Управленческий учет как необходимый инструмент руководителя

Любой бизнес требует учета. Одни фиксируют необходимые данные в обычных тетрадях, другие — в таблицах Excel, а третьи идут дальше и внедряют системы управленческого учета, позволяющие автоматизировать сбор данных и в любой момент получать целостную картину деятельности компании в цифрах. Что же конкретно представляет собой управленческий учет и в чем проявляется его эффективность?

Что это такое?

Управленческий учет — это система сбора информации, которая, как и бухгалтерский учет, занимается ее измерением, обобщением и регистрацией. Однако между, казалось бы, похожими системами учета есть большая разница. Она заключается в том, что управленческий учет не только регистрирует данные деятельности компании, но и интерпретирует полученную информацию, на основе которой принимаются управленческие решения. «Управленческий учет необходим топ-менеджерам компании для оперативного принятия управленческих решений, так как именно он обеспечивает сбор и обработку данных по деятельности компании в целом и по ее структурным подразделениям, –рассказывает Наталия Новоселова, руководитель КГ «Супер-Розница». – В качестве информации для управленческого учета используют финансовые и операционные данные о видах деятельности и процессах, осуществляемых в организации; функционировании ее структурных подразделений; выпускаемых ею продуктах и услугах; клиентах организации. Объектами управленческого учета являются расходы и доходы предприятия, а также места их возникновения».

Мнение эксперта

Александр Кочнев, управляющий партнер компании ITeam:

«Управленческий учет обеспечивает обратную связь в системе управления бизнесом, дает руководству компании информацию для принятия решений. Законы управления универсальны. Обратная связь нужна для управления ракетой, живым организмом, металлургическим заводом, ювелирным магазином. Без нее нет управления: ракета не попадет в цель, живой организм погибнет, не умея приспособиться к среде, ювелирный магазин разорится».

Комментарий эксперта

Наталия Новоселова, руководитель КГ «Супер-Розница»:

«Если розничная компания хочет быть лидером рынка или хотя бы имеет желание выжить в существующем конкурентом окружении, то управленческий учет является фундаментом этих целей. «Часто говорят, что цифры управляют миром; по крайней мере нет сомнения в том, что цифры показывают, как он управляется». И. Гёте. Эту фразу классика в полной мере можно применить к принципам управления розничной компанией, да и не только».

Таблица 1. Чем управленческий учет отличается от бухгалтерского учета

Когда пора сказать: «Пора»

Бытует мнение, что управленческий учет – штука непомерно сложная и потому доступная и необходимая только крупным компаниям. В действительности внедрение управленческого учета полезно как для малых, так и для больших предприятий. Разница лишь в объеме данных для анализа и в конечных показателях, а принципы остаются едиными. Согласитесь, что статистику продаж, оборачиваемость, длину финансового цикла по каждому товару в разрезе контрагентов, время прохождения цепочки поставок и так далее руководители компаний и начальники отделов продаж анализируют одинаково. Отличие состоит в том, что, принимая решение о товарах, на которые нужно сделать ставку, в крупной компании будут выбирать из 10 000 позиций, а в малой – из 100. Но неправильный выбор повлечет неприятные последствия для обеих. Рассказывает Наталия Новоселова: «Выстраивать систему управленческого учета необходимо в самом начале деятельности любой компании. Если это не произошло в начале пути, то, как правило, происходит тогда, когда собственников перестает устраивать финансовый результат бизнеса и начинается битва за сокращение издержек, поиск внутренних резервов для повышения эффективности».

Как правило, на российских предприятиях внедрение управленческого учета осуществляется по инициативе высшего руководства, которому не хватает конкретной управленческой информации. Говорит Александр Кочнев, управляющий партнер компании ITeam: «В той или иной форме управленческий учет существует в любой компании. Без информации невозможно управлять. Но зачастую эта информация недостоверна, неполна, не дает ясной картины происходящего. Когда руководству становится очевидно, что из-за отсутствия полноценной информации теряется управление компанией, необходимо проводить реформирование управленческого учета или создавать его заново».

Компас для бизнеса

Если мы сбиваемся с курса, компас указывает – куда нужно двигаться. Точно так же и в бизнесе: управленческий учет, как компас в лесу, нужен тем, кто управляет. Управленческий учет призван помочь руководителям понять, в каком направлении двигаться дальше. Основной критерий, определяющий необходимость в управленческом учете, – потребность руководства в адекватной информации. Отсюда главная цель внедрения системы управленческого учета на предприятии, которая, по словам Александра Кочнева, заключается в «обеспечении основы для принятия решений на всех уровнях управления предприятием». «Для руководителя компании внедрение управленческого учета – это единственная реальная возможность оценить текущее положение предприятия, а также представить тенденции его развития, – соглашается с коллегой Наталия Новоселова. – Усиление конкуренции на рынке, снижение объемов получаемых доходов, постоянный рост издержек обращения, работа на грани рентабельности – все это заставляет руководителей торговых компаний искать варианты оптимизации затрат для более ощутимого роста прибыли. Это возможно только в том случае, когда на стол руководителю компании ежедневно поступает актуальная достоверная информация о ключевых показателях работы компании, которую можно сравнить с показателями в отрасли».

Какую информацию могут предоставить данные управленческого учета руководителю предприятия? Это зависит от того, что именно интересует руководителя компании. Так, если директор уделяет внимание показателям сбыта, его могут заинтересовать:

• рентабельность каждой позиции товара;

• сроки оборачиваемости товара;

• период пребывания товара в пути;

• сроки нахождения товара на складах;

• накладные расходы, связанные с территориальным перемещением товара.

Если руководителя больше интересуют финансы, он может потребовать предоставлять ему:

• данные о финансовой оборачиваемости реализуемых товаров и услуг;

• размеры выплат по заемным ресурсам;

• платежные характеристики контрагентов;

• себестоимость произведенных товаров и услуг;

• финансовый результат.

Практически по всем показателям (и производственным, и финансовым, и сбытовым) можно проследить полный цикл деятельности предприятия и понять, на каких этапах эффективность его работы высока, а какие процессы требуют доработки. «Регулярный анализ ключевых показателей торговой деятельности позволит руководителю оперативно выявлять слабые места и отслеживать динамику и направление происходящих изменений, – отмечает Наталия Новоселова. – Работа над эффективностью розничной сети – это прежде всего работа над конкретными цифрами».

Таблица 2. Ключевые показатели торговой деятельности

Принципы эффективного учета

Три кита

Чтобы действительно эффективно управлять предприятием, необходимо оперативно получать информацию по трем позициям, а именно: себестоимость товаров, ассортимент товаров и движение денежных средств. Эти три раздела управленческого учета тесно связаны друг с другом, между ними постоянно происходит информационный обмен. Если вы будете вести учет только по одному из направлений, то вы никогда не увидите объективную и, главное, целостную картину.

Комментарий эксперта

Александр Кочнев, управляющий партнер компании ITeam:

«Чтобы система учета приносила реальную пользу, необходимо правильно структурировать деятельность компании: выделить группы товаров, группы клиентов, бизнес-процессы, центры ответственности. Если этого не сделать должным образом, усилия по постановке учета могут оказаться мало результативными – руководство будет видеть расфокусированную картинку, какие-то важные для принятия решения стороны деятельности останутся незамеченными».

Структурирование документооборота

Основа управленческого учета – структурированная информация, собираемая и анализируемая в мониторинговом режиме. Поиск и анализ данных – одна из прямых обязанностей службы маркетинга. Но очень часто маркетологи ограничиваются сбором только внешней информации – о конкурентной среде, ценах на отраслевом рынке и т.д. Цель управленческого учета – так называемый внутренний маркетинг, подразумевающий кропотливую работу по изучению самого предприятия. С его помощью можно составить полную картину финансово-экономического состояния компании в любой момент времени, выяснить запас ее прочности, определить потенциал и перспективы развития. Для этого потребуется оптимизировать либо наладить четкий документооборот в компании. Рассказывает Наталия Новоселова: «Для получения достоверной и точной информации для управленческого учета стоит обратить внимание на организацию документооборота в компании. Четкая организация документооборота является очень важным инструментом управленческого учета, поскольку формализует информационные потоки предприятия. Неэффективная организация движения и хранения документов может привести к ошибкам в учете, несвоевременному отражению данных и, как следствие, негативно отразиться на принимаемых управленческих решениях, а также привести к утечке важной коммерческой информации. Важно, чтобы руководитель совместно с финансовой службой нашли взаимопонимание в вопросах стандартизации бухгалтерского и управленческого документооборота и отчетности сотрудников по произведенным операционным затратам. Считается, что 70–80% бухгалтерской отчетности может использоваться в управленческой отчетности, поэтому важно вовлечь главного бухгалтера в постановку управленческого учета в розничной компании».

Четкая организация документооборота является важным инструментом управленческого учета, поскольку формализует информационные потоки предприятия. Неэффективная организация движения и хранения документов может привести к ошибкам в учете, несвоевременному отражению данных и негативно отразиться на принимаемых управленческих решениях, а также привести к утечке важной коммерческой информации…

Финансовая структура компании

Прежде чем приступать к внедрению управленческого учета, необходимо распределить финансы по центрам финансовой ответственности (ЦФО). Каждый центр имеет свой бюджет, а его менеджеры – возможность самостоятельно принимать решения в рамках бюджета. Такая децентрализация управления финансами повышает оперативность работы отдельных подразделений и компании в целом. И, кроме того, это помогает добиться прозрачности бизнеса: руководителям предприятия становится легче контролировать его отдельные участки и видеть все источники возникновения доходов и расходов. Для каждого ЦФО определяется свой плановый бюджет доходов и расходов. А затем оценивается эффективность их работы путем сравнения плановых и фактических показателей. Почему разделение компании на ЦФО хорошо работает на практике? Во-первых, линейные менеджеры имеют больше информации о положении дел в своем подразделении и поэтому способны принимать более адекватные сиюминутные решения, чем руководитель компании. Во-вторых, у сотрудников повышается заинтересованность в результатах своего труда, они становятся более инициативными. Но самое главное: топ-менеджмент освобождается от необходимости ежедневно решать мелкие вопросы и может сосредоточиться на стратегических задачах.

Ответственности сторон

После того как выделены центры финансовой ответственности, можно приступать непосредственно к внедрению системы управленческого учета. В связи с этим возникают закономерные вопросы: кто будет отвечать за организацию управленческого учета на предприятии, и на какую структуру лучше возложить обязанность его ведения? Некоторые организации возлагают эту не самую простую работу на работников бухгалтерии. Однако с точки зрения рациональности это далеко не самый лучший выбор, потому что бухгалтерия – один из самых загруженных участков на всем предприятии. К тому же бухгалтер в силу особенностей своей профессии больше ориентируется на реальные показатели, чем на планируемые, и ему трудно переключиться с одного вида деятельности на другой.

В целом ответственность за внедрение управленческого учета, а также проявление инициативы на решение организационных, мотивационных и психологических проблем возлагается на руководителя компании, который должен организовать постановку управленческого учета, что называется, «под себя», в зависимости от структуры и характера деятельности предприятия. Когда будут проведены основные этапы внедрения управленческого учета, руководитель может возложить обязанность его ведения на финансового директора или специально созданную для этих целей управленческую бухгалтерию.

Контроль

Проверка информации, поступающей в управленческий учет, должна проводиться на каждом этапе работы с системой, начиная с ввода данных и заканчивая получением результатов сложного аналитического исследования. Обязательной является регламентация доступа и прав пользователей. Информация, попадающая в систему управленческого учета, должна соответствовать своему источнику – как правило, это бумажный носитель либо электронный документ. Хорошо зарекомендовало себя правило второго ключа – интерпретация одних показателей должна подтверждать другие. Например, сведения о фактической выдаче заработной платы подтверждаются суммой начисленной. Если есть расхождения, значит, либо не вся зарплата выдана, либо где-то закралась ошибка. И, кстати, никто не отменял обычной ревизионной работы, эффективность которой известна всем. В процессе обработки информации необходимо использовать системы логического контроля. Например, защита от случайных ошибок задает для вводимых показателей заранее установленные предельные рамки. В случае если оператор забыл поставить запятую или поставил ее не в том месте, заданная «маска ввода» (интервал) не позволяет ввести неправильную цифру и соответственно исключает ошибку в момент ее возникновения.

Мотивация

При внедрении системы управленческого учета в компании необходимо заранее позаботиться о преодолении сопротивления со стороны сотрудников. «Нужно обратить внимание на разработку системы мотивации сотрудников, при построении финансовой структуры компании, так как она является важным элементом системы управления компанией», – считает Наталия Новоселова. Конечно, каждый руководитель мечтает о том, чтобы сотрудники сами каждый день стучали в дверь его кабинета и говорили о необходимости внедрения или даже приносили аргументированные технические задания. Такое бывает лишь в мечтах, а на практике многие сотрудники компании не заинтересованы во внедрении подобных систем. Причин, по мнению специалистов, может быть несколько:

• нежелание раскрывать все особенности и подводные камни своего направления, так как прозрачность может выявить некомпетентность;
• привычка работать по старинке – внедрение управленческого учета иногда сравнимо с обучением пожилого человека работе на компьютере с азов;
• нежелание переходить с одной программы учета на другую – это очень актуально для сотрудников бухгалтерии, привязанных порой к одной из общепринятых бухгалтерских программ;
• нежелание участвовать в непонятном процессе.

Последняя причина является, пожалуй, основной и требует от руководителя наибольшего внимания. От того, насколько ему удастся объяснить подчиненным пользу от внедрения управленческого учета, зависит, будет она работать в компании или нет. И здесь положительную роль может сыграть увязка системы мотивации с результатами функционирования системы управленческого учета.

Автоматизация

Не менее важный шаг – выбор программного оборудования для автоматизации управленческого учета. Выбор способа автоматизации управленческого учета зависит от поставленных перед управленческим учетом задач и степени готовности предприятий к созданию комплексных решений. Разные способы автоматизации требуют принципиально разных подходов к подбору программных средств, начиная от Microsoft Excel и заканчивая ERP-системами и комплексными хранилищами данных. При выборе помните, что ваш бизнес постоянно растет и развивается, и требования к учету тоже будут расти. В то же время выбранное вами программное решение должно быть легко настраиваемым и гибким к изменениям. Вопрос автоматизации данных можно поручить сторонней организации, специализирующейся на таких услугах. Впрочем, если предприятие небольшое и информации немного, с задачами управленческого учета прекрасно справится программа Microsoft Excel, которую нетрудно настроить и собственными силами.

И в заключение – о хороших и плохих системах учета. Хорошая система управленческого учета хотя и не дает гарантий успеха (так как это не волшебная палочка, а инструмент принятия правильных управленческих решений), зато является необходимым условием для успешной работы каждой компании. А низкоэффективная система управленческого учета может подорвать разработку продукции лучшего качества, совершенствование бизнес-процессов и маркетинговые усилия. Мы перечислили ключевые моменты, на которые стоит обратить внимание. Надеемся, что эти рекомендации помогут вам внедрить эффективно работающую систему управленческого учета.

HABИГATOP ЮBEЛИPHOЙ TOPГOBЛИ 11'2011