Розничная ювелирная торговля. Собственная инструкция против ИМФ-68н. Записки начальника КРО.

Вы – руководитель ювелирного магазина. У вас есть собственная инструкция? Статистика проверок показывает, что почти 70% проверенных организаций розничной торговли ювелирными изделиями из драгоценных металлов и драгоценных камней (неважно, юридические это лица или индивидуальные предприниматели) не имеют таких инструкций либо их инструкции не отражают специфику работы.

В соответствии с п. 1.7 Инструкции «О порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении», утвержденной приказом Минфина РФ от 29.08.2001 № 68н (ИМФ-68н), организации должны разработать и утвердить собственные инструкции, учитывающие основные положения ИМФ-68н и специфику выполняемых ими операций с драгоценными металлами и драгоценными камнями.

Случай из практики контрольно-ревизионной работы.
Проверяем ювелирный магазин. В штате: директор, главный бухгалтер, товаровед, продавцы. Собственная инструкция отсутствует.

В соответствии с ИМФ-68н учет должен быть организован следующим образом:
- ювелирные изделия поступают в магазин; товаровед принимает товар, осматривает (предпродажная подготовка), приходует в журнале складского учета (если в магазине есть склад, и не все изделия выставляются в торговом зале);
- сопроводительные документы поступают в бухгалтерию, главный бухгалтер отражает приход в бухгалтерском учете;
- товаровед по накладной на внутреннее перемещение передает ювелирные изделия в торговый зал; в бухгалтерском учете передаваемые изделия переходят из-под отчета товароведа под отчет продавцам;
- продавцы получают товар и приходуют его в журналах оперативного учета;
- в конце рабочего дня продавцы составляют отчет о продажах и передают его в бухгалтерию; одновременно производится списание товара по журналам оперативного учета;
- бухгалтерия на основании отчетов о продажах списывает изделия с бухгалтерского учета;
- бухгалтерия раз в месяц проверяет правильность ведения складского учета (у товароведа) и оперативного учета (у продавцов);
- в установленные сроки проводится инвентаризация ювелирных изделий в торговом зале (при необходимости – на складе) с записью остатков в описи по форме инв-8; бухгалтерия проводит сличение остатков с данными бухгалтерского учета, выводит отклонения (излишки или недостачи).

Из-за того, что, с одной стороны, в магазине отсутствовала собственная инструкция, а с другой стороны, ревизор не вполне разобрался в специфике работы магазина, в акте проверки были отмечены следующие нарушения ИМФ-68н:
- отсутствует собственная инструкция;
- отсутствуют документы на передачу товара от товароведа продавцам;
- отсутствуют журналы оперативного учета в торговом зале;
- не составляются отчеты о продажах;
- бухгалтерия не контролирует правильность ведения оперативного учета.

ИМФ-68н была принята в 2001 году, соответственно, готовилась еще раньше. Понятие компьютерного учета в то время практически отсутствовало.
К 2013 году (время проведения проверки) на рынке появился большой выбор программ компьютерного учета ювелирных изделий в торговле, одна из которых использовалась в проверяемом магазине.

Фактически работа проверяемого ювелирного магазина построена следующим образом:
- в магазине установлены пять компьютеров, объединенных в единую сеть: у хозяина магазина, у директора, у главного бухгалтера, у товароведа, в торговом зале у продавцов; это предполагает, что любая информация о поступлении или реализации товара, введенная товароведом или продавцом, отражается в учете и отображается на всех компьютерах;
- товаровед принимает товар, заносит информацию о каждом поступившем изделии в компьютерную программу, распечатывает штрих-код изделия и прикрепляет его к бирке (о штрих-кодах на ювелирных изделиях – в отдельной статье). Информация о товаре появляется в учете и, соответственно, на всех компьютерах сети, т.е. отпадает необходимость бухгалтеру и продавцам еще раз приходовать поступившие изделия. Сама постановка учета предполагает стирание граней между бухгалтерским, складским и оперативным учетом, учет становится единым, у продавцов отпадает необходимость ведения оперативного учета, у товароведа – складского, у бухгалтерии отпадает необходимость периодических проверок правильности ведения оперативного и складского учета;
- товаровед и продавцы объединены договором о полной коллективной материальной ответственности (о специфике договоров о материальной ответственности – в отдельной статье), т.е. находятся в одном коллективе, а значит, отпадает необходимость оформления внутренних накладных на передачу товара от товароведа продавцам;
- при реализации товара продавцы сканируют штрих-код, информация о проданном изделия заносится в программу и отражается в учете, распечатывается товарный чек для покупателя; необходимость формирования отчета о продажах продавцами отпадает, при необходимости такой отчет может быть сформирован программно на любую дату или за любой период;
- при инвентаризации комиссия сканирует штрих-коды имеющихся в наличии изделий, программа автоматически сверяет фактическое наличие с данными учета и при необходимости выводит излишки и недостачи, формирует опись по форме инв-8.

Таким образом, с учетом специфики деятельности остается только одно нарушение – отсутствие собственной инструкции, другие перечисленные в акте проверки нарушения ИМФ-68н отсутствуют.
Если бы вышеописанная специфика была приведена в инструкции магазина, у проверяющего не было бы вопросов по нарушениям ИМФ-68н.

P.S. Вы – руководитель ювелирного магазина и у вас еще нет собственной инструкции? Перечитайте статью еще раз и не говорите, что не знаете, что написать в инструкции.

Порошин Владимир Юрьевич
Руководитель направления «Учет драгоценных металлов на промышленных и ювелирных предприятиях» и ведущий консультант Консультационного центра «ИОЦ «Северная столица»
+7(812)380-68-12
http://iocenter.ru