Без потерь хранение и резервное копирование электронных данных компании

Безвозвратная потеря ценной корпоративной информации, хранящейся на компьютерах, может стать настоящей бедой для бизнеса. И происходят подобные инциденты значительно чаще, чем кажется. Как можно надежно и недорого защитить электронную информацию компании от потери? Подробно об этом – в нашей статье.

Причин, по которым информация, хранящаяся на компьютере, может быть утрачена, много. Наиболее распространенные из них – вирусы, физическая порча диска, неправильная корректировка или случайное уничтожение файлов. Нельзя также исключать форс-мажорных обстоятельств, вроде пожара, наводнения, замыкания или намеренного повреждения информации или оборудования. Наверняка каждый сталкивался с подобной ситуаций или слышал от других.

Даже когда бизнес компании не связан с информацией и информационными технологиями напрямую (как, например, ювелирный бизнес), потеря данных всегда оборачивается потерей денег. Если информацию можно частично восстановить, то процесс ее поиска и восстановления потребует времени сотрудников, которое было бы потрачено на работу.

Словом, вряд ли сегодня найдется человек, сомневающийся в то, что хранение, архивирование и резервное копирование корпоративных данных – одна из приоритетных задач ИТ-специалиста в любой фирме. А если в компании нет штатного системного администратора, решить эту задачу можно довольно просто. Главное – выбрать, какое из вероятных решений в большей степени соответствует вашим потребностям. Поговорим об этих возможностях подробнее.

СПРАВКА

Технологии архивирования и резервного копирования решают проблему хранения данных, однако их цели и задачи различны. Архивирование (создание архива) необходимо для длительного хранения какой-либо информации, а резервное копирование (backup) – для восстановления информации, настроек ПО, документов в случае их утраты. Для компаний малого и среднего бизнеса это различие означает лишь одно: резервное копирование важнее. И оно должно производиться централизованно – независимо от пользователей, работающих с данными на разных компьютерах.

Основные принципы

1. Регулярность

Backup (резервное копирование) данных должен быть регулярным. Порой потеря несколько рабочих дней из-за того, что backup не сделан, – уже катастрофа. Ответить на вопрос, как часто делать резервное копирование, можно следующим образом: определите для себя: данные за какой промежуток времени вы можете потерять без особого ущерба для бизнеса. Один из часто используемых вариантов – backup данных раз в неделю по выходным.

2. Безопасность

Данные нужно сохранять на отдельный внешний носитель. Если сломался жесткий диск на компьютере, будет функционировать диск с резервной копией. Но стоит соблюдать баланс между легкостью доступа и безопасностью. Жесткий диск, стоящий рядом с компьютером, существенно повышает мотивацию использовать его регулярно. И в то же время это не самый безопасный вариант хранения важных данных. Именно поэтому различают резервное копирование и архивацию данных.

3. Проверка

Как только сделана первая резервная копия данных, необходимо проверить, можно ли восстановить эти данные. Обязательно нужно открыть несколько файлов на выбор и проверить, что они не испорчены. Желательно такую проверку повторять с определенной периодичностью (скажем, раз в год).

4. Классификация

Очень удобно, если данные распределены по категориям на основе их актуальности, частоты обновления или тематики. Это необходимо, поскольку данные разной важности требуют разного обращения. Свои документы наверняка захочется хранить более бережно. Разделив данные по частоте обновления, можно сэкономить время, занимаемое резервным копированием.

ЭТО ВАЖНО!

Резервное копирование можно выполнять вручную: кто-то из сотрудников будет регулярно производить копирование важной информации с компьютеров компании на сменные носители (CD или DVD-диски, USB-жесткий диск и т.п.). Этот способ достаточно простой, но не самый дешевый, а также не очень удобный, так как не позволяет делать резервные копии достаточно часто. Такой подход будет требовать значительных временных затрат на восстановление, которое придется проводить в ручном режиме. Нередко такой способ копирования информации может оказаться неприменимым – например, при частом обновлении информации, большом количестве компьютеров или при удалении их друг от друга на значительные расстояния. Самая главная проблема ручного копирования – человеческий фактор, так как не исключена вероятность, что очередная процедура копирования будет пропущена из-за забывчивости или занятости ответственного специалиста.

Требования к системе резервного копирования:

Надежность хранения информации обеспечивается применением так называемого отказоустойчивого оборудования систем хранения, дублированием информации и заменой утерянной копии другой в случае уничтожения одной из копий (в том числе как часть отказоустойчивости).

Простота в эксплуатации – автоматизация (по возможности минимизировать участие человека: как пользователя, так и администратора).

Быстрое внедрение – простая установка и настройка программ, быстрое обучение пользователей.
 

Простые способы

Надежность хранения информации не менее важна, чем ее резервное копирование. Например, в компаниях, где сотрудники работают на ноутбуках, которые возят с собой, нередки случаи потери ноутбука. Однако вся ценная информация в этих компаниях хранится не только на самих компьютерах сотрудников, но и на сервере, поэтому каждая такая потеря проходит практически безболезненно, а конфиденциальная корпоративная информация стирается удаленно. Такие системы довольно дороги, чтобы использовать их повсеместно, но малый и средний бизнес вполне может использовать общий принцип, положенный в их основу: хранить данные на общем файловом сервере, который автоматически делает резервные копии.

Когда вся информация хранится на компьютерах пользователей (например, в небольшом офисе на 5–10 компьютеров), для резервного копирования можно использовать два простых способа: внешний жесткий диск или удаленное (облачное) хранилище. Возможен вариант сохранения копий на лазерные диски, но у него много очевидных минусов: пользователь может забыть или просто полениться сделать копию. А при условии еженедельного копирования всей ценной информации уже через полгода могут возникнуть проблемы с перезаписью или хранением дисков. Кроме того, такие носители подвержены внешним воздействиям.

Поэтому остановимся на внешнем жестком диске и облаке.

1. Жесткий диск

В этом случае потребуется приобрести жесткий диск для каждого компьютера. Если нужно сэкономить, подойдут не слишком емкие или устаревшие модели. Можно  обойтись даже одним диском на несколько компьютеров при условии, что сотрудники будут еженедельно тратить время и копировать информацию на этот носитель. Копирование в этом случае осуществляется автоматически при помощи одной из специальных программ. Часто они поставляются вместе с внешним диском. Можно посоветовать программы Acronis True Image Home, Norton Ghost, Paragon Backup & Recovery, Genie Backup Manager, Handy Backup. Есть и другие. Главное, чтобы программа была установлена на каждом компьютере и автоматически предлагала пользователю сохранить данные по расписанию. Например, в 17.30 каждый четверг.

Главным преимуществом по сравнению с записью данных на лазерный диск – это  принцип копирования: вы можете использовать добавочное резервирование, при котором происходит копирование только тех файлов, которые были изменены с тех пор, как в последний раз выполнялось полное или добавочное копирование. Последующее добавочное резервирование добавляет только файлы, которые были изменены с момента предыдущего добавочного резервирования. Очевидное преимущество в том, что добавочное резервирование занимает меньше времени, так как копируется меньшее количество данных.

2. Облако

Другой вариант – резервное копирование данных «в облаке». Вы устанавливаете на компьютеры программное обеспечение, которое позволяет автоматически копировать информацию из определенной папки на удаленный сервер. Это удобная и практичная система. Единственным недостатком может стать стоимость этих сервисов при копировании больших объемов информации.

Возьмем для примера три популярных сервиса облачного копирования информации: WindowsLiveMesh, Dropbox, AmazonSimpleStorageService (AmazonS3). Стоит оговориться: эти службы предлагают различные возможности по резервному копированию данных в облаке. Есть и другие, которые, возможно, лучше подойдут вашей компании.

WindowsLiveMesh – бесплатный сервис для зарегистрированных пользователей службы WindowsLive (регистрация бесплатная). Он предоставляет 5 Гб пространства для копирования информации. Для многих корпоративных пользователей этого объема может оказаться достаточно, тем более что возможно увеличение этого пространства. Принцип работы предельно прост: зарегистрироваться в WindowsLive, установить на компьютер программу WindowsLiveMesh, выбрать папку (или папки), где хранится ценная информация. Все остальное происходит автоматически: программа загружается при каждой загрузке компьютера и сама синхронизирует все данные. Так что если на компьютере информация будет утрачена, ее легко можно восстановить. Единственным минусом помимо ограниченного объема хранимой информации – программа работает только на Windows 7 и WindowsVista. Если на компьютерах вашей компании стоит другая операционная система, придется выбрать иное.

Dropbox – система, аналогичная WindowsLiveMesh. Однако в ней бесплатно можно получить лишь 2 Гб пространства – за его увеличение придется платить 10 долларов в месяц за 50 Гб. Впрочем, это не слишком большая сумма за гарантированную сохранность ценных данных. Тем более что не всем сотрудникам потребуется дополнительное пространство. В остальном все просто: устанавливаете программу, выбираете синхронизируемые папки и можете не бояться утраты информации.

AmazonS3 – более профессиональное платное решение, которое используется, в частности, для резервного копирования серверов. Однако именно она идеально подойдет той компании, которая примет решение об использовании NAS в своей ИТ-инфраструктуре.

Сетевое хранилище: NAS

NAS (NetworkAttachedStorage) – сетевая система хранения данных, сетевое хранилище. Этот вариант особенно удобен благодаря простой настройке, небольшой стоимости и целому ряду дополнительных опций, повышающих надежность хранения информации. Он отвечает основному требованию: хранение и резервное копирование информации должно осуществляться с минимальным участием человеческого фактора. Вы можете нанять сотрудника, который не слишком разбирается в компьютерах, но ваша ИТ-инфраструктура должна быть построена так, чтобы по его вине ничего не сломалось. В этом отношении NAS (и любой файл-сервер, используемый для хранения и резервного копирования информации) – идеальная система.

Сфера применения NAS в малом бизнесе давно вышла за рамки файловых сервисов: NAS-системы могут выполнять функции принт-сервера (если через USB-порт системы подключить к ней принтер) и сервера резервного копирования компьютеров локальной сети, обслуживать небольшой Web-сайт или FTP-сайт, организовать защищенный доступ извне для клиентов и партнеров, а также работающих вне офиса сотрудников к электронным документам компании, вести запись с камер видеонаблюдения.

Для малого бизнеса сегодня предлагаются разнообразные модели NAS, при этом NAS начального уровня отличаются от классических систем хранения упрощенными процедурами настройки и обслуживания. По этому показателю в выгодном положении оказываются такие производители, как Qnap и Synology, которые пришли в сектор NAS начального уровня из сектора NAS для потребительского рынка и потому в их продуктах применяется простой, обкатанный на домашних пользователях интерфейс управления.

Однако по сравнению с NAS для домашних пользователей у рассматриваемых продуктов, где хранится важная для бизнеса информация, более мощные функции защиты данных от аппаратных сбоев, часть из которых несколько лет назад применялась только в среднем и старшем сегменте систем хранения. Наконец, эти системы поддерживают и удаленную репликацию данных, позволяющую сохранить данные на резервной NAS даже в случае физического уничтожения основной NAS. В этих системах можно применять различные средства контроля доступа отдельных пользователей и групп пользователей к файлам и папкам.

Но главное преимущество современных NAS для малого бизнеса заключается, конечно, в возможности резервного копирования всей информации в облачное хранилище. Таким образом, вся информация будет действительно надежно защищена.

В качестве хорошего решения для малого и среднего бизнеса – LaCieCloudBox. Это простой сетевой накопитель (NAS), предназначенный, скорее, для персонального использования. Он построен на 2,5-дюймовом диске, выполнен в виде черного ящика и не предполагает ни штатной разборки, ни замены диска. Емкость последнего составляет всего 100 ГБ – по нынешним меркам более чем скромно, но это компенсируется возможностью автоматического копирования содержащейся на нем информации в облачное хранилище. Впрочем, это один из вариантов. Достаточно зайти в Яндекс Маркет и набрать в поиске NAS, чтобы получить множество вариантов для удовлетворения потребностей малого и среднего бизнеса в хранении и резервном копировании данных, в том числе и в облаке.

Итак, подведем некоторые итоги

1. Существуют сравнительно дешевые и простые способы резервного копирования данных, требующие участия всех сотрудников, работающих за компьютером. Однако эти способы недостаточно надежны, а кроме того отнимают рабочее время.

2. Есть более сложные и также бесплатные способы (копирование данных в облако с бесплатной регистрацией), но у них есть ряд ограничений, в том числе и по объему хранимой информации.

3. И, наконец, есть оптимальный способ: приобретение NAS для малого и среднего бизнеса и виртуального жесткого диска в одном из онлайн-сервисов резервного копирования и хранения информации – такая связка на сегодняшний день оптимальна и гарантирует сохранность информации даже в случае стихийных бедствий, пожаров и наводнений.

Выбирать вам. Главное – не оставлять эту проблему без внимания, поскольку иначе вы рискуете одним из самых ценных активов любого бизнеса – информацией.

Автор: Андрей ГЛАЗОВ

HABИГATOP ЮBEЛИPHOЙ TOPГOBЛИ