площадями. Хорошо, если помещение позволяет это сделать, но если нет - не печальтесь: эксперты утверждают, что размер кабинета может начинаться от 20 квадратных метров. А при желании или если не позволяют занимаемые площади, его можно сделать еще меньше. К примеру, директору, который постоянно находится в разъездах, незачем кабинет размером с футбольное поле. То же самое - если речь идет о руководителе небольшого ювелирного магазина с персоналом, не превышающим 5-7 человек. Совсем другое дело, если вы директор (владелец) крупной сети и периодически проводите совещания с большим количеством сотрудников, принимаете партнеров. Тогда вам, конечно, необходим кабинет просторнее, который при необходимости можно использовать для больших собраний.

Итак, основной фактор, который необходимо учитывать при планировании места под кабинет, - будут ли в нем проводиться совещания и деловые встречи, и если да, то каково максимальное число их потенциальных участников. Имеет значение также вопрос, что именно вам необходимо иметь под рукой в кабинете. Например, сейф или для директоров ювелирных заводов - витрины с образцами продукции. Для управляющих магазинов витрины также могут иметь значение, если они планируют, например, показывать «товар лицом». Хотя в по-следнем случае гораздо важнее оборудовать хорошее место под сейф и место для хранения документации по магазину. А совещания директорам небольших торговых точек можно проводить и в небольших кабинетах - особенно учитывая, что вряд ли они будут долговременными.

В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь кабинета - от 20 до 50 м2, а высота - минимум 3,5 м. При этом наиболее рациональной является прямоугольная форма помещения с соотношением сторон 1:2.

Всегда под рукой

Для нормальной работы руководителю как минимум необходимо иметь:

• канцелярские принадлежности;

• в идеале - два телефона (один телефон должен быть внутренний - имеется в виду телефон для связи внутри организации, а другой - для звонков за пределы организации). Хотя два аппарата могут и не понадобиться, если вся ваша организация состоит из вас и продавцов-консультантов. Ведь один и тот же телефон может быть как внутренним, так и внешним - эти функции вполне предусмотрены на современных мини-АТС для офиса;

• компьютер;

• ежедневник.

Сюда можно также добавить перекидной календарь.

Алена АВГУСТ выделяет следующие обязательные составляющие рабочего места руководителя: «Конечно, это все, что относится к деятельности - органайзеры, документация, оргтехника, системы связи, возможно, образцы продукции, таблицы, схемы, модели».

Ирина Володина считает, что рабочее место руководителя, как и любого другого современного человека немыслимо только без компьютера и телефона: «Все остальное - в зависимости от особенностей работы руководителя и тематики встреч, проходящих в кабинете. Если устраиваются презентации, то кабинет должен быть оборудован соответствующим оборудованием, так как презентовать клиентам что-либо на мониторе компьютера не слишком эффектно, да и неудобно».

Кроме так называемых обязательных составляющих есть и необязательные, но порой куда более важные, чем все вместе взятое. Семейные, детские фотографии, фото домашних любимцев, дорогие сердцу сувениры, памятные дипломы на стенах и прочие вещи, которыми рано или поздно обрастает каждый человек, являются своего рода постоянным источником положительных эмоций, и в разгар тяжелого трудового дня взгляд на них просто отдыхает. К тому же семейные фотографии послужат вашему имиджу - сразу будет видно, что вы уважаете традиционные ценности и, следовательно, будете надежным партнером.

Немного о мебели

Мебель, которой будет обставлен кабинет руководителя, должна, по мнению экспертов, выбираться с учетом

а) имиджа и уровня предприятия;

б) таким образом, чтобы она была максимально удобной и комфортной для работы.

При подборе мебели для кабинета руководителя необходимо учитывать следующие моменты:

• антропометрические показатели (рост, длина корпуса, длина рук и др.);

• обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;

• рациональная планировка и компоновка мебели;

• мебель должна выглядеть эстетично.

Алена Август рекомендует при выборе мебели для кабинета обратить внимание на следующие вещи: «организация доступа к документации - если вы визуал, вам важно видеть процесс и документы (поставьте большой стол именно для документов), если аудиал - вам это может и не понадобиться (секретарь начитает документ). Кинестетику важен материал, из которого изготовлены мебель и оснащение кабинета -озаботьтесь этим при комплектовании. Главное правило - удобство и эргономичность».

Эксперты также советуют обратить внимание на следующий момент. Если вы проводите совещания в кабинете и принимаете тут же посетителей, а в их отсутствие работаете с важными секретными документами, лучше для совещаний и встреч завести отдельный стол, так как посетитель ненароком может увидеть то, что для его глаз не предназначено.

«К таким вещам можно отнести, например, фоторамку с женой и детьми, - говорит Алексей Белозеров. - Это будет работать на образ руководителя, и формировать имидж примерного семьянина, что обычно бывает полезным. На самом деле мелочи на столе зависят от характера человека и того образа, который он хочет сформировать у посетителей. Но в то же время гости понимают, что судить о характере человека по его кабинету не совсем верно. Место, где человек живет, действительно отображает характер человека, говорит о его личности и т.п., а кабинет зачастую бывает результатом работы дизайнера, секретаря и т.д. Иногда на имидж отлично работают тематические календари с изображением, например, войны, победы или напротив, умиротворения в виде кра¬сивых парковых релаксирующих пейзажей. Это может создавать определенное настроение у посетителей и в конечном счете влиять на успех переговоров. Поэтому такие мелочи должны подбираться в зависимости от характера самого руководителя, его манеры общаться и вести переговоры, а также в зависимости от общей концепции оформления кабинета».

«Рабочее место необязательно должно быть образцом функциональности и лаконичности, - считает Ирина Володина. - Зачастую не относящиеся к работе безделушки, которые по какой-то причине дороги их владельцу, работают на него, его настроение, уверенность в себе. Например, не стоит прятать заслуги компании и руководителя лично. Можно повесить рейтинговые оценки, свидетельства и т.д. Для кого-то фотографии с известными и влиятельными людьми также могут играть важную роль в переговорах. Пожалуй, именно мелочи такого характера могут оказаться весьма полезными и нужными для успешной работы руководителя».

«Именно эти мелочи могут как помочь вам восстановиться и сохранить ощущение себя самого в рутине и под валом нагрузок, так и стать особой фишкой - правда, это может сработать и на ваш имидж, и против вас, - предупреждает Алена Август. - Кроме того, важно не перегрузить рабочее место мелочами. Тут как в жизни - только то, что действительно помогает. Что бывает на практике? Плюшевые друзья -причем не только у женщин, фотографии близких, фотографии увлечений и отдыха, атрибуты предпочитаемого хобби, сувениры. Но, если бизнес для вас в приоритете, не забудьте вовремя посмотреть на свой кабинет глазами гостя - нет ли перебора с мишками и фото? Ведь кабинет - ваша визитка».

Цветовое решение

Еще один момент, на который эксперты советуют обратить внимание при организации рабочего места, - цветовое решение пространства. Тут все советы сводятся к тому, что тона должны быть нерезкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, так как блестящие поверхности вредны для здоровья.

И если вы не уверены в собственных силах, но желаете получить правильный кабинет или же если вам хочется выделиться из общего числа коллег, имеет смысл пригласить к работе над кабинетом специалиста-дизайнера. Однако к его выбору нужно подойти с не меньшей ответственностью, чем к развитию бизнеса. Правильный дизайнер способен сотворить чудо в рамках 15 скучных метров. А творения же его «неправильного» коллеги, вместо того, чтобы настраивать на рабочий лад, будут вызывать головную боль. Прежде чем заключить с дизайнером договор, посмотрите портфолио его работ, встретьтесь с ним, пригласите его в будущий кабинет, расскажите, что вам хотелось бы видеть, и постарайтесь посмотреть на будущий результат его глазами.

Грамотный специалист задаст массу вопросов - об особенностях вашего характера, привычках, склонностях, порой будет казаться, что эти вопросы не имеют никакого отношения к вашему кабинету. На самом же деле таким образом дизайнер изучит вас, посмотрит на кабинет с вашей позиции, с учетом ваших привычек и особенностей и, используя свой вкус и опыт, профессионально создаст то, что нужно. Избегайте дизайнеров, которые, не дослушав клиента, начинают делать заявления о своей уникальности, неповторимости и о том, как вам повезло, что на вашем пути попался такой замечательный специалист. Скорее всего работа с таким человеком не принесет вам удовлетворения, а результат окажется весьма неожиданным.

«Если кабинет руководителя одновременно является основной точкой продаж, где часто проходят переговоры с клиентам, то решение дизайнерских вопросов следует передать профессионалам, - уверен Алексей Белозеров. -Во всех остальных случаях оформление кабинета - вопрос риторический».

«Это логично - привлечь специалиста, но важно выбрать профессионала, понимающего суть требований к организации рабочего места, а не стремящегося реализовать свою лю¬бовь к определенным дизайнерским изыскам в рамках проекта. Вы должны понимать и нравиться друг другу, быть искренними и - вы все же имеете право на свое мнение, помните об этом», - советует Алена Август.

Совершенно излишне

Эксперты также делятся своим видением того, чего нужно избегать при устройстве рабочего кабинета.

Алена Август: «Избегайте слепого следования образцам. Вы - единственный, не похожий ни на кого другого. И ваш кабинет - именно ваш. Тем не менее есть общие правила: не перегружайте кабинет мебелью и деталями, не выбирайте некомфортные цвета и материалы, не забывайте, что здесь вы проводите гораздо больше времени, чем где бы то ни было - вам должно быть удобно работать и отдыхать».

Алексей Белозеров: «Совершенно однозначно при организации рабочего места следует избегать бардака. Бардак, даже если речь идет о руководителе креативного агентства, в любом случае не будет работать на положительный имидж руководителя. Бардак раздражает очень многих, и скорее всего он будет формировать у посетителей мнение о руководителе, как о человеке несерьезном, с которым не стоит иметь дела».

Ирина Володина: «Избегайте стилистической разноголосицы. Желательно чтобы оформление было выдержано в едином стиле. Стилистическая целостность оказывает положительное влияние на посетителей, да и работается в таком кабинете гораздо легче». И как бы ни решил руководитель оборудовать свое рабочее место, все в итоге будет зависеть от его собственного мироощущения. «Кто-то для имиджа готов эпатировать, кто-то готов даже напугать своего гостя мрачной мебелью, атрибутами имперского стиля, - продолжает Ирина Володина. - Поэтому все это вопрос вкуса и особенностей бизнеса, и выделить, что приоритетно - имидж или комфорт, - практически невозможно».

Итак, обстановка кабинета должна быть продумана до мелочей. Ведь, во-первых, надо сделать рабочее место руководителя максимально комфортным, во-вторых, нужно способствовать укреплению имиджа фирмы среди партнеров и конкурентов, в-третьих, это не пространство личного вкуса, обстановка кабинета должна максимально концентрировать в себе фирменный стиль компании. Поэтому эксперты советуют помнить, что ваш рабочий кабинет должен быть по-настоящему рабочим и служить бизнес-задачам. Все остальное - вторично.

Автор: Елена ЗАЛЕССКАЯ
 

HABИГATOP ЮBEЛИPHOЙ TOPГOBЛИ 4"2012