Искусство управлять временем практические рекомендации по использованию тайм-менеджмента

То, что временем необходимо сознательно управлять, доказывать сегодня уже никому не нужно. С его нехваткой в большей или меньшей степени сталкиваются все: от рядовых менеджеров до руководителей и владельцев предприятий. по данным исследований международной консультационной компании Chipin&Partner, 36% (78 дней в году) рабочего времени мы тратим практически впустую. а это абсолютно неприемлемо для эффективно работающего руководителя. как этого избежать?

Суть тайм-менеджмента

Определение тайм-менеджмента довольно простое: это искусство управлять своим временем так, чтобы в отведенные для работы часы успевать все запланированные дела. Различные источники дают вариативные определения этому термину: «Умение так распределить свое время, чтобы не приходилось работать по вечерам и по выходным», «Технология организации времени и повышения эффективности его использования», «В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире» и так далее. Вариаций на данную тему много, и все они верные.

Опрошенные «Навигатором ювелирной торговли» эксперты также имеют на тайм-менеджмент, его определение и основные понятия свою точку зрения.

Александр Горбачев, автор книги «Тайм-менеджмент в два счета»: «Тайм-менеджмент – это умение организовывать свое время. Успевать больше, уставая меньше. Умение делать все вовремя, жить в режиме «несрочности». Умение делать главное и достигать своих целей. Задачи тайм-менеджмента – помочь человеку организовать свое время так, чтобы с меньшими усилиями и в кратчайшие сроки достигать своих целей. Выбраться из рутины мелких и неважных дел и высвободить время для самого главного и важного в жизни».

Елена Агафонова, генеральный директор Solution Management Group, руководитель Центра коучинга SMG, аффилированный член WABC: «Тайм-менеджмент – это набор навыков, а со временем и привычек, которые помогают человеку получать удовольствие от достижения его приоритетных задач. Процесс овладения навыками управления временем можно сравнить с любым другим практическим навыком, например с ездой на велосипеде. Тех, кто им не владеет, можно условно разделить на три группы: 1) тех, кто знает, что не умеет кататься, но не хочет учиться, не видит в этом смысла; 2) тех, кто знает, что не умеет кататься, и хотел бы попробовать, понимая выгоды этого изменения для себя и 3) тех, кто не знает, что такое велосипед и потому не задумывается на эту тему вообще.

Сегодня можно прочитать сотни книг на тему управления временем, пройти десятки тренингов, познакомиться с обширным инструментарием. Поэтому тех, кто не знает, что это такое, можно смело исключить. К сожалению, все еще много тех, кто не видит никакой пользы от этих знаний – таких участников можно нередко встретить на корпоративных тренингах по тайм-менеджменту, заказываемых для всех менеджеров компании поголовно. А ведь тщательная предтренинговая подготовка, индивидуальные интервью и даже предварительные домашние задания могут выделить тех, кто реально нуждается в новых знаниях и готов их брать. Также очень важно выбрать из всего многообразия методов те подходы, которые созвучны участникам. Только тогда есть шанс, что они «попробуют на вкус» тот или иной способ работы над собой и будут готовы к реальным изменениям».

Алексей Белозеров, директор фонда «Народная инициатива»: «Цель тайм-менеджмента – помочь человеку решить проблемы, связанные с нечетким графиком и неспособностью самостоятельно организовать свое время. В результате нечеткого рабочего графика страдают партнеры, подчиненные, родственники, и, в конце концов, проблемы возникают у самого человека. Неспособность к правильной организации своего времени характерна для многих руководителей - зачастую они плавают во встречах, забывают о важных делах, постоянно все переносят и в итоге это становится стилем их жизни. Обычно настоящий творческий человек, который создает продукты, продает их, не обладает системным мышлением и действительно нуждается в тайм-менеджменте, хотя и не всегда подозревает это».

Нужен ли вам тайм-менеджмент?

Специалисты утверждают: вам нужен тайм-менеджмент, если на большинство следующих вопросов вы ответите «да»:

•    вы задерживаетесь на работе хотя бы раз в неделю более чем на час?

•    никак не выберетесь из завала дел?

•    Из множества задач вам нужно выбрать одну, и вы не знаете, какую?

•    ваши подчиненные спешат и суетятся, при этом ничего не успевают выполнить?

•    в вашем отделе пять человек едва успевают выполнить работу, с которой в аналогичном отделе справляются трое?

Особое мнение

Одна из теорий, которую выдвигают сегодня специалисты в области управления временем, это то, что тайм-менеджмента как такового вообще не существует. В основе этой теории лежит тот факт, что все люди разные, кто-то может работать, условно говоря, на синдроме «русского рывка», оживляясь лишь в авральных ситуациях и на-гора выдавая за одну ночь шедевры, которые другие писали бы месяцами. А кто-то, напротив, поминутно сверяется с ежедневником, пунктуально отмеряя время с точностью до минуты на каждое дело. И те, и другие типажи современного руководителя имеют полное право на существование, однако не все эксперты готовы согласиться с тем, что тайм-менеджмент относится к разряду выдуманных наук.

Говорит Алексей Белозеров: «Тайм-менеджмент существует, это довольно четкая система знаний и приемов, которые после серьезной практики и укоренения в человеке в виде наработанных навыков однозначно решают проблемы, связанные с нехваткой времени. Он придуман как раз для тех, кто не в состоянии самостоятельно адекватно верстать свой график.

Поэтому если руководитель осознал данную проблему, есть два пути: приступить к сложной работе по внедрению в свое «я» тайм-менеджмента или нанять квалифицированного помощника, который поможет организовать рабочее время эффективно. На мой взгляд, проблему с организацией времени гораздо проще решить по второму сценарию, так как если начать самостоятельно или с помощью тренера встраивать в себя тайм-менеджмент – стойкие результаты появятся не сиюминутно. Надо понимать, что это большая сложная работа, а эффективно управлять временем нужно, как правило, уже сейчас, поэтому зачастую пригласить на работу помощника оказывается более надежным и верным решением. Только необходимо помнить, что при найме такого человека надо обращать внимание не на внешность, а именно на системность мышления. Этот человек должен быть достаточно жестким, не бояться напоминать руководителю о его графике и обязанностях даже в минуты, когда начальник раздражен».

Свое мнение высказывает Елена Агафонова: «Одно не исключает другого. Строго говоря, время – это субстанция, не поддающаяся жесткому управлению со стороны человека. Вне зависимости от нашего желания день сменяется ночью, за осенью следует зима, в сутках 24 часа и т.д. Но именно от человека зависит способ использования отведенного ему времени. Я бы сказала, что каждый всегда сам делает выбор об управлении собой во времени. Осознанно или нет – это другой вопрос. Кроме того, я абсолютно уверена, что для сбалансированной жизни, жизни в удовольствие необходимо время от времени менять степень активного управления собой, в том числе и во времени. Этапы напряженного труда, когда каждая минута на счету, требуют управления в жестких временных рамках. Это необходимо и оправданно. На смену им могут и должны приходить периоды отдыха, расслабления, слабых временных ограничений, открытости всему незапланированному заранее».

Некоторые мифы

Помимо теории о том, что тайм-менеджмента не существует, ходит довольно большое количество мифов из серии «все не так, как это преподносят». Давайте рассмотрим, какие заблуждения относительно тайм-менеджмента существуют, попробуем с ними разобраться и развенчаем некоторое количество мифов, прежде чем перейдем к практической стороне вопроса. «Мифов очень много, и основной о том, что инструменты тайм-менеджмента гарантируют резкий рост эффективности каждому, кто к ним прикасается, – отмечает Елена Агафонова. – Инструменты, безусловно, работают, но, для того чтобы даже первые изменения были заметны, должно пройти время! Не все подходы хороши для каждого из нас. Нужно попробовать разные способы повышения личной эффективности в этой сфере, выбрать наиболее подходящие и... регулярно их использовать. Только тогда можно будет сравнивать результаты «до» и «после» и говорить предметно».

«Наиболее распространенный миф – это вера в то, что можно нанять тренера, и все очень быстро встанет на свои места, – говорит Алексей Белозеров. – В итоге – эйфория от первых успехов и глубокое разочарование через пару месяцев, когда руководитель понимает, что ничего, собственно, не поменялось, навыки не закрепились и сотрудники так же, как и раньше, игнорируют большинство принципов тайм-менеджмента. Поэтому надо понимать, что это трудная и долгая работа, и именно поэтому, если времени на нее нет, лучше нанять квалифицированного помощника, который способен все организовать».

Давайте разберемся, какие заблуждения на тему тайм-менеджмента часто встречаются и почему они не верны.

Миф первый. тайм-менеджмент – это жесткое планирование дня

Часто люди думают, что стоит им заняться управлением временем и придется четко расписывать по часам, что они будут делать в течение дня, а потом загонять себя в рамки установленного плана. На самом деле большинству нет никакой необходимости в таком жестком планировании своего дня. Планирование времени – очень важная составляющая тайм-менеджмента, но заранее жестко расписывать весь свой день вовсе не обязательно. Сейчас существуют эффективные методы гибкого планирования: есть список того, что нужно сделать в течение дня, а вот когда именно это делать и в какой последовательности – нужно решать по ситуации.

Миф второй. тайм-менеджмент – только для логиков и упорядоченных людей, он не подходит для спонтанных и творческих личностей

Порой люди, занимающиеся творческой работой или просто имеющие спонтанный, эмоциональный характер, говорят, что управление временем им не подходит. Мол, для этого нужен особый тип личности. Однако творческая работа – не повод пускать дела на самотек. Управление временем все равно нужно: дела абстрактные, а надо как-то с заказчиками общаться, сроки устанавливать, стоимость работы определять. Решение в том, что не нужно пытаться затолкать творческих людей в классический тайм-менеджмент с жестким планированием. Нужно всего лишь использовать правильные методы, учитывать специфику их работы. Не «с 14.00 до 16.00 – придумать концепт фирменного стиля», а «задачи на день: 1) сделать наброски возможных стилей; 2) выбрать наиболее перспективные; 3) нарисовать два лучших стиля на компьютере». И дизайнер сам разберется, когда ему что делать, ориентируясь на свое состояние и внешнюю обстановку.

Миф третий. «мне некогда заниматься тайм-менеджментом»

Бывает, человек настолько загружен работой, что, кажется, нельзя найти и пяти минут на что-то еще. «И так времени нет, а тут еще вы со своим тайм-менеджментом!» На деле же такая ситуация – сигнал к тому, что как раз пора заняться организацией времени. Это все равно, что в тонущей лодке вычерпывать руками воду и говорить: «Я делом занят, а вы тут лезете, говорите дырку заткнуть!» Тайм-менеджмент при минимальных затратах времени высвобождает резервы намного большие, чем затраты. 15 минут вечером – проанализировать прошедший день и составить примерный план на завтра, 15 минут утром – уточнить план на день… и полтора-два часа дополнительного времени благодаря планированию у нас в кармане.

Безусловно, тайм-менеджментом можно заниматься криво. Так, что вы на него много потратите и мало получите. Попробуйте одновременно использовать напоминалки в телефоне, органайзер в КПК, список дел в ноутбуке, бумажный планировщик, блокнот для записи дел и еще Outlook на домашнем компьютере – такой бардак получится, что пара часов потерянного времени в день вам обеспечена. Правильная организация времени гибко подстраивается под ваши нужды и задачи, занимает времени мало, а дает много. Плохая организация времени заставляет подстраиваться вас, занимает времени много, а дает мало. Занимайтесь тайм-менеджментом правильно – и он не отнимет много времени и будет удобен в использовании.

Миф четвертый. тайм-менеджмент – это сложно

Прочитал человек заметку о тайм-менеджменте. И понеслось… С понедельника – круглосуточный хронометраж, планирование дня с утра до вечера, и выбрасываем все бесполезные развлечения. Со вторника еще бегать, ходить на фитнес и вставать в четыре утра. Два-три дня – и тайм-менеджмент на этом заканчивается.

Мнение эксперта

Елена Агафонова, генеральный директор Solution Management Group, руководитель Центра коучинга SMG, аффилированный член WABC:

«Конечно, сколько людей, столько и способов управления собой во времени. все мы разные, и эти различия, безусловно, сказываются на выборе тех или иных инструментов личной эффективности. То, что работает для вас, совсем не обязательно будет работать для вашего коллеги.

Мне представляется, что наиболее простой типологией, характеризующей разные подходы, в том числе и в тайм-менеджменте, может быть типология Майерс-бриггс (MBTI). Упрощенно эту типологию можно свести к четырем группам:

1.  «не чини то, что не сломано» - задумчивый реалист. При управлении ресурсами, в том числе и временными, сосредотачивается на том, что именно нужно сохранить, а что изменить.

2.  «Давайте просто сделаем это!» - активный реалист. Такие руководители активно экспериментируют с различными способами управления временем и останавливают свой выбор на тех, что дают быстрые положительные результаты.

3.  «Давайте продумаем заранее» - задумчивый новатор. Тратит много времени на выбор инструментов, глубоко продумывает долгосрочные планы, не спешит с активными действиями.

4.  «Давайте изменим это» - активный новатор. Активно использует все новшества, иногда ему больше важен процесс использования новых инструментов, чем анализ их результативности.

Гендерные же различия состоят в том, что женщины более склонны к быстрой и одновременной работе над разнородными задачами, в то время как мужчины предпочитают выполнять более глубокую работу над каждой задачей в отдельности».

Тайм-менеджмент сложен тогда, когда им занимаются неправильно. Правильная организация времени должна быть простой. Сложно становится, если взвалить на себя много и сразу. Легко - если использовать только то, что нужно. Предположим, вам хочется кушать, есть пачка макарон, но вы не умеете их варить. Простой вариант - прочитать указания на упаковке, и через пятнадцать минут обед готов. Сложный вариант - поехать в магазин за кулинарной книгой и потом всю ее прочитать от корки до корки, прежде чем приступать к собственно макаронам. Абсурд? Да. Не повторяйте этой ошибки в тайм-менеджменте.

Миф пятый. Тайм-менеджмент убивает спонтанность и естественность в жизни

«Все заранее спланировано, никаких неожиданностей - это не жизнь!», «Жизнь должна быть естественной, а не механической!» - довольно стандартные возражения против организации времени. Но в нашей жизни очень многое спланировано, и часто нам это очень нравится. Если у вас деловая встреча в 20.00, скорее всего вы будете рады приехать вовремя, и ваш партнер наверняка тоже. Тайм-менеджмент гибок, и только вы сами определяете баланс между спланированностью и спонтанностью в вашей жизни. Когда надо - спланировали и организовали, когда надо - отпустили поводья и дали простор спонтанности.

Из всего вышесказанного видно, что основное преимущество тайм-менеджмента как современного инструмента на службе руководителя - это его гибкость и способность в руках каждого человека быть разным, идеально подстраиваясь под его образ жизнь, способы достижения целей и прочие личностные качества и профессиональные особенности.

Основные приемы

Как уже было упомянуто, большинство мало знакомых с тайм-менеджментом людей представляют его себе как систему планирования и структурирования времени по принципу: чем больше порядка, тем лучше результаты. Это не совсем так. Планирование, конечно, неотъемлемая и очень важная часть управления временем, но это не единственный метод, предлагаемый современным тайм-менеджментом. И, используя его, не стоит забывать обо всех остальных способах, без которых это самое структурирование вряд ли окажется эффективным. Далее мы попытаемся кратко рассказать об основных приемах тайм-менеджмента, сочетание которых может помочь руководителю оптимизировать свое время и деятельность…

HABИГATOP ЮBEЛИPHOЙ TOPГOBЛИ 11'2011