ЮВЕЛИР.INFO: ПРАКТИКУМ
Эффективное управление рабочим временем торгового персонала
В ювелирной розничной торговле затраты на персонал являются одной из основных расходных статей наряду с затратами на аренду. С одной стороны, наличие «лишнего» персонала в магазине — это дополнительные расходы, с другой стороны, нехватка рабочих рук в пиковые часы — это потери в продажах. О том, как же найти баланс между рабочим временем персонала и реальной потребностью в наличии продавцов для обслуживания покупателей, мы и поговорим в этой статье.
Во многих ювелирных магазинах в смену работает по два продавца. Обычная рабочая смена составляет 12 часов, например, с 10 до 22 часов. В этом случае график распределения рабочего времени по часам представляет собой прямую линию, значение которой равно 8,3% (сумма долей за 12 часов будет давать 100%):
Рисунок 1. Типовой график распределения долей рабочего времени по часам
На самом деле, продажи в магазине идут немного по другому сценарию:
Рисунок 2. Пример распределения количества чеков по часам и дням недели
Для удобства восприятия приведем данные по распределению чеков в табличной форме:
| Часы работы | Пн | Вт | Ср | Чт | Пт | Сб | Вс | Итог |
| 10 | 5% | 3% | 4% | 3% | 3% | 3% | 4% | 3,5% |
| 11 | 6% | 6% | 7% | 5% | 4% | 6% | 6% | 5,7% |
| 12 | 8% | 8% | 8% | 6% | 5% | 9% | 9% | 7,4% |
| 13 | 9% | 9% | 9% | 7% | 7% | 10% | 11% | 8,9% |
| 14 | 9% | 9% | 9% | 8% | 8% | 11% | 12% | 9,6% |
| 15 | 9% | 9% | 9% | 8% | 11% | 12% | 12% | 10,6% |
| 16 | 10% | 10% | 9% | 12% | 12% | 11% | 11% | 10,8% |
| 17 | 10% | 10% | 10% | 13% | 15% | 11% | 11% | 11,9% |
| 18 | 11% | 13% | 10% | 13% | 13% | 9% | 8% | 11,0% |
| 19 | 11% | 11% | 12% | 12% | 10% | 7% | 7% | 9,6% |
| 20 | 6% | 7% | 7% | 9% | 8% | 5% | 5% | 6,7% |
| 21 | 4% | 5% | 6% | 5% | 5% | 4% | 3% | 4,4% |
| Итог | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% | 100% |
Таблица 1. Пример распределения количества чеков по часам без учета долей продаж по дням недели
Мы видим, что в реальности за первые и последние два часа работы совершается порядка 20% продаж, при этом за восемь часов внутри рабочего дня пробивается порядка 80% чеков.
Таким образом, если мы будем выводить второго сотрудника в наш магазин только в часы с долей загрузки по чекам от 7% в день, то за неделю мы сможем сэкономить 28 часов работы из 168 часов, то есть 16% от суммы ФОТ.
В табл. 1 красным цветом выделена ячейка, которая соответствует продажам с 17 до 18 часов в пятницу. Обратите внимание, что это время является пиковым для нашего магазина, здесь с большой долей вероятности мы теряем часть клиентов. Если в магазине есть счетчик посетителей, то мы увидим, что в это время конверсия в продажи у нас будет снижаться. Это свидетельствует о потребности в дополнительном персонале в это время.
На самом деле, задача распределения рабочего времени еще более сложная, так как продажи зависят еще от дней недели:
Рисунок 3. Пример распределения количества чеков по дням недели
Суммарно по всем магазинам продажи за пятницу, субботу и воскресенье составляют 60% от продаж всей недели. Но есть такие магазины, где на эти дни приходится 50% продаж. Поэтому очень важно управление рабочим временем персонала осуществлять с учетом особенностей каждого магазина.
Распределение рабочего времени с учетом рабочих часов и дней недели приведено в следующей таблице:
| Часы работы | Пн | Вт | Ср | Чт | Пт | Сб | Вс | Итог |
| 10 | 0,5% | 0,3% | 0,4% | 0,4% | 0,6% | 0,7% | 0,6% | 3,5% |
| 11 | 0,6% | 0,6% | 0,7% | 0,6% | 0,9% | 1,3% | 1,0% | 5,7% |
| 12 | 0,8% | 0,8% | 0,8% | 0,7% | 1,1% | 1,8% | 1,4% | 7,4% |
| 13 | 1,0% | 0,9% | 0,9% | 0,9% | 1,4% | 2,1% | 1,7% | 8,9% |
| 14 | 1,0% | 0,9% | 0,9% | 1,0% | 1,6% | 2,4% | 1,9% | 9,6% |
| 15 | 1,0% | 0,9% | 0,9% | 1,0% | 2,3% | 2,6% | 1,9% | 10,6% |
| 16 | 1,1% | 1,0% | 0,9% | 1,4% | 2,4% | 2,3% | 1,7% | 10,8% |
| 17 | 1,1% | 1,0% | 1,0% | 1,6% | 3,1% | 2,4% | 1,8% | 11,9% |
| 18 | 1,2% | 1,2% | 1,0% | 1,5% | 2,8% | 1,9% | 1,2% | 11,0% |
| 19 | 1,2% | 1,1% | 1,2% | 1,5% | 2,1% | 1,6% | 1,1% | 9,6% |
| 20 | 0,7% | 0,7% | 0,7% | 1,1% | 1,6% | 1,1% | 0,9% | 6,7% |
| 21 | 0,4% | 0,5% | 0,5% | 0,6% | 1,0% | 0,9% | 0,4% | 4,4% |
| Итог | 10,5% | 10,0% | 9,9% | 12,1% | 21,0% | 21,0% | 15,6% | 100,0% |
Таблица 2. Пример распределения количества чеков по часам и дням недели
Желтой заливкой выделены часы, когда в магазине есть потребность в двух продавцах, красной заливкой выделена потребность в трех продавцах (на самом деле, есть и такие часы, где требуется четыре продавца, но такое расширение штата мы в данном примере не рассматриваем).
Если подстроить графики выхода персонала с учетом этой таблицы, то мы можем получить следующее перераспределение 168 рабочих часов по часам и дням недели:
| Часы работы | Пн | Вт | Ср | Чт | Пт | Сб | Вс | Итог |
| 10 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 7 |
| 11 | 1 | 1 | 1 | 1 | 2 | 2 | 2 | 10 |
| 12 | 1 | 1 | 1 | 1 | 2 | 3 | 3 | 12 |
| 13 | 2 | 2 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 | 17 |
| 14 | 2 | 2 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 | 17 |
| 15 | 2 | 2 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 | 17 |
| 16 | 2 | 2 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 | 17 |
| 17 | 2 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 | 3 | 17 |
| 18 | 2 | 2 | 2 | 3 | 3 | 3 | 2 | 17 |
| 19 | 2 | 2 | 2 | 2 | 3 | 3 | 2 | 17 |
| 20 | 1 | 1 | 1 | 2 | 3 | 2 | 1 | 11 |
| 21 | 1 | 1 | 1 | 1 | 2 | 2 | 1 | 9 |
| Итог | 19 | 19 | 19 | 22 | 31 | 31 | 27 | 168 |
Таблица 3. Целевое распределение рабочих часов по часам и дням недели
В последнем расчете мы не получаем экономии затрат на ФОТ, а лишь перераспределяем рабочее время продавцов согласно реальной потребности в обслуживании клиентов.
Для применения рассмотренных методов управления рабочим временем необходимо организовать учет количества часов работы персонала. Лучшим решением будет использование биометрических терминалов (сканеров отпечатков пальцев). Такой подход исключает манипуляции персоналом в фиксации отработанного времени.
Планирование рабочего времени по дням нужно начать с составления плана продаж по дням с учетом веса каждого дня недели и сезонных колебаний. В результате будет получен план рабочего времени магазинов по дням. На основании этих планов должны составляться графики выхода сотрудников на работу.
| Магазин | Пн | Вт | Ср | Чт | Пт | Сб | Вс | Итог |
| Магазин 1 | 18 | 17 | 17 | 20 | 35 | 35 | 26 | 168 |
| Магазин 2 | 19 | 16 | 24 | 21 | 33 | 31 | 24 | 168 |
| Магазин 3 | 18 | 17 | 17 | 20 | 35 | 35 | 26 | 168 |
| … | ||||||||
| Итог |
Таб.4. План рабочего времени магазинов по дням...
Читайте полную версию материала в журнале "Экспо-Ювелир" №1'2018
Материал опубликован в ЭКСПО-ЮВЕЛИР №1(108) февраль-май 2018
АВТОР ПУБЛИКАЦИИ:
Кандидат технических наук. Создатель системы управления товарными запасами «Stocks Manager PRO»
E-mail: k@100k-pro.ru
Сайт: Перейти
ДРУГИЕ ПУБЛИКАЦИИ АВТОРА