Как правильно организовать процесс управления товарными запасами

Константин Жигульский

E-mail: k@100k-pro.ru

Сайт: Перейти

Кандидат технических наук. Создатель системы управления товарными запасами «Stocks Manager PRO»

Другие публикации эксперта:

• Ценообразование: как не прогадать в условиях изменяющегося рынка

• Ювелирная торговля: Управление товарными запасами 2020

• Ювелирный маркетинг как средство повышения прибыли

• В погоне за лидером - кто лучший

• Методы увеличения прибыли в высокий сезон

Успех компаний на ювелирном рынке определяется широким набором факторов. Одним из важнейших процессов является управление товарными запасами. Этот процесс включает в себя комплекс мероприятий. Реальные результаты достигаются только при выполнении всех необходимых действий, а не каких-либо отдельных частей. Просто выделить группы товара недостаточно, необходимо наладить периодическую системную работу с ними.

За время консалтинговой деятельности с различными компаниями ювелирного рынка мы на реальных примерах увидели, что лишь единицы комплексно подходят к вопросу управления товарными запасами. Есть торговые сети, в которых аналитика по товару либо отсутствует, либо не имеет достаточной детализации. Руководители небольших сетей считают, что трудозатраты на выделение и поддержание в актуальном состоянии групп товара слишком высоки, а результат не даст ощутимого эффекта. Есть сети, в которых аналитика выстроена очень грамотно и полно, но отсутствует понимание того, какие действия и выводы необходимо делать на основе этих данных. Причем, это замечание касается не только небольших и средних сетей, но и достаточно крупных компаний.

Отсутствие управления товарными запасами сильно затрудняет возможности развития сетей, так как при росте количества магазинов трудозатраты на управление запасами резко возрастают, а точность результатов падает. По сути, отсутствие стандартов и информации от производителей в определении групп товара является основным сдерживающим фактором в широком применении статистического подхода в ювелирной отрасли.

В этой статье мы постараемся рассмотреть набор действий, выполнение которых составляет процесс управления товарными запасами. Эти действия позволяют добиваться существенного снижения товарных запасов (до 20-30%), а также повышения продаж за счет исключения дефицита по ходовым позициям (до 15-20%). В текущих рыночных условиях это дает компаниям реальные конкурентные преимущества.

В основе управления товарными запасами лежит принцип категорийного менеджмента. Это означает, что весь товар делится на категории и за набором категорий закрепляется сотрудник, который комплексно отвечает за товар: закупка регулярного ассортимента, цикл по работе с новинками, работа с неликвидами, распределение и ротация товара между магазинами и многое другое.

Основные этапы работы по управлению товарными запасами следующие:

1. Систематизация и определение аналитики по товару
2. Кластеризация магазинов
3. Тактическое годовое планирование
4. Оперативное ежемесячное планирование
5. Ежемесячная работа с новинками, неликвидами и актуализация ассортиментной матрицы

Базовой работой, безусловно, является выделение и ведение аналитики по товару. К сожалению, производители ювелирных изделий практически не предоставляют аналитических разрезов по своим товарам, торговым сетям приходится вести всю информацию самим. Это занимает достаточное количество ресурсов, но результат намного превосходит затраты.

На этапе определения аналитики по товару необходимо выделять следующие разрезы:

• Материал, включая металл, пробу и тип покрытия (золочение, чернение и т.д.)
• Цвет материала (красное золото, белое золото и т.д.)
• Группы товара с точки зрения потребителя с обязательным выделением основных вставок. Нельзя делать группу товара «Изделия с драгоценными камнями», обязательно необходимо делить по основным вставкам «Бриллианты», «Сапфиры», «Изумруды», «Рубины». В группах товара помимо вставок обязательно должны быть выделены изделия по назначению: религиозные товары, обручальные кольца, столовые приборы и посуда и т.д.
• Ценовые группы по розничным ценам с учетом средних фактических скидок. Ценовые группы рекомендуем применять сквозные для всех групп товара, делая более дробное деление для дешевых товаров и увеличивая диапазоны цен для более дорогих.
• Вид товара: кольца, серьги, подвески и т.д.
• Форма изделия (дорожки, геометрия, символы, флора, фауна и т.д.)
• Пол потребителя (женские изделия, мужские, юнисекс, детские)
• Для обручальных колец рекомендуем выделение ширины шинки кольца
• Для цепей и браслетов обязательно фиксировать вид плетения и толщину проволоки, обязательно разделять пустотелые и полновесные изделия
• Для часов выделяют тип механизма, уровень защиты от влаги и т.п.

Важно не только определить и зафиксировать аналитику по товару, но и наладить процесс ее постоянного поддержания в актуальном состоянии. Для новинок аналитика по товару должна заноситься в учетную систему еще до того, как товар будет отгружен по магазинам.

По магазинам должна быть зафиксирована вместимость в максимальном количестве различных артикулов. Вместимость достаточно задавать для групп товара и ценовых групп. При отгрузке товаров на магазины важно, чтобы количество артикулов не превышало рассчитанную вместимость. В противном случае это будет приводить к возникновению запасов, не доступных покупателям. При этом сильно затрудняется статистический анализ по товару. Товар попросту может не быть выставлен на витрины, а категорийный менеджер будет думать, что товар не продается, и может перевести его в категорию неликвидов.

Также, рекомендуем провести разбиение магазинов на кластеры по выручке и торговой площади. Принципы наполнения магазинов различных кластеров будут отличаться, поэтому этот шаг очень важен в дальнейшей работе. К примеру, могут быть выделены следующие кластеры магазинов:

• Лучшие магазины по выручке большого формата
• Лучшие магазины по выручке малого и среднего формата
• Средние магазины по выручке большого формата
• Средние магазины по выручке малого и среднего формата
• Худшие магазины по выручке большого формата
• Худшие магазины по выручке малого и среднего формата

Выделение формата магазинов по торговой площади важно, так как магазины большого формата даже при плохих продажах требуют минимального наполнения витрин ассортиментом. Для таких магазинов целесообразно наполнение товаром производить с точки зрения минимизации стоимости остатков.
На практике, очень хорошую тенденцию демонстрируют дисконт центры, которые наполняются в основной массе неликвидами и устаревшим товаром.
Поскольку ювелирный бизнес сильно зависит от фактора сезонности, очень важно составлять и поддерживать в актуальном состоянии комплексный план, включающий в себя оценку объема продаж с учетом развития сети, нормативы по запасам и вытекающий из этой информации план закупок. Рекомендуем составлять план продаж-остатков-закупок на 12 месяцев вперед и актуализировать его ежемесячно.

Принципы составления такого плана в этой статье мы детально разбирать не будем, этому была посвящена отдельная статья в одном из предыдущих выпусков журнала "Экспо-Ювелир". Все статьи по управлению запасами Вы можете найти на нашем сайте в разделе "Практикум: Управление запасами".

Одним из основных действий при составлении годового плана является определение норм оборачиваемости. Если планируется снижение уровня запасов по какой-либо группе товара, то необходимо это делать плавно, а также учитывать тот факт, что лучшие товары из этой группы рекомендуется ежемесячно подсортировывать, чтобы не создавать дефицит. Ниже приведена таблица со статистикой по оборачиваемости по группам товара в процентах и месяцах. Данная статистика составлена на основании данных, которые прислали торговые сети, согласившиеся принять участие в опросе.

На основании годового плана ежемесячно должно проводиться составление детального плана закупок на месяц. Если годовой план рекомендуется составлять в разрезе групп товара и ценовых групп, то месячный план закупок должен составляться в разрезе всей аналитики по товару, то есть делиться по видам, формам изделий, размерам, поставщикам и т.д. Деление данных годового плана на более дробные показатели месячного плана рекомендуется выполнять на основании долей продаж за последние три месяца.

С точки зрения формирования ассортиментной матрицы по магазинам существует два подхода:

1. Расчет матрицы по всей товарной аналитике для каждого магазина на определенный период и наполнение магазинов с учетом матрицы.
2. Применение динамической товарной матрицы по магазинам, когда отдельно планируются закупки описанным выше образом, а распределение товара по магазинам идет по принципу выравнивания оборачиваемости по товарной аналитике с учетом заданных ограничений по вместимости магазинов.

Применяющих первый подход компаний на ювелирном рынке не очень много, можно сказать, единицы. Причем в известных нам компаниях пересчет матрицы выполняется очень редко, что приводит к серьезным перекосам в ассортименте между магазинами и в результате к ухудшению оборачиваемости по сети. Подход с фиксацией ассортиментной матрицы на практике можно применять только при условии постоянной актуализации самой матрицы. Пересчет должен выполняться ежемесячно.
 
Мы рекомендуем применять второй подход, когда матрица по магазинам жестко не фиксируется, а потребность в ассортименте определяется еженедельно в ходе распределения товара со склада с учетом фактически сложившейся оборачиваемости по товару.

Отдельно необходимо отметить, что категорийные менеджеры должны постоянно проводить работу по обновлению ассортимента, ежемесячно добавляя новинки по группам товара. Рекомендуется закупать не более 30% новинок. Причем объем их закупки должен быть учтен в годовом и месячном плане. На практике увеличение доли новинок приводит к ухудшению оборачиваемости.

Также ежемесячно должна проводиться работа по выделению и работе с неликвидами. Эта работа должна выполняться в тесном взаимодействии с отделом маркетинга. Надо понимать, что установка скидок на товар без какого-либо продвижения приводит только к снижению маржинальности.
Отдельным большим и важным блоком стоит автоматизация всех процессов управления товаром, так как ручное выполнение описанных выше операций влечет резкое увеличение численности персонала и снижению точности выполнения операций.

В своих проектах мы используем систему управления товарными запасами Stocks Manager PRO, в основу которой положены многолетние наработки по управлению товарными запасами, применяемые в передовых Российских компаниях. Основной задачей системы является прогнозирование оптимального уровня товарного запаса на основании статистики продаж прошлых периодов с учетом сезонности бизнеса. Система успешно справляется с прогнозированием спроса даже для товаров, характеризующихся высокой дискретностью и достаточно низкой скоростью продаж. В процессе работы для размерных артикулов учитываются доли продаж по размерам, обрабатываются комплекты, аналоги и многие другие нюансы.

За счет автоматизации удается минимизировать влияние человеческого фактора на процессы управления товаром, сделать их системными и прозрачными. Удается высвободить порядка 50% рабочего времени категорийных менеджеров, которое можно направить на решение других приоритетных задач по работе с поставщиками и новым ассортиментом.

Константин Жигульский
Кандидат технических наук
Управление Товарными Запасами «Stocks Manager PRO»
Специально для журнала "Экспо-Ювелир"