Обучение сотрудников: какие знания в области ИТ необходимы?

Что должен уметь сотрудник, работая с компьютером? Писать, читать, считать, коммуницировать, раскладывать пасьянс, включать утром и выключать вечером? Достаточно ли просто знать, как работает та или иная программа или сервис? Возможно, новое тысячелетние выдвигает новые требования ИТ-грамотности и меняет наше представление о природе профессионализма и информированности?

«Компьютерная индустрия развивается прямым и предсказуемым образом, поскольку ею руководят люди, думающие только о выгоде: быстродействие ПК будет непрерывно увеличиваться, емкость памяти – расти, периферийные устройства станут все более совершенными, и все это обострит конкуренцию на рынке. Но мне кажется, что для рядового пользователя вполне достаточно вычислительной мощности Apple II или C-64 от Commodore. Более важным является исследование вопроса о том, как ПО взаимодействует с человеком и его сознанием, и разработка таких средств и программ, которые делали бы компьютер «продолжением» человека».

Стив Возняк, соучредитель Apple

Классическая триада педагогики – умения, знания, навыки – сегодня подвергается переосмыслению. И все из-за повсеместного проникновения ИТ (информационных технологий) и интернета. Казалось бы почему? Ведь интернет – всего лишь инструмент для работы, развлечений, поиска информации (причем не всегда достоверной). Увы, такое представление свидетельствует о том, что вам необходимы курсы информационной грамотности. На самом деле интернет уже давно стал глобальной библиотекой и системой обмена данными и профессионального консультирования по большинству  вопросов, включая узкоспециальные. И от того, насколько эффективно вы и ваши сотрудники умеете пользоваться этой возможностью, в итоге будет зависеть эффективность вашего бизнеса. Впрочем, классические знания о функционале и особенностях интерфейса тех или иных программ, используемых в офисе и в рамках той или иной профессии, тоже пока никто не отменял.  С них и начнем.

Не учите сотрудников пользоваться Excel или «1С: Бухгалтерия». Учите их пользоваться компьютером – всему остальному они смогут научиться сами.

В рамках профессии

Много лет назад, в 1988 году (мы писали об этом в предыдущей статье), компания Microsoft разработала программу, предназначенную для того, чтобы писать тексты на компьютере. С тех пор умение работать с Microsoft Office – одно из условий приема на работу даже в самый захудалый офис. Впрочем, программа с тех пор серьезно изменилась и не без оснований называется пакетом офисных приложений. Актуальная версия Office 2010 таит в себе огромное количество возможностей, которые, к сожалению, совершенно не востребованы средним и малым бизнесом. Во всяком случае, пока. Поэтому стандартом использования офисных программ де-факто в России (и многих других, кстати, странах) пока остается старая версия – Office 2003. Причем и в ней используются фактически три-четыре программы: Word (пишем), Excel (составляем таблицы, реже – производим вычисления по заданным формулам), Power Point (просматриваем, реже – создаем презентации). Еще в некоторых компаниях используют Outlook, но, как правило, только для работы с почтой. И это лучший сценарий, ведь до сих пор менеджеры по персоналу получают резюме, в которых умение работать с Microsoft Office указывается в качестве отдельного ценного навыка, в то время как по сути это такое же обязательное умение, как…  чистить обувь или завязывать галстук.

Но перейдем к профессиям и ПО. Начнем с простого (если вам покажется, что это – слишком просто, не читайте следующую главку и сразу переходите к обучению и информационной грамотности).

СПРАВКА

НАИБОЛЕЕ ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ КОМПЬЮТЕРНЫЕ СОКРАЩЕНИЯ С КЛАВИШЕЙ Ctrl:

Ctrl-A – выбрать все; в проводнике выбирает все папки в документе, в текстовом редакторе весь текст в документе.

Ctrl-Alt-Delete – показать окно выбора пользователя, если ни один в системе не зарегистрирован; в противном случае запускает окно Windows Security, предоставляющее доступ к диспетчеру задач и выключению компьютера, а также к смене пользователя, позволяет изменить пароль или заблокировать доступ к компьютеру. Используйте Ctrl-Alt-Delete для доступа к диспетчеру задач, когда ваш компьютер, или проводник, зависли.

Ctrl-клик – используется для выделения множества непоследовательных элементов в проводнике.

Ctrl-тянуть – копирование файла.

Ctrl-End – переход к концу файла (работает в большинстве приложений).

Ctrl-Home – переход к началу документа (работает в большинстве программ).

Ctrl-Пробел – выделить или снять выделение нескольких непоследовательных элементов.

Ctrl-C – копировать выделенный файл или кусок текста в буфер. Также позволяет прервать работу некоторых консольных команд.

Ctrl-F – открыть окно поиска.

Ctrl-V – вставить содержимое буфера.

Ctrl-X – вырезать выделенный файл или кусок текста в буфер.

Ctrl-Z – откат; например, удаляет только что введенный текст или последнюю файловую операцию в проводнике.

Еще один простой пример – клавиатурные сокращение  Ctrl-C и  Ctrl-V, а также быстрый поиск файлов и папок в Windows Vista и Windows 7. Это те мелочи, которые действительно могут изменить работу в офисе и, кроме того, свидетельствуют о понимании принципов работы компьютера и тех принципов, которые закладывались создателями программ и интерфейсов. Они ведь на самом деле хотели сделать так, чтобы работать было удобнее, а не наоборот.

В России слово «менеджер» вышло очень далеко за рамки своего изначального словоупотребления. Его значение трактуется настолько широко, что некоторые офисные специалисты могут даже обидеться, когда их вдруг назовут словом на букву «м». Менеджер – это любой офисный работник, даже если он не управляет людьми или процессами, он все равно менеджер. В этом значении мы и будем его использовать: менеджер – человек, основными орудиями труда которого является компьютер и телефон.

Для менеджера в офисе важно уметь работать с  Microsoft Office, о котором было сказано выше. И это все. Больше ничего от него, как правило, не требуется. Возможно, какие-то собственные программы для учета информации, базы данных или программы организации коллективной работы, которые используются именно в вашей компании.

Учить сотрудников работать с Microsoft Office сегодня довольно странно и лучше просто не брать на работу человека, который этого не умеет, однако в разных городах и сферах бизнеса рынок труда устроен по-разному. Теоретически возможна ситуация, когда прекрасный специалист, который действительно нужен компании, по каким-то причинам (возраст, опыт работы в очень консервативной госструктуре и пр.) не имеет базовых навыков работы с компьютером. В таком случае его, конечно, имеет смысл обучить. Однако про обучение мы поговорим ниже.

Бухгалтер обязан уметь работать с Microsoft Office, а также с той программой или пакетом программ, при помощи которых в вашей компании ведется бухгалтерский учет. Как правило, это «1С: Бухгалтерия», но встречаются и значительно более оригинальные варианты.

Сотрудникам торговых компаний, торговым представителям, сотрудникам магазинов, товароведам важно уметь работать с Microsoft Office (с этим пакетом должен уметь работать каждый), а также со специальным ПО, предназначенным для централизованного учета товаров, складских остатков, оценки продаваемости того или иного товара, возможно – построения графиков. Как правило, все это различное ПО для работы с базами данных. Таких программ достаточно много. Часть из них входит в состав «1С: Предприятие», часть разработана зарубежными компаниями, а некоторые компании пользуются самописным ПО или собственными дополнениями к Microsoft Excel.

Секретари, сотрудники отдела кадров, отдела продаж также пользуются базами данных, которые могут предоставлять большие или меньшие аналитические возможности в зависимости от потребностей компании. Как правило, все они построены с использованием ряда таблиц, позволяют экспорт и импорт информации из  Microsoft Excel, а также содержат несколько заданных критериев выборки и оценки.

Юрист и финансовый директор, вероятно, работают также с программой «Консультант плюс». Хотите проверить степень их профессиональной мобильности и  навыки поиска информации – спросите, что они знают о веб-сервисе pravo.ru.

Компьютер – это инструмент, а значит, умение работать с ним само по себе не является профессиональным навыком. Однако если ваши сотрудники думают иначе, значит, им не повредит курс ИТ-обучения.

Согласитесь, на первый взгляд все просто и очевидно. Вы нанимаете человека, который уже обладает знаниями в своей профессии и умеет пользоваться компьютером в рамках названных программ и выполняемых ими задач. Этого вполне достаточно для работы.

А теперь попробуйте спросить любого из своих сотрудников, знает ли он, как быстро найти информацию на странице в любом приложении? Иными словами, знает ли он о существовании клавиатурного сокращения  Ctrl+F? А теперь представьте себе, сколько ценного времени многие люди тратят просто на то, чтобы найти нужную им информацию на странице или в документе?

И это действительно важно, поскольку среди всех вышеупомянутых программ намеренно не было сказано об интернет-браузере – главной программе любого компьютера в XXI веке. Ни один сотрудник ни одного офиса не сможет работать эффективно, если он не умеет использовать интернет. А для эффективного использования интернета уже недостаточно просто выучить список пунктов меню или последовательность действий, необходимых для того, чтобы сформировать и распечатать накладную или отправить презентацию в pdf потенциальному заказчику. Умение работать с информацией – ключевой навык любого компетентного сотрудника.

Помните: даже если сотрудник умеет менять шрифт в Microsoft Word и задавать значения ячеек в Microsoft Office, это еще не значит, что он умеет работать на компьютере и является информационно-грамотным. И, вполне вероятно, обучать такого сотрудника стоит не сложным, а наоборот, простым вещам, которые позволят ему выполнять рутинные и повседневные действия быстрее и эффективнее.

Дэн Рассел в компании Google занимает должность поискового антрополога и проводит различные исследования, как люди используют поисковые сайты. Некоторые результаты этих исследований кажутся просто невероятными. Например, по словам Рассела, 90% людей не умеют использовать Ctrl+F (Cmd+F) при поиске информации на странице: «Это проверено на выборке в несколько тысяч человек. Я лично проводил эти исследования и могу рассказать, как часто сидел у кого-нибудь дома и смотрел, как он листает длинный документ в поисках информации. В конце концов я говорил: «Позвольте показать один маленький фокус», после чего обычно человек изумлялся: «Не могу поверить, что я раньше столько времени тратил впустую»...

Обучение сотрудников

Вообще-то сотрудник, устраиваясь на работу, должен знать большую часть того, чему его могут научить на компьютерных курсах. Но часто возникают ситуации, подобные описанной выше: компетентный в профессии, но недостаточно владеющий компьютером соискатель. Тем более если бизнес вашей компании достаточно далек от ИТ, невредно раз в пару-тройку лет приобретать для всех своих сотрудников курс компьютерной грамотности, который позволил бы им обновлять свои познания и не слишком отставать от жизни. Можете быть уверены, если курс будет хорошим, а у сотрудников будет достойная мотивация для того, чтобы учиться, затраченные деньги и время окупятся быстрее, чем вы можете себе представить.

Так выглядят базовые знания в области ИТ, необходимые для офисного работника (источник таблицы  – один из многочисленных компьютерных курсов для начинающих). Однако все это не имеет никакого отношения к информационной грамотности, поскольку такие курсы учат людей работать с интерфейсами на уровне последовательности действий, а не логики работы с информацией. Очень важно, чтобы руководители компаний и их сотрудники  видели эту разницу.

Важно понимать, что вкладывать деньги в обучение сотрудников имеет смысл только в том случае, если вы уверены в вашем обоюдном желании работать вместе достаточно долго. Если ваш бизнес построен таким образом, что ротация кадров не позволяет удалять объявления о найме персонала в интернете и печатных СМИ – этот вопрос вас не касается.

И главное: обычно, когда руководитель компании платит за обучающие курсы, он стремится к тому, чтобы сотрудник получил вполне определенные навыки и знания, соответствующие его профессии, однако практика показывает, что сотрудникам не хватает как раз общих знаний, которые на первый взгляд отношения к профессии не имеют. Например таких, как техника и стратегия поиска информации в интернете, понимание общих принципов обмена информацией, специфики удаленных коммуникаций, индивидуальных статистических и культурных особенностей отдельных коммуникативных сред. И, наконец, банальных базовых принципов работы с компьютером.

Иными словами, любая компания может существенно улучшить свои бизнес-показатели, просто научив сотрудников рационально использовать возможности компьютера и интернета в рамках их служебных обязанностей. В идеале – сделает компьютер продолжением своего ума в его профессиональном применении, о котором говорил Стив Возняк.

Специальных курсов по этой теме пока достаточно мало, однако всегда можно пригласить специалистов из агентства, проводящего подобные тренинги, и заказать у них индивидуальный курс, целью которого станет закрытие пробелов в информационной грамотности персонала. Большим плюсом при выборе будет участие обучающей компании в программе ЮНЕСКО «Информация для всех» в России.

При выборе обучающих курсов обратите внимание на следующие важные моменты:

 есть ли в «ассортименте» учебного центра нужные курсы, кто их читает, сертифицированы ли преподаватели;

 какова техническая база: будут ли использованы на занятиях вычислительная техника и проекционное оборудование, какие именно;

 какое расписание занятий: если интересующие вас курсы в данном учебном центре проводятся редко, их, возможно, придется долго ждать;

 поскольку технические знания устаревают очень быстро, есть ли скидки на новые версии продукта (в некоторых учебных центрах они могут достигать 40%);

 готов ли учебный центр предоставлять вам сведения об успеваемости и посещаемости ваших сотрудников;

 может ли учебный центр по просьбе заказчика в стандартной программе осветить более подробно нужные ему темы или даже подготовить специальный курс;

 есть ли у выбранного учебного центра авторские курсы. Наличие собственной методической работы – это определенная гарантия того, что если фирма – производитель программного обеспечения не разработала вовремя тот или иной курс или он недоступен в России, но при этом востребован, то ваши сотрудники все равно получат нужные для компании знания.

Информационная грамотность

Индивидуальная способность к обучению – достаточно сложный вопрос, особенно когда речь идет о взрослых людях со сложившимися приоритетами и представлениями о том, в чем заключаются их профессиональные навыки, а также сильные и слабые стороны их ума. Можно сколько угодно говорить о больших возможностях, открывающихся перед человеком, который умеет правильно работать с информацией: находить, структурировать, выбирать, интерпретировать, использовать, однако те, для кого это пустой звук, будут скорее всего плохими учениками.

Поэтому, если вы действительно захотите провести обучение своих сотрудников по теме «Информационная грамотность», постарайтесь сформировать группу учащихся с учетом их личных желаний. Возможно, вы удивитесь, когда узнаете, что учиться хотят не все те, кто непосредственно работает с информацией, и наоборот.

В качестве примера хорошего учебного плана и одного хорошего урока по теме «Техника и стратегия поиска информации в интернете» приведем следующую таблицу и диаграмму. Разумеется, более широкая тема информационной грамотности не укладывается в рамки одной статьи, но, возможно, мы вернемся к ней позже.

Краткий учебный план (ориентировочно 10–12 занятий )

Стратегия поиска в интернете (общее представление – одно занятие):

В 90-х годах XX века в США и странах Западной Европы появился ряд концепций информационной грамотности, под которой понимается способность человека идентифицировать потребность в информации, умение ее эффективно искать, оценивать и использовать.

В развитие концепции информационной грамотности внесли большой вклад Американская библиотечная ассоциация (ALA) и Международная федерация библиотечных ассоциаций и учреждений (IFLA).

В 2006 году вышло в свет «Руководство по информационной грамотности для образования на протяжении всей жизни», подготовленное председателем секции по информационной грамотности IFLA Хесусом Лау, в которой обобщается и анализируется гигантский массив знаний по данной проблематике, накопленный секцией за время ее работы.

В этой работе под информационной грамотностью понимается «наличие знаний и умений, требуемых для правильной идентификации информации, необходимой для выполнения определенного задания или решения проблемы; эффективного поиска информации; ее организации и реорганизации; интерпретации и анализа найденной и извлеченной информации (например, после скачивания из интернета); оценки точности и надежности информации, включая соблюдение этических норм и правил пользования полученной информацией; при необходимости передачи и представления результатов анализа и интерпретации другим лицам; последующего применения информации для осуществления определенных действий и достижения определенных результатов».

Автор: Андрей ГЛАЗОВ

HABИГATOP ЮBEЛИPHOЙ TOPГOBЛИ 12'2012