Эффективное управление рабочим временем торгового персонала

Константин Жигульский 12.04.2018 Продажи 1120

В ювелирной розничной торговле затраты на персонал являются одной из основных расходных статей наряду с затратами на аренду. С одной стороны, наличие «лишнего» персонала в магазине — это дополнительные расходы, с другой стороны, нехватка рабочих рук в пиковые часы — это потери в продажах. О том, как же найти баланс между рабочим временем персонала и реальной потребностью в наличии продавцов для обслуживания покупателей, мы и поговорим в этой статье.

Во многих ювелирных магазинах в смену работает по два продавца. Обычная рабочая смена составляет 12 часов, например, с 10 до 22 часов. В этом случае график распределения рабочего времени по часам представляет собой прямую линию, значение которой равно 8,3% (сумма долей за 12 часов будет давать 100%):

Рисунок 1. Типовой график распределения долей рабочего времени по часам

На самом деле, продажи в магазине идут немного по другому сценарию:

Рисунок 2. Пример распределения количества чеков по часам и дням недели

Для удобства восприятия приведем данные по распределению чеков в табличной форме:

Часы работы	Пн	Вт	Ср	Чт	Пт	Сб	Вс	Итог
10	5%	3%	4%	3%	3%	3%	4%	3,5%
11	6%	6%	7%	5%	4%	6%	6%	5,7%
12	8%	8%	8%	6%	5%	9%	9%	7,4%
13	9%	9%	9%	7%	7%	10%	11%	8,9%
14	9%	9%	9%	8%	8%	11%	12%	9,6%
15	9%	9%	9%	8%	11%	12%	12%	10,6%
16	10%	10%	9%	12%	12%	11%	11%	10,8%
17	10%	10%	10%	13%	15%	11%	11%	11,9%
18	11%	13%	10%	13%	13%	9%	8%	11,0%
19	11%	11%	12%	12%	10%	7%	7%	9,6%
20	6%	7%	7%	9%	8%	5%	5%	6,7%
21	4%	5%	6%	5%	5%	4%	3%	4,4%
Итог	100%	100%	100%	100%	100%	100%	100%	100%

Таблица 1. Пример распределения количества чеков по часам без учета долей продаж по дням недели

Мы видим, что в реальности за первые и последние два часа работы совершается порядка 20% продаж, при этом за восемь часов внутри рабочего дня пробивается порядка 80% чеков.

Таким образом, если мы будем выводить второго сотрудника в наш магазин только в часы с долей загрузки по чекам от 7% в день, то за неделю мы сможем сэкономить 28 часов работы из 168 часов, то есть 16% от суммы ФОТ.

В табл. 1 красным цветом выделена ячейка, которая соответствует продажам с 17 до 18 часов в пятницу. Обратите внимание, что это время является пиковым для нашего магазина, здесь с большой долей вероятности мы теряем часть клиентов. Если в магазине есть счетчик посетителей, то мы увидим, что в это время конверсия в продажи у нас будет снижаться. Это свидетельствует о потребности в дополнительном персонале в это время.

На самом деле, задача распределения рабочего времени еще более сложная, так как продажи зависят еще от дней недели:

Рисунок 3. Пример распределения количества чеков по дням недели

Суммарно по всем магазинам продажи за пятницу, субботу и воскресенье составляют 60% от продаж всей недели. Но есть такие магазины, где на эти дни приходится 50% продаж. Поэтому очень важно управление рабочим временем персонала осуществлять с учетом особенностей каждого магазина.

Распределение рабочего времени с учетом рабочих часов и дней недели приведено в следующей таблице:

Часы работы	Пн	Вт	Ср	Чт	Пт	Сб	Вс	Итог
10	0,5%	0,3%	0,4%	0,4%	0,6%	0,7%	0,6%	3,5%
11	0,6%	0,6%	0,7%	0,6%	0,9%	1,3%	1,0%	5,7%
12	0,8%	0,8%	0,8%	0,7%	1,1%	1,8%	1,4%	7,4%
13	1,0%	0,9%	0,9%	0,9%	1,4%	2,1%	1,7%	8,9%
14	1,0%	0,9%	0,9%	1,0%	1,6%	2,4%	1,9%	9,6%
15	1,0%	0,9%	0,9%	1,0%	2,3%	2,6%	1,9%	10,6%
16	1,1%	1,0%	0,9%	1,4%	2,4%	2,3%	1,7%	10,8%
17	1,1%	1,0%	1,0%	1,6%	3,1%	2,4%	1,8%	11,9%
18	1,2%	1,2%	1,0%	1,5%	2,8%	1,9%	1,2%	11,0%
19	1,2%	1,1%	1,2%	1,5%	2,1%	1,6%	1,1%	9,6%
20	0,7%	0,7%	0,7%	1,1%	1,6%	1,1%	0,9%	6,7%
21	0,4%	0,5%	0,5%	0,6%	1,0%	0,9%	0,4%	4,4%
Итог	10,5%	10,0%	9,9%	12,1%	21,0%	21,0%	15,6%	100,0%

Таблица 2. Пример распределения количества чеков по часам и дням недели

Желтой заливкой выделены часы, когда в магазине есть потребность в двух продавцах, красной заливкой выделена потребность в трех продавцах (на самом деле, есть и такие часы, где требуется четыре продавца, но такое расширение штата мы в данном примере не рассматриваем).

Если подстроить графики выхода персонала с учетом этой таблицы, то мы можем получить следующее перераспределение 168 рабочих часов по часам и дням недели:

Часы работы	Пн	Вт	Ср	Чт	Пт	Сб	Вс	Итог
10	1	1	1	1	1	1	1	7
11	1	1	1	1	2	2	2	10
12	1	1	1	1	2	3	3	12
13	2	2	2	2	3	3	3	17
14	2	2	2	2	3	3	3	17
15	2	2	2	2	3	3	3	17
16	2	2	2	2	3	3	3	17
17	2	2	2	3	3	3	3	17
18	2	2	2	3	3	3	2	17
19	2	2	2	2	3	3	2	17
20	1	1	1	2	3	2	1	11
21	1	1	1	1	2	2	1	9
Итог	19	19	19	22	31	31	27	168

Таблица 3. Целевое распределение рабочих часов по часам и дням недели

В последнем расчете мы не получаем экономии затрат на ФОТ, а лишь перераспределяем рабочее время продавцов согласно реальной потребности в обслуживании клиентов.

Для применения рассмотренных методов управления рабочим временем необходимо организовать учет количества часов работы персонала. Лучшим решением будет использование биометрических терминалов (сканеров отпечатков пальцев). Такой подход исключает манипуляции персоналом в фиксации отработанного времени.
Планирование рабочего времени по дням нужно начать с составления плана продаж по дням с учетом веса каждого дня недели и сезонных колебаний. В результате будет получен план рабочего времени магазинов по дням. На основании этих планов должны составляться графики выхода сотрудников на работу.

Магазин	Пн	Вт	Ср	Чт	Пт	Сб	Вс	Итог
Магазин 1	18	17	17	20	35	35	26	168
Магазин 2	19	16	24	21	33	31	24	168
Магазин 3	18	17	17	20	35	35	26	168
…
Итог