Как ювелиру правильно оформить правила внутреннего контроля по ПОД/ФТ/ФРОМУ

Организации и предприниматели ювелирного сектора, разработавшие правила внутреннего контроля, нередко задают одни и те же типовые вопросы по техническому оформлению этого важнейшего документа. Для сегодняшней статьи мы обобщили наиболее популярные из них и дали свои рекомендации.

Нужно ли распечатывать правила внутреннего контроля?

Правила внутреннего контроля по ПОД/ФТ/ФРОМУ — документ, который обязательно должен быть распечатан на бумаге. Постановление правительства №667 от 30.06.2012 г. устанавливает, что правила внутреннего контроля являются документом, который оформлен на бумажном носителе. Несоблюдение этого требования карается штрафом от 50 000 до 100 000 рублей.

Возможна ли двухсторонняя печать правил внутреннего контроля на бумаге?

Вопрос двухсторонней печати ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ законодательно не урегулирован. Организации вправе сделать так, как удобнее им. Однако при печати разработанных нами ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ мы не экономим бумагу и печатаем документ с одной стороны листа.

У нас большая сеть ювелирных магазинов. Нужно ли хранить распечатанные правила внутреннего контроля в каждом ювелирном магазине, филиале, обособленном подразделении?

Нормативных требований об обязательности хранения распечатанных правил внутреннего контроля в каждом ювелирном магазине, филиале или обособленном подразделении не существует. Правила по ПОД/ФТ/ФРОМУ достаточно хранить только в головном офисе. Хотя мы и встречали на практике ничем не обоснованные требования проверяющих о необходимости наличия бумажного экземпляра правил в каждом подразделении, но в административные протоколы подобные требования так и не попадали. Среди ювелиров есть организации, имеющие десятки магазинов и подразделений по стране: обеспечить каждое подразделение бумажной версией ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ им практически невозможно.

Нужно ли прошивать правила внутреннего контроля и делать на месте сшивки заверительную надпись?

В настоящее время требований о сшивке правил внутреннего контроля и заверении количества листов в них не существует. Однако мы рекомендуем ювелирам после распечатывания ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ придерживаться следующего. Каждый экземпляр правил должен быть прошит и пронумерован. На оборотной стороне последнего листа правил делается надпись о количестве листов (цифрами и прописью), включая приложения к правилам, которая подтверждается подписью специального должностного лица, ответственного за соблюдение правил, с расшифровкой подписи и указанием должности специального должностного лица, а также даты проставления подписи. Подпись специального должностного лица должна быть заверена печатью организации.

Аналогичные требования ранее были закреплены нормативно в Приказе Росфинмониторинга от 23.05.2008 №130 (в настоящее время не действует). Поскольку оформлением правил внутреннего контроля мы занимаемся с давних пор, мы еще с 2000-х гг. привыкли именно так и оформлять этот документ.

Есть ли требования к оформлению титульного листа правил внутреннего контроля?

Мы рекомендуем организациям и предпринимателям ювелирного сектора после распечатывания ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ придерживаться следующего правила: титульный лист правил должен содержать полное наименование организации / предпринимателя, наименование должности, фамилию, имя, отчество руководителя организации / предпринимателя, утвердившего правила, его подпись, оттиск печати организации и дату утверждения правил.

Можно ли ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ утвердить по доверенности или заместителю руководителя?

Правила внутреннего контроля утверждаются только руководителем. Это нормативное требование. Его несоблюдение — весьма распространенное нарушение, приводящее к штрафу вплоть до 100 000 рублей.

Нужно ли загружать правила внутреннего контроля в личный кабинет на сайте Росфинмониторинга?

Ювелиры должны делать загрузку ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ в личный кабинет на сайте Росфинмониторинга после утверждения их каждой новой редакции. Делается это в рамках процедур добровольного сотрудничества с Росфинмониторингом.

В каком формате загружать правила внутреннего контроля в Личный кабинет на сайте Росфинмониторинга?

Загрузить ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ в личный кабинет можно в формате doc, docx или pdf. При этом сканировать титульный лист ПВК с печатью организации и подписью руководителя, загружать его отдельным файлом совсем не обязательно. И уже тем более можно не сканировать правила внутреннего контроля целиком. Многочисленные знакомые нам ювелиры загружают правила в личный кабинет в основном в формате doc или docx без всяких подписей и печатей.

Мы утвердили, распечатали и заверили новую редакцию правил внутреннего контроля. Можно ли выбросить старую версию этого документа?

ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ мы рекомендуем хранить постоянно и ни в коем случае не утилизировать их старые редакции. Мы регулярно сталкиваемся с запросами о предоставлении на проверку целой истории правил за последний год или за последние несколько лет. Отсутствие ПВК за какой-то период времени даст основания проверяющему полагать, что их в тот период не было совсем.

Материал опубликован в ЭКСПО-ЮВЕЛИР №4(115) ноябрь 2019 - январь 2020