Офис в облаках

Первый пакет офисных программ Microsoft Office был выпущен в 1988 году, буквально через пару лет после выхода первой версии ОС Windows. И это говорит о многом: набор программ для офисной работы был и остается наиболее востребованным для использования на компьютерах самых разных компаний. Фактически это основное ПО, которое установлено практически на каждом офисном компьютере. Однако за прошедшие 23 года в мире многое изменилось. Прежде всего изменилась роль интернета, а вслед за ним и функциональность современных браузеров. Теперь вы можете пользоваться офисными программами на любом компьютере, планшете, телефоне – практически любом устройстве, у которого есть браузер и выход в интернет. Что дает такая возможность компаниям?

Широкополосный или высокоскоростной доступ в интернет обеспечивается с помощью ряда технологий, которые позволяют пользователям отправлять и принимать информацию в больших объемах и с гораздо более высокими скоростями, чем в случае получившего широкое распространение в настоящее время доступа в интернет по обычным телефонным линиям. Широкополосный доступ обеспечивает не только высокую скорость передачи данных, но и непрерывное подключение к интернету (без необходимости установления коммутируемого соединения) и так называемую двустороннюю связь, то есть возможность как принимать (загружать), так и передавать (сгружать) информацию на высоких скоростях. Для предоставления широкополосного доступа в интернет могут использоваться множество различных носителей и технологий передачи данных. К ним относятся кабельная связь, усовершенствованный телефонный сервис под названием цифровая абонентская линия (DigitalSubscriberLine, DSL), спутниковая связь, фиксированный беспроводный доступ и другие.

Интернет 2011
Первый браузер (если кто не помнит – программа для просмотра интернет-страниц) появился в 1993 году и назывался NCSA Mosaic, а вовсе даже не Internet Explorer, Opera, Firefox или Chrome, к которым вы, вероятно, привыкли. Функциональность этого и нескольких следующих браузеров была очень невелика, а дизайн произвел бы на современных пользователей исключительно депрессивное и удручающее впечатление. Однако время шло, появлялись новые браузеры, а главное, росла роль этой программы в жизни каждого пользователя – и домашнего, и корпоративного. Если вы начали работать с компьютером до 90-х годов прошлого века, то рассказывать вам особо не о чем. Если, как многие, – в конце 90-х, то вы помните, что зачастую компьютер приобретался без интернета: для игр, печати документов. Вместо модема или другого устройства выхода в сеть обязательным атрибутом на тот момент был принтер. Как иначе материализовать и распространить сгенерированную цифровую информацию? И лишь в 2005 году (примерно, разумеется) все переменилось – компьютер перестал быть компьютером в случае, если он не подключен к интернету. Конечно, очень многое здесь зависит от местоположения пользователя, но, если говорить про крупные города, то 2005 год – достаточно точная дата для России. К слову, именно тогда проникновение интернета в России составило 20% – высокий показатель для того, чтобы можно было вкладывать деньги в создание крупных компаний-провайдеров, обеспечивающих клиентов доступом, в том числе и высокоскоростным, к сети. Чуть позже появились стандартные для большинства провайдеров на сегодняшний день безлимитные тарифы, благодаря которым потребитель может использовать интернет без оглядки на время, проведенное в сети, или объем информации.

В результате одно повлекло за собой другое: возможность активно использовать быстрый интернет сделала браузер не просто одной из программ, установленных на вашем компьютере, а фактически программой № 1. Тем более что параллельно с распространением широкополосного доступа (ШПД) развивались и возможности браузеров по предоставлению и обработке информации. Одним из значимых событий стала поддержка аудио, видео, а также сложных динамических форматов графики, которые позволяли браузеру заменить проигрыватель видео, аудио и целый ряд незамысловатых компьютерных игр соответственно.

Следующим шагом на пути развития интернета стали программы, которые можно использовать через браузер в интернете. Общепринятое название для всей парадигмы явлений, связанных с этим, – облачные вычисления от английского cloud computing. Облако здесь – метафора, основанная на изображении интернета на диаграмме компьютерной сети, или сложной инфраструктуры, за которой скрываются все технические детали. Простой и почти всем понятный пример такой программы – современная социальная сеть наподобие Facebook или его российского клона «Вконтакте». Вы работаете с самой различной информацией, которая, однако, не хранится в вашем компьютере. Собственно, с того момента, как появились подобные программы и сервисы, возник вопрос об облачном офисе.

Облачные вычисления, или cloud computing, – технология, которая позволяет использовать дополнительные ресурсы, находящиеся на других серверах, в своих личных целях. Пользователь системы загружает все необходимые программы и данные на серверы компании или использует ПО, предлагаемое компанией – поставщиком услуги. Сервисы облачных вычислений предполагают управление программным обеспечением CloudComputing через обычные и привычные любому пользователю веб-браузеры. Изобретателем концепции облачных вычислений можно считать Джона Маккарти, который предположил в 60-х годах, что в будущем вычисления будут производиться посредством общедоступных утилит. Прообраз системы cloud computing – мейнфреймы в их первоначальном виде, которые представляли собой гигантские ЭВМ с супервозможностями. Распределение нагрузки в системе облачных вычислений происходит автоматически. Благодаря этой ее особенности осуществляется более быстрое вхождение в программное обеспечение. Кроме того, значительно снижаются затраты на электроэнергию и обслуживание, увеличивается скорость обработки информации, экономится пространство на жестком диске, нет необходимости наращивать мощность компьютера.

Программы в сети
Стоит сказать, что для простого пользователя этот переход – от программ, установленных только на компьютере, к смешанному использованию программ на компьютере и «в облаке» – произошел практически незаметно. Люди редко задумываются о таких вещах, им важнее просто знать, как это работает. И здесь мы походим к самому важному моменту: современные качественные программы, запускаемые в браузере и работающие на базе системы облачных вычислений, делают это достаточно быстро и качественно для того, чтобы простой пользователь не замечал разницы. За исключением, конечно, тех случаев, когда скорость его интернет-соединения недостаточна.

Сегодня вы можете использовать практически все программы, кроме узкоспециальных, при помощи интернета и современного браузера. Базы данных, почтовые программы, текстовые и табличные редакторы, видео- и аудиоплееры, графические редакторы, календари, мессенджеры, видео- и аудиочаты – все они представлены в интернете и доступны.

Однако одно дело время от времени смотреть фильмы на YouTube,сверять свои планы с календарем в Facebook или рисовать шаржи по мотивам фотографий друзей и домашних животных и совсем другое – полностью перевести всех сотрудников офиса на программное обеспечение, которое работает через браузер. А такая возможность есть и уже достаточно давно. Мы попробуем оценить все плюсы и минусы такого решения на примере двух наиболее известных и привлекательных предложений от крупнейших ИТ-компаний мира: Google Appsfor Business и Microsoft Office 365.

Идея создать онлайн-редактор документов существует уже почти шесть лет: первые такие продукты появились еще в 2005 году и представляли собой перенесенную в веб-интерфейс базовую функциональность текстовых и табличных процессоров. В настоящее время концепция хранения и управления документами в интернете поддерживается многими игроками рынка – Adobe, Google, Microsoft, Zoho и многими другими компаниями (Box.net, Dropbox, ADrive.com), встраивающими в свои сервисы разработки вышеуказанных вендоров. Если в первые годы существования таких продуктов интерес к ним проявлялся со стороны конечных пользователей и энтузиастов, то сейчас они достаточно хорошо известны и в бизнес-среде. Но тенденция использования их для корпоративного контента предъявляет и соответствующие требования к сервисам – они усложняются, а главное – реагируют на уже существующую статистику отзывов и пожеланий первых корпоративных пользователей, опробовавших эти сервисы.

Офис через браузер
Сегодняшний пакет офисных программ – это как минимум программа для работы с электронной почтой, текстами, таблицами и презентациями. Кроме того, все большую популярность в больших и малых компаниях получают различные мессенджеры, позволяющие сотрудникам быстро обмениваться сообщениями, а также контролировать их занятость и присутствие на рабочем месте.

Впрочем, это лишь минимальные требования. Так, например, в состав последней и уже не очень новой корпоративной версии Office 2010 входит целый ряд дополнительных программ для коммуникаций, совместной работы, планирования времени и проектов, а также работы с самыми различными форматами представления информации во внутрикорпоративной сети (экстранете) и глобальной (интернете).

Однако, как мы все знаем, в большинстве офисов небольших компаний используются более ранние и устаревшие версии офисного ПО, а самыми востребованными программами по-прежнему остаются Word и Excel, реже – Outlook. Какие в таком случае могут быть причины у компании для того, чтобы перескочить сразу через несколько технологических поколений программного обеспечения для офисной работы и попробовать один из возможных облачных офисов?

1. Первая, но не самая очевидная причина, – информационный прогресс как таковой. Глупо говорить: «Этот софт вполне удовлетворяет моим потребностям и мне не нужно другого…», потому что, не зная о возможностях другого ПО, вы просто не можете оценить его потенциальную полезность.

2. Вторая причина – переход на «светлую сторону». Что греха таить, большинство офисных программ в офисах среднего и малого бизнеса – нелицензионные. И переход на облачный офис – прекрасная возможность залатать эту законодательную дыру в вашем бизнесе. Причем не тратя лишних денег.

3. Третья – мобильность. Отличие всех современных офисных систем заключается в возможности работать с документами с любого компьютера, планшета, смартфона, независимо от того, где он находится. Эта особенность будет очень удобна для распределенных компаний, торговых представителей, внештатных сотрудников и пр. Наверное, не стоит говорить о том, что старые версии офисных программ не предоставляли такой возможности.

4. Сокращение расходов. Такое не сразу приходит в голову, однако при сравнении использования аналогичных (платных и легальных) программ вы потратите больше, а главное, что часто неприемлемо для малого бизнеса, затраты нельзя будет разбить на маленькие части. Например, купить для 10 компьютеров пакет Office 2010 можно не дешевле чем за 2000 долл. Кроме того, при использовании облачных сервисов, подобных Google Appsfor Business или Microsoft Office 365, многие компании могут полностью отказаться от постоянной поддержки их ИТ-инфраструктуры. Говоря проще – не нанимать штатного системного администратора.

5. Коммуникации. В обеих конкурирующих системах есть целый ряд продвинутых возможностей для коммуникаций помимо традиционной электронной почты. Это текстовые, аудио- и видеочаты (экономия на звонках), а также быстрый доступ ко всей базе контактов, который сэкономит немало времени менеджерам компании.

6. Совместная работа. Несмотря на все, что написано выше, это главное преимущество новых офисных систем (в том числе и облачных). Они позволяют нескольким пользователям работать над документами совместно, оставлять пометки и добавлять комментарии. Для большинства компаний это  прекрасная возможность существенно увеличить продуктивность работы за счет отказа от зачастую бессмысленных внутренних обсуждений, совещаний и переговоров.

Что здесь можно добавить? Наверное, только одно: ориентировочная стоимость Microsoft Office 365 – 6 долл. в месяц на каждого пользователя, Google Appsfor Business – 40 евро в год. Это примерно одинаково, как видите. Если у вас возникли сомнения в полезности облачного офиса уже в этом месте – не читайте дальше, потому что следующая глава статьи посвящена возможным минусам и недостаткам перевода компании на это ПО.

Что греха таить, большинство программ в офисах среднего и малого бизнеса – нелицензионные. И переход на облачный офис – прекрасная возможность залатать эту законодательную дыру в вашем бизнесе. Причем не тратя лишних денег.

«Microsoft Office 365 – это простой в использовании набор веб-инструментов, разработанный специально для компаний малого бизнеса, индивидуальных консультантов и профессионалов, которые хотят воспользоваться преимуществами современных технологий для повышения продуктивности бизнеса. Office 365 – это пакет хорошо знакомых, популярных программных средств, который дает возможность пользоваться электронной почтой, важными документами, контактами и календарем практически с любого устройства».

«GoogleApps – это новый уровень работы с документами и сокращение расходов на ИТ-инфраструктуру. Расширенные возможности таких всемирно известных продуктов Google, как Gmail, Документы, Сайты и т.д., всего за 50 долларов на одного пользователя в год».
 

Возможные затруднения
Если вы все-таки решили использовать облачный офис, то единственной веской причиной отказаться от этой затеи может стать медленный или нестабильный интернет, поскольку, как мы помним, все облачные программы запускаются путем интернет-доступа к удаленному серверу. Все остальное – традиционные плюсы и минусы, присущие всему новому. Однако давайте попробуем их перечислить, вдруг какие-то окажутся для вас неочевидными.

Первой и главной сложностью станет необходимость обучения сотрудников. На самом деле приложения, о которых идет речь, практически ничем не отличаются от тех, которые они используют сейчас с точки зрения возможностей и интерфейса, лишь превосходят их в каждом из этих параметров. Однако всегда найдется человек, которого перемена местоположения или названия одного из пунктов меню моментально лишает рабочего настроя и способности к адекватному восприятию своих действий и их последствий. Иными словами, нет смысла внедрять какую бы то ни было новую технологию, если вы не готовы убедить ваших сотрудников в необходимости ее освоения.

Беспокойство о защищенности корпоративной информации. Только на первый взгляд кажется, что размещение корпоративных документов «в облаке» делает вашу компанию более уязвимой для киберпреступников, недоброжелателей и того типа сотрудников, которые всегда путают кнопки «да» и «нет» в окошке: «Вы действительно хотите удалить всю базу данных со всех носителей?» На самом деле облачные системы, как правило, значительно более надежно защищены, чем собственная ИТ-инфраструктура небольшой компании. Однако это тема для отдельной статьи. Просто поверьте на слово, а если не верите – обратитесь к соответствующим параграфам договоров с поставщиками услуги, в данном случае – Google и Microsoft.

Отсутствие доступа в интернет парализует работу офиса. До последнего времени так оно и было, однако сейчас и Microsoft, и Google предлагают версии своих облачных систем, которые могут работать без доступа в интернет. Естественно, при этом отсутствует возможность использования всех средств коммуникации и совместной работы.

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА

ТимО'Рейли, основатель и генеральный директор O'ReillyMedia Инк:

«Любое интернет-приложение – это приложение в облаках в том смысле, что оно размещено где-то вне вашего компьютера. Google, Amazon, Facebook, Twitter, Flickr, любое другое приложение Веб 2.0 в этом смысле не что иное, как «облачное» приложение. Однако мне кажется, что люди используют термин «облака» в более специальном смысле для того, чтобы описать сервис, который раньше они получали от программы, работающей на их компьютере, как, например, электронные таблицы, текстовый процессор, базу данных или даже электронную почту. Люди, как правило, говорят о Gmail или Google docs как об облачных программах, но не относят сюда поиск карты от Google, несмотря на то, что все эти программы в реальности находятся в одном и том же серверном хозяйстве.

Такое распространенное применение рассматриваемого термина только усиливается, как только люди начинают говорить о хостинге индивидуальной информации. Перспектива пропажи «моих» данных или невозможность доступа к ним, когда «мне» это нужно тревожит пользователей значительно сильнее, чем аналогичные ситуации, связанные с «общими» данными (скажем, от поиска Yahoo! или карт Microsoft Live). И, конечно, опасения усиливаются в квадрате, когда речь идет о приложениях Веб 2.0, когда сами пользователи увеличивают ценность используемых программ. Отбросьте последнее соображение,  и вы вернетесь к обычной серийной обработке информации.

В общем случае пользовательские данные становятся более ценными, когда они объединяются с данными других пользователей. Вот почему листинг от craiglist или ebay является более ценным, чем листинг любого индивидуального блога, а листинг от аmazon ценится больше, чем листинг некоторого книжного магазина.

Таким образом, я хочу продемонстрировать: ваши корпоративные или частные данные в облаке защищены не меньше, чем совокупные данные MicrosoftLive или Amazon, притом, что вызывают у потенциальных похитителей значительно меньше интереса".

В итоге
Если тема облачного офиса вас заинтересовала, самым простым решением будет сделать пробное внедрение, тем более что это – бесплатно. Попробуйте оценить, насколько удобны предлагаемые инструменты для вас и вашей компании, тех задач, которые ваши сотрудники выполняют сегодня и могут выполнять завтра, оцените риски, экономию средств, преимущества. Хорошо, если вам сможет помочь в этом разбирающийся в ИТ человек. В конечном счете все такого рода решения, особенно для малого и среднего бизнеса, сугубо индивидуальны. Но в одном вы точно можете быть уверены: не пройдет и 10 лет, как ваша компания в любом случае будет использовать облачное программное обеспечение. Просто потому, что другого к тому моменту скорее всего не останется, как не осталось сегодня компьютеров с браузером NCSA Mosaic

HABИГATOP ЮBEЛИPHOЙ TOPГOBЛИ 11'2011