Управлять временем. Как и какие ИТ-инструменты помогут это сделать

Одна из важнейших причин популярности информационных технологий (ИТ) в бизнесе – их способность существенно ускорять и облегчать работу отдельных сотрудников и бизнес-процессы в целом, а следовательно – предоставлять компании дополнительные конкурентные преимущества. И весьма востребованной возможностью, которую они предоставляют бизнесу, является управление рабочим временем – своим и сотрудников.

Управление и контроль

Как считают специалисты в области управления персоналом, с точки зрения контроля есть три типа наемных работников.

Первый тип – самые распространенные и наименее дорогостоящие сотрудники, которые требуют постоянного контроля со стороны руководства. Либо они сохранили в себе слишком много ребенка и не могут заставить себя ответственно и хорошо выполнять работу самостоятельно, либо чувствуют себя не на своем месте и не имеют достаточной мотивации, чтобы работать. Эти люди попадают в категорию тех, чье рабочее время руководство вполне обоснованно стремится контролировать. Простейшие устройства для такого контроля появились еще в начале века – регистраторы времени начала и окончания работы на проходной. Кто-то видел их только в кино, кто-то – успел познакомиться лично.

Второй тип работников – люди, которые могут самостоятельно работать над задачей или проектом, а затем отчитываться руководству, корректируя свои действия на основании промежуточных встреч и совещаний. Очевидно, что контролировать их рабочее время и сам процесс работы не стоит, вернее, не стоит делать это тем самым турникетным методом, о котором шла речь в первом случае. Впрочем, здесь все зависит от взаимоотношений руководства и подчиненных и инфраструктуры компании.

Третий тип сотрудников – те, кто готов самостоятельно планировать, формировать и реализовывать проекты в рамках организационной структуры компании. Контролировать их работу можно исключительно по результату. А о контроле их рабочего времени речь вообще не идет.

Не стоит забывать о том, что контроль рабочего времени может осуществляться не только по отношению к сотрудникам, но и по отношению к самому себе. Умение управлять собственным временем – очень важный навык не только для большинства сотрудников компании, но и для руководства. И в этом вопросе ИТ могут оказаться незаменимыми.

Рассмотрим различные ИТ-инструменты контроля и управления временем.

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА

Дмитрий АГАРУНОВ, генеральный директор медиакомпании Gameland:

«Есть четыре вида управления: по указаниям, по задачам и целям, по проектам, по ценностям.

В рамках первой системы начальник ставит задачу – она конкретна и понятна, подчиненному надо выполнить ее, вся ответственность в таком случае лежит на начальнике.

В рамках второй системы начальник обозначает более долгосрочную цель – например, обшить досками комнату. Предусматривается, что работник понимает, о чем речь, и не только знает, что такое доска, но и как определять, качественная ли она. Ему не надо говорить, как работать. Такая система требует от работника более высокой квалификации и ответственности.

Третий вид, проектное управление – например, отремонтировать квартиру согласно проекту – требует еще более высокой квалификации сотрудников. Они должны быть способны сами все сделать, причем адекватно и в срок. Такая система подразумевает сложный многофункциональный процесс, взаимное доверие и контроль по конечному результату целого проекта. Промежуточный контроль над выполнением отдельных задач в этом случае не нужен.

Следующий уровень управления – управление по ценностям, когда отбираются люди, разделяющие общие ценности. Они сами ставят себе задачи, цели, составляют проекты и сами же их выполняют».

Простейший вариант

Как было сказано выше, простейшие инструменты контроля рабочего времени появились около 100 лет назад и с точки зрения функциональности практически не изменились. Человек отмечается на проходной утром, когда приходит на работу, и вечером, когда уходит с работы, таким образом вы или ваш менеджер по персоналу при желании можете уточнить, сколько времени тот или иной сотрудник проводит на работе. Сегодня используются в основном турникеты со считывателями. Поставщиков на рынке более чем достаточно, можно рекомендовать такие компании, как ОМА, PERCo, BRAVO, BioLink и CrossMatch Verifier. Они поставляют как традиционное оборудование (турникеты, триподы, калитки), так и более сложное, например, биометрическое, основанное на сканере отпечатка пальца.

Каждый сотрудник имеет при себе пластиковую карту, брелок с вмонтированным микрочипом или биометрический идентификатор, содержащие информацию, распознаваемую считывателями. Дальнейшее – на усмотрение руководства. Можно оснастить считывателями все двери в офисе и установить дополнительное программное обеспечение (ПО), которое позволит вам отслеживать передвижения сотрудников в режиме реального времени, выгружать все данные в таблицы, строить графики наиболее посещаемых помещений в офисе и так далее.

Если в силу обстоятельств вашего бизнеса или рынка труда вам приходится работать с недостаточно мотивированными сотрудниками, можно установить обычный турникет на входе, и его функция будет не столько практической, сколько психологической. Зная, что время их прихода и ухода где-то, кем-то отмечается, люди подходят к этому более ответственно. Например, стараются не опаздывать.

Стоит отметить, что в целом ряде случаев установка турникетов или других эмоционально маркированных инструментов контроля рабочего времени может вызвать резко негативную реакцию у сотрудников. Речь идет в первую очередь о тех, кто не нуждается в такой или подобной негативной мотивации, чтобы тщательно выполнять свою работу. Выход простой: при приеме на работу все сотрудники должны быть информированы о тех методах, которые используются компанией для контроля рабочего времени, и подписать соответствующие бумаги. Кроме того, если вы в какой-то момент захотели установить турникетно-пропускной режим, эту меру стоит пояснить сотрудникам, подсластить пилюлю таким образом, чтобы не вызывать у них негативной оценки и снижения мотивации. Ведь ни для кого не секрет, что своевременный приход в офис еще не означает хорошей работы.   

Внимание к деталям

Существуют более сложные актуальные инструменты контроля рабочего времени, решаемые программным способом. Речь идет о специальном программном обеспечении, устанавливаемом на компьютеры сотрудников, которое позволяет отслеживать и анализировать их занятия в офисе. Телефонные переговоры, посещение сайтов, работа с программами, использование интернет-мессенджеров (icq и пр.), объем входящего и исходящего трафика – все это сводится в таблицы, диаграммы и позволяет получить исчерпывающие сведения о том, на что конкретно тратят время сотрудники на работе. Можно отметить такие программы, как Workview, LanAgent и StaffCop. На самом деле их значительно больше, а их функциональность, как правило, практически идентична, следовательно, решение о внедрении той или иной программы можно делегировать ИТ и HR.

Что ожидают получить и что получают руководители компаний, внедривших подобное ПО? Как правило, они хотят выявить сотрудников, которые мало работают, но в итоге (если хватит сил на последовательный анализ данных) они понимают, что все работники компании за редким исключением расходуют время непродуктивно, и из 8 часов, которые они проводят в офисе, немало времени уходит на личные дела и разговоры. Какой вывод можно сделать на основе данной информации?  Практически никакого, кроме того, что среднему сотруднику со средним уровнем мотивации сложно заставить себя продуктивно расходовать рабочее время на протяжении 7–8 часов. Разумеется, это связано не только с тем, что принято называть ленью или болезнью откладывания дел на потом, но и с неумением правильно распределять свое время, задачи, с недостатком мотивации и часто с неудовлетворенностью собственной работой.

Решение  (если оно вам действительно необходимо) лежит в области тайм-менеджмента и ИТ. Научите своих сотрудников более эффективно работать и использовать ИТ для эффективной работы – и многое изменится.

Что же касается такого формата контроля рабочего времени, как программный контроль, анализ телефонных переговоров и работы за компьютером, здесь стоит сказать то же самое, что и по поводу турникетов: постарайтесь подсластить пилюлю. Многих может обидеть недоверие или попытка сужения их личной зоны приватности. «В конечном счете, – скажут ваши сотрудники – мы выполняем план. Так какая разница, каким образом мы это делаем». И будут по-своему правы.

Повторимся: неэффективное расходование рабочего времени – это общее место. Очень немногие сотрудники (тем более рядовые) умеют использовать время эффективно. Компьютеры и интернет, с одной стороны, помогают им работать быстро, с другой – искушают нерабочими развлечениями. Получается, что эффективность ИТ здесь компенсирует неэффективность работы. Возможно, для какой-то компании выходом стало бы сокращение рабочего дня, но далеко не все сотрудники правильно это поймут, поэтому производительность может ощутимо снизиться.

Рабочие инструменты

Тайм-менеджмент и мотивация – вещи, которые хорошо звучат на тренингах, но плохо воплощаются в реальности внутри компании. Причина достаточно проста: структура большинства российских компаний такова, что о настоящей мотивации ее сотрудникам лучше забыть. Многие компании построены по иерархической модели, где руководство занимается микроменеджментом. Эту проблему средствами ИТ не решить. А вот в области тайм-менеджмента и организации работы современные технологии вполне могут помочь.

Определить приоритеты – одна из главных задач управления временем. Всегда важно понимать, какие дела важные, а какие – срочные. Как в матрице Эйзенхауэра: срочными и важными, срочными, но не важными, не срочными, но важными, не срочными и не важными (см. таблицу).

Таблица. Матрица Эйзенхауэра

Если человек распределяет и выполняет все задачи в соответствии с этой матрицей, неразберихи в его работе будет гораздо меньше. Однако в данной статье мы говорим не столько об идеологии, сколько об инструментах. Поскольку большинство людей сегодня работают на компьютерах, именно этот инструмент становится идеальным средством для самоорганизации, контроля личного рабочего времени и задач. Какие именно инструменты можно использовать?

1. Стикеры

Замечательное и очень простое изобретение, которое широко используется в офисах по всему миру. Правда, постепенно сдает позиции под натиском целого ряда компьютерных программ аналогичной функциональности. Например, в Windows последних версий программа Sticky Notes поставляется в базовой версии. Существует целый ряд программ, имитирующих традиционные липкие листочки для различных операционных систем и платформ. Впрочем, здесь преимущество перед бумажными стикерами не очевидно. Возможно, экономия?

2. Органайзеры

На рынке ПО для бизнеса представлено множество различных программ-органайзеров. Есть действительно качественные и удобные, а есть довольно примитивные. Однако в этом вопросе возможность выбора существенно ограничена тем набором приложений, которые уже используются в вашей компании. Совсем не обязательно приобретать новое ПО, которое позволит организовать работу сотрудников. Достаточно научиться правильно использовать уже установленное. Так, например, во многих компаниях в качестве почтовой программы используют Microsoft Outlook, однако немногие применяют возможности этой программы в области планирования и контроля рабочего времени. Например, Outlook  предлагает пользователю функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы, интегрировать информацию из социальных сетей о контактах, координировать свою работу с другими сотрудниками.

В рамках этой статьи нет смысла рассказывать подробно обо всех функциях этой конкретной программы, но можно остановиться на одной возможности: в Outlook можно планировать задачи и маркировать полученные письма в полном согласии с матрицей Эйзенхауэра. Для этого необходимо присвоить каждой задаче или письму, что часто одно и то же, свою категорию значимости и срок исполнения буквально двумя щелчками мыши.

Стоит упомянуть и хорошую альтернативу Microsoft Outlook – программу Exiland Assistant. Эта программа, разработанная российской ИТ-компанией, предлагает очень богатый функционал за сравнительно небольшую стоимость (лицензия для использования в небольших и средних компаниях обойдется в несколько раз дешевле, чем корпоративный пакет Microsoft Office). Однако интерфейс и логика использования этого ПО непривычны среднему пользователю компьютера, поэтому могут возникнуть сложности. Ведь каждый руководитель компании знает, как сложно внедрить какое-то инновационное решение или проект из-за нежелания рядовых сотрудников учиться новому, получать какие-либо навыки и тем более что-то кардинально менять в своей работе.  Пожалуй, это самый важный момент. Недостаточно сказать сотрудникам: используйте имеющиеся у вас ИТ-инструменты для лучшего планирования и организации своих задачи и рабочего времени. Недостаточно даже показать и научить. Как правило, единственным действенным инструментом становится эффективная мотивация.

Какая? Зависит от специфики деятельности и структуры компании.

3. Блокноты

Далеко не каждый сотрудник компании проводит по несколько встреч ежедневно и получает более двух сотен писем по электронной почте. Поэтому для планирования задач  бывает достаточно обычного блокнота, одного из тех, что регулярно дарят друг другу офисные сотрудники и компании.

Однако у бумажного блокнота есть как минимум три существенных недостатка по сравнению с электронным блокнотом: в нем нужно писать ручкой или карандашом, он может потеряться, он рано или поздно закончится. Электронный блокнот лишен всех этих недостатков, кроме того – в нем можно размещать не только записи, но и рисунки, изображения и любой другой цифровой контент, который может понадобиться. И, конечно, в нем проще и быстрее искать нужную информацию. А для тех, кто пользуется «умными» мобильными телефонами, электронный блокнот предлагает возможность его использования не только на компьютере (любом компьютере), но и на телефоне. Причем все внесенные данные автоматически синхронизируются, и если вы, скажем, вечером делали какие-то записки на телефоне, утром вы сможете просмотреть их на компьютере. Собственно, эта функциональность и сделала современные электронные блокноты такими популярными.

Например, программа-блокнот Evernote, созданная российскими предпринимателями и разработчиками в США, на протяжении нескольких лет демонстрирует замечательные результаты: в декабре 2011 года во всем мире ее использовал более 20 млн человек. Программа позволяет выполнять задачи, о которых было сказано в этой статье, доступна в платной и бесплатной версиях, может работать на всех платформах компьютеров и смартфонов.

Впрочем, если в вашей компании установлена корпоративная версия Microsoft Office, в ее состав наверняка входит записная книжка One Note, предлагающая ту же функциональность, что и Evernote, и точно так же позволяющая упорядочить любую информацию по проектам, задачам, времени выполнения работы и пр. Кроме того, она тесно интегрирована с Outlook и может использоваться в качестве удобного дополнения к этому органайзеру.

Разумеется, ИТ-инструментов управления временем значительно больше, и каждая компания может выбрать что-то, что подходит для решения задач ее сотрудников и руководства. Однако порядок и системный подход к распределению рабочего времени начинается, к сожалению, не в компьютере или бумажном ежедневнике, а в голове. Поэтому – подчеркнем еще раз! – очень важно грамотно мотивировать сотрудников для работы с этими инструментами контроля времени.

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА

Николай ПРЯНИШНИКОВ, президент Microsoft в России:

«Максимальная вовлеченность, умение сконцентрироваться на задаче – вопрос не столько менеджмента, сколько психологии. Сложно постоянно поддерживать в себе максимальный интерес к тому, чем ты занимаешься в данный момент. Анализ событий прошлого, прогнозирование будущего играют свою роль в жизни и бизнесе, но нельзя уделять им слишком много сил и времени. Я стараюсь никогда не забывать о том, что главный день – это сегодня, главное дело – то, которым ты занят сейчас, а главный человек – тот, кто сейчас перед тобой. Того же я требую от своих сотрудников. Кстати, поэтому у нас почти не бывает скучных совещаний. Мы редко говорим о прошлом и будущем без привязки к настоящему. Главной темой всегда становятся актуальные возможности, потребности и результаты, которые могут быть достигнуты сегодня. И это действительно интересно.

Не менее важно управлять своим настроением. Ведь когда ты сам скучный, все вокруг уже не кажется интересным. Возьмем, к примеру, проблему утра понедельника. У всех такое было: погода плохая, ты не выспался, совещание или встреча не дает ощущения движения, близости результата, ты сидишь в комнате с хмурыми, не до конца проснувшимися людьми и понимаешь, что можешь выбрать один из двух вариантов: согласиться с предлагаемыми обстоятельствами и провести ближайший час или даже день в этом контрпродуктивном настроении или немедленно встряхнуться, пошутить, посмеяться, предложить себе и другим новую точку зрения».

В заключение можно сказать, что использование ИТ-инструментов не – самоцель, как и умение работать с компьютером – не самостоятельный ценный навык. Напротив, в каждом отдельном случае важно уметь быстро и грамотно использовать именно тот инструмент, который позволит получить желаемый результат в кратчайшие сроки и с минимальными затратами. Однако время и прогресс как бы намекают: не сегодня завтра все возможные инструменты для работы станут ИТ-инструментами. Поэтому, чем быстрее вы и ваши сотрудники избавитесь от пачек визитных карточек, пухлых записных книжек и органайзеров – тем лучше для вас и вашего бизнеса. 

Автор: Андрей ГЛАЗОВ

HABИГATOP ЮBEЛИPHOЙ TOPГOBЛИ 09"2012