ERP-системы. Мечты и реальность.

Мечта многих руководителей заключается в том, чтобы ставить цели, задавать направления работы и – при необходимости – корректировать деятельность компании. Может ли ERP-система (Enterprise Resource Planning System – система планирования ресурсов предприятия) стать волшебной палочкой? Поможет ли она таким руководителям? О том, кому и когда рекомендовано ERP, а также о достоинствах и недостатках этих систем – читайте в сегодняшней статье.

Размытое понятие

Первым делом необходимо рассказать о том, что означает термин ERP-система (Enterprise Resource Planning System - система планирования ресурсов предприятия). Казалось бы, эта аббревиатура у всех на слуху, и ее значение абсолютно ясно для управленцев. Однако на самом деле все не так радужно и оптимистично... Как показывает даже небольшой анализ публикаций на эту тему, термином ERP называют и «тяжелые» проекты по автоматизации и оптимизации управления на крупных, градообразующих предприятиях и «легкие», можно сказать коробочные, решения для оптимизации финансового учета в небольших компаниях малого и среднего бизнеса. Где же истина?

Истина,  как мы  выяснили  в разговоре с Андреем Краснопольским, генеральным директором консультационной группы АТК, в том, что «в последнее время понятие ERP весьма успешно размывается, вбирая в себя все новые классы и типы информационных систем». А другой эксперт - Александр Попов, директор по продажам компании AVA ERP, рассказывает: «Сам по себе термин предполагает в первую очередь именно планирование. Хотя реалии явно это предположение скорректировали. Сейчас, когда говорят ERP-система, подразумевают не только и даже не столько планирование, сколько учет, анализ и инструменты для принятия решений. Поэтому все чаще начинают использовать выражение не ERP-система, а корпоративная информационная система (КИС) или система управления предприятием».

Действительно, именно так лучше называть подобные продукты, потому что планирование в таких системах становится не единственной задачей, а одной из многих. Поэтому Андрей Краснопольский для простоты предлагает различать чисто финансовую учетную систему и комплексную систему автоматизации бизнеса, то есть собственно ERP: «Существование компании без финансовой учетной системы сейчас трудно себе представить, другое дело -полноценная ERP-система, когда компаниям действительно приходится решаться на внедрение».

Объединяет их общий принцип, лежащий в основе всех ERP-систем: создание единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого количества сотрудников. В то же время классические ERP-системы в отличие от так называемого коробочного ПО требуют длительной настройки и оптимизации всех бизнес-процессов компании, что называется «с ног до головы», а также участия поставщика или консультанта на протя жении всего проекта по внедрению. Впрочем рынок сам скорректировал предложение - сегодня все более востребованными становятся именно коробочные ERP, доступные по цене и гибкие в плане конфигурации. Именно они ориентированы на малый и средний бизнес, деятельность которого перешагнула этап планирования на салфетке и бизнес-учета в Excel.

Показания и противопоказания

Кому же рекомендовано внедрение таких систем? Если вы в одиночку или с партнерами лично контролируете весь бизнес, если в вашей голове умещаются все поставщики, покупатели и сотрудники, а также заказы, заявления, приказы, суммы долга и пр., то и ERP вам вряд ли нужна. «В принципе сложность используемой в компании системы отражает сложность самого бизнеса, - считает Андрей Краснопольский. - Так, например, владелец небольшого ювелирного магазина может обойтись чисто финансовой системой. В данном случае задачи по планированию ассортимента, ценообразованию и т.п. вполне могут уместиться в голове одного человека».

Но при определенном масштабе бизнеса возникает ситуация, когда и вы, и ваш персонал вынуждены тратить значительное время на составление всевозможных бумажек и проведение бесконечных совещаний по незначительным вопросам. Одним словом, компания превратилась в сложную систему, и вы уже не в состоянии управлять ею так, как раньше. По мнению Александра Попова, к такому переломному моменту можно отнести то, что численность компании стала больше 10-15 человек. В этот момент необходимо подумать о покупке ERP. Другим критерием может быть количество транзакций, совершаемых в день. «Есть мнение, что ERP стоит внедрять, когда количество транзакций достигает 100 тысяч в день, но, на мой взгляд, для ювелирного бизнеса такой показатель сильно завышен», - считает Андрей Краснопольский.

По мнению Андрея Краснопольского, ERP стоит обязательно внедрять в двух случаях:

1.  При расширении бизнеса. С ростом компании задачи планирования усложняются, что подталкивает руководителей к использованию специализированных инструментов. «Какой бренд развивать, а от какого бренда отказаться?», «С какими поставщиками работать?», «На какие группы клиентов ориентировать продажи?» – в рамках сети одна голова уже не может достоверно, на основании фактов ответить на все эти и многие другие вопросы, критичные для успешного развития бизнеса.

2.  При необходимости зафиксировать знания в компании. Если основной управленец – не владелец, а наемное лицо, то в случае ухода из компании он может унести в своей голове важные для компании знания. В этом случае внедрение ERP может играть в том числе роль своеобразной резервной копии, надежного «бэкапа» развития бизнеса.

Это важно: не питайте иллюзий, что, внедрив ERP, вы разом решите все проблемы, связанные с управлением бизнесом. Умное железо само по себе принимает решения только в голливудских блокбастерах. Внедрение системы управления требует осмысленности, и прежде всего от руководства компании. Если владельцы не понимают, зачем она нужна, то после внедрения ERP, кроме разочарования и потери денег, фирму ничего не ждет. Отсюда вывод: ERP-система нужна только тем, кто умеет с ней обращаться.

Бочка меда…

Что же получает компания от внедрения ERP-системы? Если говорить коротко, то после внедрении ERP улучшаются коммуникации в компании, что неизбежно приводит к сокращению количества ошибок и уменьшению временных затрат на выполнение рутинных операций.

Подробнее о преимуществах ERP рассказывает Александр Попов:

1. прозрачность бизнеса

Должна быть создана корпоративная система, в которой информация принадлежит компании, а не сотрудникам. Один знакомый рассказал мне, как в некой транспортной фирме топ-менеджер, увольняясь, поставил руководству ультиматум: или ему выплачивают 10 000 евро отступных, или он «случайно потеряет» свой ноутбук, на котором у него вся важнейшая корпоративная информация: клиенты, контакты, договоры, заказы на следующий год.

При наличии в компании ERP-системы такая ситуация вряд ли возможна, потому что информация принадлежит не сотрудникам, а именно компании, и находится не на рабочих компьютерах, а на центральном сервере, и все данные надежно защищены от посягательств со стороны. Отсюда главное достоинство ERP: эта система позволяет убрать риски в деятельности компании и защитить ее от личностного фактора.

2. автоматизация ручного труда

Когда все документы оформляются при помощи подручных средств, таких как Word, например, ошибки просто неизбежны. То присылают договор, где указана одна компания, а в реквизитах другая, то реквизиты неправильные, то в акте не написано, за какой он месяц. И так каждый раз. При этом на оформление документа уходит в десять раз больше времени, потому что его несколько раз переделывают, тратят время на разговоры и переписку. Неудивительно, что клиенты теряют лояльность! Или другая ситуация, сплошь и рядом встречающаяся в бизнесе: сотрудник целую неделю занимался составлением отчета для руководителя в Excel. Но отчет не сошелся, и пресловутую ошибку искали три недели! После такого обычно решаются на автоматизацию. Использование ERP-систем значительно снижает количество ошибок и позволяет в разы увеличить производительность труда.

3. снижение объемов работы

Объем работы снижается, потому что не надо многократно вводить одну и ту же информацию в компьютер. Ведь как обычно бывает: чтобы оформить договор, реквизиты контрагента необходимо занести в одно место; чтобы оформить счет – в другое, а чтобы оформить акт и счет-фактуру, бухгалтер делает это уже в третий раз. А потом – оформляют платеж, заносят данные в четвертый раз.

Использование ERP позволяет вводить необходимую информацию единожды и только в том подразделении, которое является ее источником. После чего данными могут пользоваться все, у кого есть соответствующие полномочия. За счет этого достигается согласованная работа различных отделов и существенно снижаются ошибки, связанные с переносом информации из одного приложения в другое, так как все подразделения работают с единой системой.

4. оптимизация и планирование запасов

ERP позволяет оптимизировать и складские запасы. Одна из существенных проблем дистрибьюторов и производственников состоит в том, что огромные финансовые средства там простаивают. Поэтому важно иметь на складах такой запас материалов и продукции, который, с одной стороны, вовремя удовлетворяет потребности заказчиков, а с другой – не позволяет складам затовариваться. Для этого в системе есть алгоритм определения потребности в материалах и продукции. В зависимости от ряда факторов, таких, например, как минимальное и максимальное количество на складе, время доставки и кратность заказа от поставщика, габариты,   статистика   продаж,   коэффициент сезонности и тому подобных, система автоматически предлагает в любой момент времени оформить дозакупку или допроизводство того или иного материала или продукции. По статистике, такой подход к оптимизации складских запасов дает как минимум 5–10-процентное их сокращение.

5. анализ данных в режиме онлайн

За счет оперативного отражения результатов деятельности руководитель получает возможность в режиме реального времени осуществлять анализ планов и результатов. Это особенно важно для принятия решений в условиях динамично меняющейся среды и роста бизнеса. При этом значительно экономится время на поиск нужной информации, поскольку вся она находится в одном месте. Таким образом, руководитель имеет в своих руках не только инструмент управления компанией, но и средство для принятия решений, для хранения корпоративных документов и истории бизнес-процессов, а также способ поиска ответов на бизнес-вопросы.

…и ложка дегтя!

Однако ERP – не идеальны. И дело не в стоимости и больших сроках внедрения. Ведь сегодня, по признанию наших экспертов, существует множество облегченных версий, доступных по цене и внедряемых за полгода-год. Рассмотрим основные недостатки внедрения ERP-систем.

1. Финансовые

Для определения конечной стоимости системы необходимо учитывать не только цену лицензий, но и затраты, связанные с внедрением и дальнейшим обслуживанием, поддержкой и обновлением системы. «Стоимость внедрения ERP-системы складывается из следующих компонентов: оборудование, программное обеспечение, поддержка, стоимость работ по внедрению, – рассказывает Андрей Краснопольский. – Сэкономить можно главным образом на работах по внедрению.

Методологически проект внедрения включает в себя следующие стадии:

•   анализ бизнес-процессов компании-клиента;
•   прототипирование системы;
•   развертывание системы;
•   тестирование системы;
•   промышленная эксплуатация.

Можно сэкономить на этапе анализа бизнес-процессов: их описания могут быть уже созданы в вашей компании или же процессы могут описать ваши сотрудники, а не внешние консультанты».

Из неожиданных расходов при внедрении ERP компании могут столкнуться с затратами на обучение персонала. В некоторых случаях эти расходы весьма существенны и неизбежны, поскольку сотрудникам предстоит освоить новый комплекс процессов, а не просто другой интерфейс программы. Оплата услуг консультантов – также серьезная статья расходов, но здесь вопрос регулируется юридически-внимательным отношением к договорной стороне проекта.

2. временные

Срок внедрения ERP может варьироваться, в среднем он занимает от 6–8 месяцев до 1–3 и даже более лет. Долгое и сложное внедрение системы обусловлено, как правило, необходимостью серьезного пересмотра работы компании и интеграцией ERP с существующими приложениями. Другие факторы, определяющие сроки, сопряжены со сложностью бизнес-процессов предприятия: это и объем задач, и количество внедряемых модулей и подсистем, и число автоматизируемых рабочих мест. Однако не стоит заранее расстраиваться из-за длительности процесса, поскольку внедрение ERP происходит поэтапно, и результаты работы системы будут видны после проведения каждого из них.

3. организационные

Если финансовые проблемы для компании успешно решены, то в дальнейшем необходимо подготовиться к глобальному реформированию на всех уровнях. В первую очередь оперативного вмешательства потребует стратегия и бизнес-процессы, а это титаническая работа, которая неподготовленного и не настроенного на изменения менеджера вгонит в продолжительный сплин. Однако систему невозможно внедрить на предприятии, где все это не отлажено. Любому внедрению ERP-системы предшествует этап описания бизнес-процессов, чаще всего сопряженный с последующим этапом их оптимизации. Если эту стадию пропустить, компания рискует потерять огромные деньги в случае неудачной или затянувшейся установки системы.

4. руководящие

Если руководитель компании не готов лично возглавить внедрение ERP, для него проект превращается в один большой и жирный минус. «Общая проблема для всех компаний – неверное отношение к проекту со стороны руководителя, – рассказывает Александр Попов. – По моему опыту, самыми успешными проектами были те, где глава фирмы не только лично руководил проектом внедрения, но и являлся активным пользователем ERP-системы. Причем он не просто формально руководил, а действительно углублялся в реальные проблемы внедрения и принимал самое активное участие в их решении. И данные о деятельности компании получал не на основе отчетов, которые ему на бумаге приносили ответственные лица, а из системы».

«Серьезное отношение владельцев и руководства к проекту внедрения – один из факторов успеха, – соглашается с коллегой Андрей Краснопольский. – Я знаю много примеров, когда ERP-систему купили, решили внедрять своими силами, проект затянулся и в итоге был заброшен совсем. Небрежное отношение хороших результатов не дает. Важно, чтобы руководство понимало реальные задачи внедрения и содействовало проекту. Например, при внедрении ERP вашим сотрудником придется выполнять не только текущие рабочие задачи, но и посвящать время проекту. Подготовьте их к увеличению нагрузки. Кроме того, позитивное, нацеленное на результат внедрения отношение менеджмента и сотрудников компании поможет сократить стоимость и сроки проекта. Ни в коем случае не допускайте конфронтации между сотрудниками и «внедренцами»: разделение на «мы» и «они» в 80% случаев приводит к гибели ERP-проекта».

5. проблема совместимости

Этот вопрос возникает на повестке дня практически во всех компаниях, внедряющих ERP. В компаниях, намеренных внедрять эти системы, как правило, уже работают программные комплексы по снабжению, планированию производства, штриховому кодированию и т.п. Если для обеспечения совместимости с этими программами требуется дополнительная настройка ERP-системы, неизбежен резкий рост расходов на интеграцию, испытания и обслуживание программного обеспечения. Этот минус нужно иметь в виду, планируя бюджет на внедрение.

И в заключение хочется отметить: по свидетельству специалистов, в мировой практике успешность внедрения ERP-системы оценивается по трем основным показателям – достижение целей внедрения, сроки и бюджет внедрения. В случае существенных отклонений по какому-либо показателю внедрение ERP-системы может считаться не совсем удачным или даже провальным. Однако нельзя забывать, что внедрение ERP приводит к серьезным изменениям во всей структуре управления компанией. Поэтому оценивать эффективность внедрения ERP нужно с учетом изменения эффективности работы компании в целом. А это процесс, отложенный во времени.

Рассказывает Андрей Краснопольский: «Результаты должны проявиться максимально быстро после окончания внедрения. Первые позитивные изменения будет достаточно сложно перевести в цифры, но руководители быстро почувствуют разницу в управляемости компанией и возможностях контроля процессов. Есть и изменения, которые проявляются не сразу, - например, повышение эффективности ювелирного производства приводит к повышению качества работ и продукции, возможности снизить цены на уровне конкурентов или организовать специальные бонусные программы, что, в свою очередь, сказывается на лояльности клиентов, усиливает позиции предприятия на рынке».

Итак, после установки ERP-системы не ждите быстрого и чудесного преображения компании. Как уже отмечалось, эффект от ее внедрения -вопрос времени. Главный положительный результат на первой стадии работы ERP-системы заключается в том, что система сама заставит вас отладить и усовершенствовать все бизнес-процессы. А этого уже немало!