На кого должна быть оформлена УКЭП для отправки ФЭС в Росфинмониторинг?

В организации назначено специальное должностное лицо, ответственное за отправку отчетности в Росфинмониторинг. Обязательно ли ему иметь личную электронную подпись для подписания ФЭС?

На вопрос отвечают специалисты юридического центра "Догма":

ФЭС подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — УКЭП) организации, индивидуального предпринимателя, адвоката, нотариуса, доверительного собственника, лица, оказывающего юридические или бухгалтерские услуги, и аудитора, либо руководителя организации, юридического лица, оказывающего юридические или бухгалтерские услуги, аудиторской организации, либо специального должностного лица, ответственного за реализацию правил внутреннего контроля организации, индивидуального предпринимателя, адвоката, нотариуса, доверительного собственника, лица, оказывающего юридические или бухгалтерские услуги, аудитора.

-- Пункт 12 Особенностей представления в Федеральную службу по финансовому мониторингу информации, предусмотренной Федеральным законом от 7 августа 2001 г. N 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» (утверждены Приказом Росфинмониторинга от 08.02.2022 N 18)

Как видно, Росфинмониторинг разрешает оформление УКЭП как на руководителя, так и на СДЛ.

ФЭС, направляемые НФО (филиалом НФО), подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (далее – УКЭП) руководителя НФО (руководителя филиала НФО) или сотрудника НФО (сотрудника филиала НФО), уполномоченного направлять сведения в уполномоченный орган (Росфинмониторинг).

-- Абзац 3 пункта 3 Порядка составления некредитными финансовыми организациями в электронной форме информации, предусмотренной статьями 7, 75 Федерального закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» (разработан в соответствии с Указанием Банка России от 17.10.2018 № 4937-У «О порядке представления некредитными финансовыми организациями в уполномоченный орган сведений и информации в соответствии со статьями 7, 75 Федерального закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма»).

Иначе говоря, даже при наличии в организации самостоятельного СДЛ, полномочия на отправку отчетности могут быть предоставлены отдельному Уполномоченному лицу (например, системному администратору). Соответственно, Банк России допускает, что УКЭП может быть оформлена на Уполномоченное лицо (будь то СДЛ или иной сотрудник).

Таким образом, не обязательно оформлять УКЭП на лицо, ответственное за отправку ФЭС, — субъекту ПОД/ФТ позволено самостоятельно выбрать владельца УКЭП.

Росфинмониторинг допускает выбор между руководителем и СДЛ, Банк России – между руководителем/ИП и Уполномоченным лицом (будь то СДЛ или иной сотрудник).

Возможны следующие правомерные варианты официального распределения функционала:

УКЭП – на СДЛ, Уполномоченное лицо – СДЛ; фактически отправляет ФЭС – СДЛ. Это наиболее распространенный и предпочтительный вариант.
УКЭП – на СДЛ, Уполномоченное лицо – руководитель; фактически отправляет ФЭС – руководитель. Такой вариант практически не встречается.
УКЭП – на руководителя, Уполномоченное лицо – СДЛ; фактически отправляет ФЭС – СДЛ. Допустимый вариант, имеются риски получения субъективных замечания надзора.
УКЭП – на руководителя, Уполномоченное лицо – руководитель; фактически отправляет ФЭС – руководитель. Такой вариант на практике встречается нечасто.

Для НФО также допустимы следующие варианты:

УКЭП – на руководителя, Уполномоченное лицо – иной сотрудник; фактически отправляет ФЭС – иной сотрудник.
УКЭП – на СДЛ, Уполномоченное лицо – иной сотрудник; фактически отправляет ФЭС – иной сотрудник.
УКЭП – на иного сотрудника, Уполномоченное лицо – иной сотрудник; фактически отправляет ФЭС – иной сотрудник.

Важно

Нам не известны случаи документально оформленных претензий надзора к подписанию ФЭС электронной подписью руководителя/ИП, а не лица, ответственного за отправку отчетности.

Встречаются проблемы с регистрацией в личном кабинете на сайте Росфинмониторинга специального должностного лица, если УКЭП оформлена на руководителя/ИП.

Во избежание возможных претензий надзора рекомендуем предусмотреть в ПВК по ПОД/ФТ и/или ином внутреннем документе право руководителя/ИП на самостоятельную отправку отчетности (несмотря на официальное возложение данного функционала на СДЛ).

Ответ

Оформлять УКЭП на СДЛ не обязательно.

ФЭС могут подписываться УКЭП, оформленной на руководителя организации (или на индивидуального предпринимателя).