Алена Овчинникова: Коммуникации в компании

Алена Овчинникова

Другие публикации эксперта:

• Алена Овчинникова: Как найти «формулу» наиболее результативного сотрудника

Коммуникации, или процесс передачи информации от одного сотрудника другому (от группы лиц), лежат в основе жизнедеятельности любой компании. Коммуникациям предписана исключительная роль — обеспечить эффективное функционирование всех процессов в организации. В данной статье рассмотрим, как трансформируются коммуникации в настоящее время и какие проблемы бизнеса они могут решить, в чем заключается сущность обеспечительной функции.

В прямом смысле термин «коммуникация» означает обмен информацией между живыми организмами (общение). В настоящее время применяется термин «внутренние коммуникации» — это система внутрикорпоративной информации, ее форм и каналов. Во втором смысле термин становится одним из инструментов управления организацией, а значит, может служить инструментом повышения эффективности.

Аудитория работников является самой сложной, так как обычно все в курсе проблем организации, и такую аудиторию сложно обмануть, поэтому при настройке системы коммуникаций происходит настройка в первую очередь руководителя к открытому общению и готовности обсуждать негативные моменты, что-то утаить или замолчать в этой ситуации невозможно.

Для настройки коммуникаций с персоналом в настоящее время активно используют не только информационные доски, электронную почту и др., на первый план выступают социальные сети с корпоративными группами («Одноклассники», «ВКонтакте»), сервисы Skype, кроссплатформенные мессенджеры типа WhatsApp, Viber, Telegram, крупные компании используют внутренний сайт или корпоративный портал для сотрудников.

Зачем это организации и руководителю?

Настроенная система коммуникаций позволяет:

— за короткое время создать кворум с разными категориями сотрудников;

— быстро решить проблему, принять решение с учетом разносторонних мнений;

— оперативно получить обратную связь от сотрудников разных категорий относительно нового процесса (продукта, услуги);

— своевременно скорректировать ошибочные действия;

— более оперативно подойти к вопросу перемещения и заказа товара;

— быстро получить данные с мониторингом от конкурентов;

— оперативно отслеживать проведение маркетинговых и рекламных акций;

— контролировать кадровую дисциплину;

— обучать персонал;

— своевременно оказать помощь коллегам;

— выявлять проблемы в целом в организации и отдельных сотрудников;

— поддерживать корпоративный дух, боевое рабочее настроение;

— сплотить коллектив в единую команду;

— выявить сотрудников, у которых возникло желание уволиться;

— отслеживать уровень удовлетворенности персонала;

— контролировать и исключать слухи в организации;

— коллективно выносить порицание или похвалу сотрудникам и др.

Каким организациям это будет полезно?

— Маленьким организациям (до 15 чел.), работающим в одном здании, при условии, что руководитель в большинстве случаев находится удаленно.

— Организациям, имеющим 2 и более подразделений, находящихся в разных зданиях / городах, вне зависимости от численности (2 и более магазина / 2 различных подразделения — производство и продажи / магазин и ломбард при условии разного территориального расположения).

— Организациям с небольшой численностью персонала при условии, что большинство сотрудников имеют разъездной характер работы (курьеры, менеджеры по продажам, товароведы и др.).

— Организациям с развитой организационной структурой и численностью персонала от 40 чел.

Какой информационный канал выбрать и какие преимущества существуют?

Какие стадии внедрения:

1-й этап «Регистрация и добавление»

Даже в наше время не все человечество пользуется мобильными гаджетами, приложениями и соцсетями, поэтому даже относительно молодой сотрудник может стать исключением. Однако внутренние коммуникации эффективны в том случае, когда в процесс вовлечено более 95% сотрудников, кто-то в активной роли, кто-то в пассивной. На первом этапе необходимо подключить всех сотрудников к общению и каждый день стимулировать персонал к реакции на сообщения.

Если вы решили использовать соцсети — самым сложным процессом первоначально будет являться процесс объединения сотрудников в группу и регистрация тех, кто не пользовался соцсетью. По сравнению с другими ресурсами соцсети являются наиболее выигрышными, так как позволяют в закрытом доступе сохранять документы, инструкции, проводить анонимные вопросы, делиться фотографиями, видео и отслеживать просмотры. Но также хотелось бы отметить на моем личном примере, в компании, где средний возраст сотрудников — 41 год, идея с корпоративным порталом потерпела фиаско именно по причине индивидуальной сложности регистрации и добавления в группу сотрудников более старшего возраста. При этом в торгово-производственной компании с численностью более 200 человек и средним возрастом 32 года закрытая группа имела большой успех и отличные результаты.

Skype — приложение в числе своих преимуществ имеет возможность установки как на стационарный компьютер, так и на мобильный гаджет, что повышает оперативность общения и доступность работникам. При отсутствии мобильных гаджетов на базе Android приложение устанавливается на рабочий компьютер, включается автоматически, показывает обновление беседы. Приложение позволяет передавать документы, фото, видео, но не позволяет закреплять файлы в отдельных папках, все отправления поднимаются в архив, скорость поднятия зависит от скорости добавления фраз в беседу.

Приложения WhatsApp, Viber будут эффективны для компаний, возраст сотрудников, которых составляет от 18 до 40 лет. При условии установленной программы участники легко добавляются в беседу. Приложение позволяет передавать аудио, видео и фото, но только в ленте беседы. Анонимный опрос также провести не получится, но если есть необходимость оперативно связаться с сотрудниками, находящимися на выходном или имеющими разъездной характер труда, эти приложения подойдут больше предыдущих каналов коммуникаций.

«Приучение»

После объединения сотрудников необходимо настроить активное, открытое общение и приучить персонал оперативно реагировать на сообщения. Если в качестве канала коммуникации выбран корпоративный сайт или портал, настроить активное общение будет сложнее, так как в настоящее время людям привычно проводить время в соцсетях и реагировать на сообщения в мобильных приложениях.

С мобильными приложениями и Skype, как показывает практика, процесс приучения проходит гораздо быстрее. Для начала сотрудникам объясняется в беседе, для чего нужно общение и какие правила вы будете соблюдать, подчеркивается необходимость предельной открытости, оперативности ответов и предложений.

Для ускорения приучения используют как приглашения участия в опросах, внутрикорпоративных конкурсах, так и распоряжения выкладывать отчеты о результатах работы (за день, неделю), результаты проверок и оценок, передовиков и отстающих.

Персонал всегда подхватывает настроение руководителя, тем важнее первые фразы: если они стандартны и строги — сотрудники будут вести себя соответствующе, если руководитель помимо распоряжений просит высказать мнение, дать совет или с утра поднимает настроение шуткой, постом — работники чувствуют себя более свободно и в дальнейшем открыто обсуждают предложенные темы, просят помощи, не скрывают проблемы.

Как понять, что все получилось

Со временем ваш канал коммуникаций должен начать жить самостоятельно, т.е. вам не нужно будет включать всех в общение, подталкивать к обсуждению, ответы на вопросы становятся оперативными, сотрудники сами предлагают темы, делятся проблемами и опытом, оказывают друг другу помощь и поднимают дух, тем самым самостоятельно сплачивая коллектив в единую команду. Ваши совещания постепенно перетекают в созданный канал коммуникаций, решение вопросов занимает намного меньше времени, мелкие вопросы решаются без вашего участия.

Но! При создании открытой коммуникации есть и негативные моменты. Любая негативная информация должна отслеживаться, сопровождаться правдоподобными комментариями и объяснениями и трансформироваться в нужное русло, меняя эмоциональную окраску.

Роли сотрудников

Общение через виртуальные каналы коммуникации раскрывает лидерские качества, воспитывает инициативность в сотрудниках, взаимопомощь и взаимовыручку. Но не ждите, что все сотрудники будут вести себя как лидеры, опосредованное общение раскрывает людей, но найдутся те, кто будет предпочитать оставаться в тени. Также, если сотрудник активно показывает себя при разговоре с глазу на глаз, но в беседе не поддерживает разговоры — если это новичок, то он не уверен в компании и следует пристальное внимание уделить адаптации, если это сотрудник, работающий давно, — человек готовится к увольнению.

Результаты

 Как показала наша практика, с помощью внедрения внутреннего канала коммуникации можно достичь следующих результатов: увеличение производительности труда до 20%, снижение затрат на корпоративную культуру, повышение скорости принятия решений, повышение скорости контроля и др. Самый важный результат внедрения внутрикорпоративного канала коммуникации — настройка саморегуляции в организации: проблемы не утаиваются, решаются быстро общими силами коллектива, коллектив сплачивается как единая команда, настраивая каждый день друг друга на достижение высоких результатов.

Журнал "ЭКСПО-ЮВЕЛИР" №4'103 ноябрь 2016 - январь 2017